Det kan være lurt å begynne med denne kontrollen 14 dager i forveien slik at alle spørsmål er avklart før man starter den fysiske tellingen.

1. Ta Backup
Det er meget viktig at du tar en sikkerhetskopi av Uni Økonomi V3 FØR du begynner med lagertelling. Dette sikrer en kopi av dine data og transaksjoner slik at du kan gå tilbake og se hvordan dataene opprinnelig var. Les gjerne inn kopien på en egen klient. Se evnt. i manualen hvordan du gjør dette.

2. Rydding av lageret.
Sjekk at det under benker, på kontorer, etc ikke ligger varer som skulle vært i hyllen på telletidspunkt. Varer som er tatt ut av hyllen for retur, vareprøver, skadede varer etc er vanlige feilkilder. Sørg for å sjekke at det du finner enten er fakturert, registrert som levert, laget lagerkorreksjon på eller lagt tilbake i hyllen. Det er også viktig at de varene som er ”lånt” ut til kunder blir markert som levert eller ute av lager.

3. Varemottak
Det er meget viktig at alle varer som er lagt inn på lager er registrert inn via varemottak slik at beholdningen er riktig. Hvis ikke vil du oppleve å få pluss på denne varen ved telling. Og enda mere pluss dersom varemottaket kjøres etter at varetellingen er lagret. En ekstra kontroll her er lurt. Gå igjennom alle pakksedler som er kommet inn og sjekk disse.
Ta også en ekstra titt i Salestracker (Den grønne V) og list ut alle bestillinger som fremdeles har status Registrert og del levert. Kontroller så denne og se om noen av bestillingene er kommet og allerede lagt på lager, men at varemottak ikke er gjort.

4. Åpne ordre
Det er viktig at alle ordre som er plukket frem (fysisk tatt ut av hyllen og ikke vil bli med i tellingen) enten MÅ faktureres eller MÅ registreres som levert (gjennom leveringsbildet).
Benytt f.eks. rapporten åpne ordre, eller gå inn i Salestracker (den grønne V) og list frem alle ordre som ikke er fakturert, levert eller slettet. (sett utvalg registrert, delfakturert og del-levert) Merk: Vær spesielt oppmerksom på del-fakturerte ordre. Sjekk etter om hele ordren er levert til kunden og dere bare har glemt å fakturere resten. En vanlig feilkilde her er at varene allerede er fakturert på en annen ordre, og da skal linjene som gjenstår bare slettes.Gå så igjennom denne listen og forsikre deg om at alle ordre som er sendt ut av huset eller er plukket frem til pakking enten er fakturert eller levert.
Det er nemlig kun når du kjører en faktura eller en levering at varen føres ut av lager (eller ved en manuell lagerkorreksjon).

5. Manuelle lagerkorreksjoner
Inne på varekortet under lager (se bildet) er det en knapp for lagerkorreksjon. Her legger du inn antallet du ønsker å korrigere, hvilket lager og lokasjon du korrigerer fra, og en kommentar som forklarer hvorfor. Dette er viktig da du på rapporten lagerkorreksjoner vil se hvorfor det er avvik akkurat på denne varen. Det er lurt at det kun er lageransvarlig som har tilgang til denne funksjonen.Husk at dersom varer er skadet og kastes må dere finne innpris x antall på dette da det skal skrives av i regnskap. En kort forklaring som legges ved bilaget er også bra, slik at man har en ”papertrail” som revisor kan kontrollere. Ta gjerne bilde av den skadede delen og legg ved som bevis på at den er kastet. Hvis ikke kan revisor underkjenne bilaget.

 6.

Sjekk lager integriteten
Dersom du selger en vare uten at denne er lagt inn på lager med et antall, eller er tildelt en ”Standard Lokasjon,” vil ikke systemet vite hvor du har solgt denne fra. Systemet vil for å ta vare på reservasjonen lage en transaksjon på lager Uspesifisert og lokasjon .
Har du ikke et Uspesifisert lager kan du gå direkte til punkt: 6
Det er da meget viktig at du får flyttet disse transaksjonene over til riktig lager og mot riktig lokasjon:
Slik gjør du dette:Velg Faste registre > Lager > Administrere.
Du kommer da inn i bildet for lageradministrasjon.
Klikk så på uspesifisert lager og så på knappen Opprydding

Når du har klikket på knappen !Opprydding kommer dette bildet opp

For å fange opp varer som i etterkant har fått tildelt lager og lokasjon, klikker du på knappen Bunter uten lager, og så på Knappen foreslå lager og lokasjon.Da vil systemet kjøre en kontroll mot vareregisteret og fylle inn lager og lokasjon på de varene som har dette.
Når kontrollen er kjørt, klikk på knappen videre og så på fullfør.

Merk: Dersom det etter denne kontrollen fremdeles viser at det er bunter uten lager må du manuelt velge lager og lokasjon for disse. Det holder at du angir kun lager på dette eks Lager 1 slik at varene blir flyttet over i korrekt lager og er med på telling & lagerverdi. Se figur under:Merk: Dersom man har varer på lokasjon er dette en uting da man ikke umiddelbart kan se hvor varen befinner seg på lageret og hvis Revisor ved kontroll spør hvor denne varen ligger kan det bli spennede. Gjør det til en regel å alltid legge en vare inn på en lokasjon via varemottak .Se ogå på varer som listes opp under Bunter uten lokasjon og sjekk disse.
Opprett f.eks en lokasjon du kaller for ”Transitt” dersom varen kun skal inn på lager og umiddelbart ut igjen og aldri mere skal på lager. Da har du alt sporbart og ting blir mye lettere ved neste telling.

7. Nå er du nesten klar for tellingen og en siste kontroll gjenstår
Velg Faste registre > Lager > Administrere.
Du kommer da inn i bildet for lageradministrasjon.Klikk på ønsket lager til venstre og på kolonne navnet ”På lager”. Da sorterer denne seg etter antall og du ser umiddelbart alle med størt antall i minus først. Et stort minus antall her kan tyde på at et varemottak mangler, så her er en gruding sjekk før du begynner å telle meget smart: )

8. Når du er sikker på at Punktene fra 1-7 er kontrollert er du klar for selve tellingen og du kan ta ut tellelister.Under Rapporter>Rapportoversikt>Lager kan du ta ut tellelister i flere varianter til bruk ved manuell telling
Du kan også ta ut tellelister i Excel format og lese disse tilbake etter telling. (Se beskrivelse i siste del av dette dokumentet) eller du kan benytte en håndterminal. Se manual for håndterminal

9. Punching av Lagertelling
Selve tellingen må utføres etter at alle vanlige lagertransaksjoner er utført på telledagen (evt. før det foretas noen lagerbevegelser på telledagen.)

Det er meget viktig at du er bevisst på telledato og tidpunkt slik at transaksjonene kommer i rett rekkefølge. Når du registrerer telling med dagens dato, blir tellingen lagt inn på det klokkeslettet du trykker Lagre. Registreringen kan utføres i ettertid (på en senere dato), men telledatoen som du oppgir i registreringsbildet er da av største betydning. Telledatoen som oppgis får klokkeslett 00:00 og det vil si at den kommer før alle andre bevegelser på telledatoen.Eks.: En del av lageret telles fredag den 24.nov. etter at dagens trafikk er avsluttet. Telledato som oppgis ved registrering må da settes til Lørdag 25.nov. (Hvis den settes fredag 24.nov så vil tellingen legges seg før lagertrafikken på fredag og resultatet vil
bli feil)Men dersom du setter telling tilbake i tid ( ulik dagens dato) kommer det opp en boks som gir deg valget om å sette tellingen til først eller sist på dagen. Velg sist på dagen dersom du har fakturert eller levert på denne datoen slik at tellingen blir riktig.

Se figur for forklaring ( Kun tilgjengelig med patch)

Det skal telles en sum pr. varenummer pr. lokasjon pr.telledato. Hvis det registreres flere summer på samme vare og samme lokasjon, så kommer bilde for sammenslåing av tellelinjer opp. Da er det en indikasjon på at varen ligger dobbelt dvs flere steder på lageret og det bør kontroleres.

 En lagertelling kan aldri være negativ. ( Aldri minus foran talt antall.)

Registrering av telleresultatet:
Registreringen kan utføres i ettertid , men telledatoen som du oppgir i registreringsbildet er av største betydning:
NB!Velg Faste registre > Lager > Administrere. Du kommer da inn i bildet for lageradministrasjon. Du trykker på knappen Lagertelling i menylinjen og får opp bilde for å registrere tellingen.
Ved å trykke på knappen for Lagerutvalg kan du velge ut hvilket lager eller deler av lager du vil telle.
Når du trykker på knappen Hent utvalg så kommer opp i bildet alle varer som har hatt bevegelse i dette lageret.Du kan vise hvor mange som er reservert ved å krysse av for Vis Reserverte.En ny funskjon er at du kan velge at kolonnen ”telling” er utfylt med antall på lager slik at du slipper å punce annet en de nr som har avvik.

Ved å klikke i kolonneoverskriftene kan du få sortert rekkefølgen i visningen ( f.eks. etter varenr eller lokasjon) i tellebildet ( se punkt 7 samme bildet).
Det eksakte antallet som du har på lager skal fylles inn i kolonnen for Telling. Differansen vil vises i siste kolonne.
Det kan da dukke opp varer i lageret som ikke vises i skjermbildet dvs. varer som er funnet under tellingen. Eks. uten varenummer eller uten lager lokasjon . Dette kan evt. skyldes feilregistreringer. Disse registrerer du inn på vanlig måte ved å taste varenummer og antall og ønsket lokasjon og lager.Husk at det er smart å ta seg god tid ved punchingen slik at alt blir så nøyaktig som mulig.
Vi anbefaler også at du tar en titt i manualen som følger med systemet. Denne finnes på sist tilsendte cd og på www.unimicro.no under support.

10. Rapporter i etterkant
Når tellingen er over er det noen rapporter du vil ta ut.Eks :
-Avvik ved siste lagertelling:
Denne rapporten viser deg avviket du har fått både pluss og minus.-Lagerverdi ved siste lager telling:
Merk: Dersom du har varer UTEN innpris og velger hent innpris fra varekort vil lagerverdien bli feil dersom du ikke har innpris på dine varer eller at denne er feil. Men har du korrekte innprisen så pass på ar rapporten velger “hent Innpris Fra” Varekortet.

-Lagerkommentarer:
En rapport som viser deg alle manuelle transaksjoner som er gjort med kommentarer. Meget nyttig å kontrollere opp mot avik ved siste lagertelling.

Da skulle det meste være sagt om lagertellingen, og vi ønsker deg lykke til.