Du er klar til å konvertere når:

• Alle lønnskjøringene til nå er avsluttet og bokført
• Du har satt av litt tid til å kontrollere de konverterte dataene

Du bør gjerne kontakte Uni Micro for assistanse dersom du

• Har flere ansatte med samme ansattnummer
• Benytter Regulativ
• Benytter fraværsregistrering

Start med å installere V3 lønn. Dette gjør du på følgende måte: Ring Uni Micro AS sitt sentralbord, tlf 56 59 91 00, oppgi kundenummer (eller kundenavn), og be om å få ta i bruk V3 Lønn. Dette er kostnadsfritt for alle kunder som alt har lønnsmodul merket som V3.
Deretter (obs! det kan gå noen minutter før vår server er oppdatert) må du kjøre liveupdate-funksjonen for å få installert den nye modulen Lønn. Det trengs ingen nye lisensnøkler.

Vi anbefaler også å ta en backup av både Classic og V3 for alle år dere ønsker å konvertere.
Husk at alle lønnskjøringer som er kjørt i Classic må være bokført før konvertering. Dette fordi du ikke får bokført disse lønnskjøringene etter konvertering. (De må eventuelt bokføres manuelt.)

OBS! Ikke start lønnsprogrammet før det som står under er gjennomført.

Når lønn er installert bør du sjekke om klienten er koblet mot riktig lønnsdatabase. Det gjør du på følgende måte. Høyreklikk på klientnavnet og velg fane for lønn. Da kommer du inn i dette bildet. Sett på kryss for Bruk Classic lønn... Da vil Classic lønn åpnes når du går inn på klienten etterpå.

OBS1 ! Dette er ikke mulig hvis dere kjører på 64 bits maskin. Da sjekker du bare at installasjonssti og klientnummer stemmer mot det dere hadde i Classic. Ønsker du å endre Klientnummer, trykk på Velg annet-knappen.

OBS2 ! Hvis dere bruker klientlistevisning som drop-down-liste (da vises klientnavnet oppe til høyre i Hovedmenyen), er det desverre ikke mulig å høyreklikke, da må dere endre visningen til stor liste, dette gjøres i Hovedmenyen - Hjelp - Klientlistevisning.

Deretter anbefaler vi at du går inn i Lønnsmodulen, sjekker at det er riktig klient systemet er koblet mot, og tar ut følgende rapporter:

- Feriepengeliste i år
- Feriepengeliste forrige år,
- Sum pr. lønnsart
- siste terminoppgave.

Dere må gjerne ta ut så mange rapporter dere ønsker for å sammenligne med V3 etter konvertering, men vi presiserer at dere ikke mister dataene fra Classic etter konvertering, og at dere også i ettertid kan sette på denne haken og se på Classic-lønn. Men dere kan selvsagt ikke bruke Classic etter konvertering, da disse dataene ikke lar seg overføre til V3 på et senere tidspunkt.

Så går du tilbake og høyreklikker på nytt på lønn og tar av kryss for Bruk Classic lønn. Neste gang du da åpner lønn vil du få spørsmål om du vil konvertere data fra Classic.

Følg anvisningen i konvertering og kjør konverteringen. Det du kan være obs på underveis er at dersom du har Timereg fra Mosoft, eller har benyttet ansatt-registeret i fakturamodulen, så vil dere ha ansatte i V3 fra før. Da må du koble sammen ansatte i dette bildet. Det vil bli foreslått kobling, men det kan vere lurt å kikke over og se at denne er rett. Kontroller spesielt der systemet foreslår ”Ny ansatt” innimellom ansatte som blir foreslått konvertert. Det kan gjerne være at en ansatt heter Ola Nordmann i V3 og Ola A Nordmann i V2. Det er samme ansatt, så man bør koble dem sammen slik at man slipper å ha samme ansatt på to ulike ansattnummer etter konvertering.

Vi anbefaler også at du ser over rapporten for konverteringsjobben som kommer når konverteringen er avsluttet. Hvis den viser store avvik, bør du sjekke dette.
Når du nå går inn i V3 lønn, bør du sjekke rapportene som du tok ut i Classic mot tilsvarende rapporter i V3.

Finner du avvik, så er her et par tips:
Ingen tall i feriepengerapporter, sjekk at det ligger 3 ulike lønnsarter for feriepenger i systeminnstillinger.

Ansatte mangler på feriepengelistene: sjekk at det er registrert kommunenr under Stilling på den ansatte.

Ingen regulativ på den ansatte, da må det konvertere regulativet settes som standard. Kontakt support dersom du er usikker på hvordan dette gjøres.

Rar feilmelding ved registering av lønnsposter, sjekk at det ligger dato på lønnskjøring. Gjelder vanligvis kun siste lønnskjøring.

Ansatte mangler etter konvertering: Dette kan skje dersom det f.eks finnes feil i datofelt på den ansatte i V2 lønn (f.eks. ansatt-dato). Prøv å opprette den ansatte med samme ansattnummer og –navn i V3 lønn. Får dere da opp lønnspostene for denne ansatte på f.eks lønnsslipper?

Sum pr lønnsart viser høyere tall enn i V2: rapporten foreslår i utvalgsbildet i V2 å kun ta med avregnede lønnskjøringer. I V3 foreslår rapporten å ta med alle lønnskjøringer. Dersom det finnes manuelle lønnsposter på en lønnskjøring som ikke er avregnet ennå vil dette vise på rapporten i V3. Prøv da evt. å ta ut rapporten med samme utvalg som du hadde i V2.

Spesielt for konvertering av klienter der Regulativ er i bruk:

Regulativet, lønnstrinn på ansatte o.l. blir konvertert, men lønnsartene blir ikke fullstendig konvertert. Etter konverteringen må du gå gjennom de ulike lønnsartene og sette inn hvilket felt i regulativet satsen skal hentes fra:

Spesielt for konvertering av klienter der fraværsregistreringen benyttes:

Før konvertering bør du notere deg nummer, navn og hvilke kryss som er på de ulike fraværstypene i V2 lønn (Ajourhold -> Fravær -> Typer). Etter konvertering må du så gå gjennom de ulike fraværstypene og opprette de med samme nummer, navn og kryss. (Rediger på de typene som alt finnes, slik at de blir like de du benyttet i V2 lønn). Du finner fraværstyper under Faste register.

Mislykket konvertering:
Er det mye som ikke stemmer etter konvertering, så er det best å nullstille med en gang. Det gjøres via Fil-menyen i lønnsprogrammet. Velg konvertere data frå classic og deretter Nullstille tidligere konvertering.

Du må gjerne prøve å konvertere på nytt, men det kan være lurt å ta kontakt med support. Da kan support foreta en testkonvertering og finne ut av hva som er problemet.
Du kan da selvsagt gå tilbake til å bruke Classic lønn inntil en finner ut av problemet og systemet er klart for ny konvertering.

Vi gjør oppmerksom på at konvertering skjer på eget ansvar, men at vår supportavdeling er tilgjengelig for assistanse. Ønsker dere at vi skal stå for hele konverteringen, så koster dette kr 500,- for hvert år og hver klient. Vi anbefaler å bare konvertere inneværende år. I perioder kan det være litt ventetid, dette vil du få nærmere opplysninger om når du tar kontakt.

.

Lykke til !

Se video om konvertering