Lagertelling - forberedelser/rydding på lager Lagertelling er en oppgave som krever gode forberedelser. I løpet av et år er det mange ting som skjer i et lager og lagertellingen er som en eksamen for logistikkavdelingen. Vi har her laget en enkel sjekkliste som vil hjelpe deg med forberedelsene til en lagertelling. Det kan være lurt å begynne med denne kontrollen 14 dager i forveien slik at alle spørsmål er avklart før man starter den fysiske tellingen. 1. Ta Backup Det er meget viktig at du tar en sikkerhetskopi av Unimicro V3 FØR du begynner med lagertelling. Dette sikrer en kopi av dine data og transaksjoner slik at du kan gå tilbake og se hvordan dataene opprinnelig var. Les gjerne inn kopien på en egen klient. 2. Rydding av lageret. Sjekk at det under benker, på kontorer, etc ikke ligger varer som skulle vært i hyllen på telletidspunktet. Varer som er tatt ut av hyllen for retur, vareprøver, skadede varer etc er vanlige feilkilder. Sørg for å sjekke at det du finner enten er fakturert, registrert som levert, laget lagerkorreksjon på eller lagt tilbake i hyllen. Det er også viktig at de varene som er «lånt» ut til kunder blir markert som levert eller ute av lager. 3. Varemottak Det er meget viktig at alle varer som er lagt inn på lager er registrert inn via varemottak slik at beholdningen er riktig. Hvis ikke vil du oppleve å få pluss på denne varen ved telling. Og enda mere pluss dersom varemottaket kjøres etter at varetellingen er lagret. En ekstra kontroll her er lurt. Gå gjennom alle pakksedler som er kommet inn og sjekk disse. Ta også en ekstra titt i Oversiktsbildet (Den grønne V) og list ut alle bestillinger som fremdeles har status Registrert og del-levert. Kontroller så denne og se om noen av bestillingene er kommet og allerede lagt på lager, men at varemottak ikke er gjort. 4. Åpne ordre Det er viktig at alle ordre som er plukket frem (fysisk tatt ut av hyllen og ikke vil bli med i tellingen) enten MÅ faktureres eller MÅ registreres som levert (gjennom leveringsbildet). Pass på leveringsdato her dersom du har lagt inn leveringsdato frem i tid. Det vil da skape differanser. Benytt f.eks. rapporten åpne ordre, eller gå inn i Oversiktsbildet (den grønne V) og søk frem alle ordre som ikke er fakturert, levert eller slettet (sett utvalg registrert, delfakturert og del-levert). Merk: Vær spesielt oppmerksom på del-fakturerte ordre. Sjekk etter om hele ordren er levert til kunden og dere bare har glemt å fakturere resten. En vanlig feilkilde her er at varene allerede er fakturert på en annen ordre, og da skal linjene som gjenstår bare slettes. Gå så igjennom denne listen og forsikre deg om at alle ordre som er sendt ut av huset eller er plukket frem til pakking enten er fakturert eller levert. Det er nemlig kun når du kjører en faktura eller en levering at varen føres ut av lager (eller ved en manuell lagerkorreksjon). 5. Manuelle lagerkorreksjoner Inne på varekortet under lager (se bildet) er det en knapp for lagerkorreksjon. Her kan man korrigere lageret manuelt, men det er ikke den anbefalte måten å korrigere lager, det er ved telling. Om du skal korrigere her legger du inn antallet du ønsker å korrigere, hvilket lager og lokasjon du korrigerer fra, og en kommentar som forklarer hvorfor. Det er lurt at det kun er lageransvarlig som har tilgang til denne funksjonen. Husk at dersom varer er skadet og kastes må dere finne innpris x antall på dette da det skal skrives av i regnskap. En kort forklaring som legges ved bilaget er også bra, slik at man har dokumentasjon som revisor kan kontrollere. Ta gjerne bilde av den varen som er skadet og legg ved som bevis på at den er kastet. Hvis ikke kan revisor underkjenne bilaget. 6. Nå er du nesten klar for tellingen og en siste kontroll gjenstår Velg Faste registre > Lager > Administrere. Du kommer da inn i bildet for lageradministrasjon. Klikk på ønsket lager til venstre og velg kolonnen På lager. Da sorterer denne seg etter antall og du ser umiddelbart alle med størst antall i minus først. Et stort minus antall her kan tyde på at et varemottak mangler, så ta en grundig sjekk på disse dataene. 7. Når du er sikker på at Punktene fra 1-6 er kontrollert er du klar for selve tellingen og du kan ta ut tellelister. Under Rapporter>Rapportoversikt>Lager kan du ta ut tellelister i flere varianter til bruk ved manuell telling Du kan også ta ut tellelister i Excel format og lese disse tilbake etter telling eller du kan benytte en håndterminal. Se manual for håndterminal.