Oppsett fakturamottak

Et eksempel som viser typisk arbeidsflyt:

Anne fører regnskap for UniDemoklienten AS. Hun ser at det har kommet en faktura til bedriften som inneholder kjøp av blekkpatroner. Anne legger inn nødvendig informasjon fra fakturaen i vinduet for Inngående faktura. Innkjøpsansvarlig, Ola, vil få tildelt denne fakturaen for godkjenning. Hun trykker da på knappen Tildel og velger Ola fra en liste over brukere i systemet. Hun kan også velge hvordan Ola skal få beskjed om at han har blitt tildelt en faktura.

Når Ola kommer på jobb og logger seg på Unimicro V3 vil han få en melding om at han må sjekke en faktura for godkjenning. Han klikker seg inn på fakturaen, og hvis alt ser ok ut trykker Ola på knappen Aksepter.

Denne gangen velger Ola å akseptere fakturaen. Anne vil da neste gang hun går inn på fakturamottak se at Ola har akseptert fakturaen, og Anne kan da velge om hun vil bokføre fakturaen, eller bokføre og betale i samme operasjon. Dette gjør hun ved å trykke på enten Bokfør, eller Bokfør og Betal. Dermed er hele prosessen ferdig uten unødig papirflyt og lignende. Ved valg om Bokfør og Betal vil fakturaen bli overført via rutine for direkte remittering. Se: Remittering.

Hvilke brukere som kan opprette, tildele, avvise faktura o.s.v., spesifiseres under Fil - Systemverktøy - Oppsett fakturamottak. Du velger her hvilke av brukerne eller brukergruppene (som er opprettet under Brukere i Administrasjonsmenyen) som skal ha tilgang til de ulike funksjonene i fakturamottaket. Så lenge ingenting er tildelt her, kan alle brukere opprette, tildele, avvise og godkjenne faktura.

De ulike rettighetene er:

Opprette: Gir tilgang til å opprette nye fakturamottak, og redigere på fakturamottak med status Opprettet.

Tildele: Gir tilgang til å tildele opprettede fakturamottak til andre brukere som skal akseptere den inngående fakturaen før videre behandling.

Akseptere: Gir tilgang til å akseptere eller avvise de faktura som er tildelt denne brukeren.

Bokføre: Gir tilgang til å bokføre fakturaen.

Betale: Gir tilgang til å betale/legge en faktura til remittering. Når man velger Betale blir fakturaen lagt til i remitteringslisten, og man kan remittere posten på vanlig måte.

Her ser vi at alle i brukergruppe Administrators, og i tillegg Anne og Kari, har fått tilgang til å opprette fakturamottak:

Vi ser også at Sjefen og Ola har tilgang til å akseptere fakturamottak, i tillegg til brukergruppe Administrators:

Merk: Det er sluttdato på rettighetene. Systemet setter normalt sluttdato til ett år frem i tid dersom du ikke skriver noe i feltet. Ønsker du ikke å administrere dette på årsbasis, sett en sluttdato langt frem i tid.

Dersom du setter hake for Se andre brukere vil brukeren få tilgang til å se fakturamottak som tilhører andre brukere også, ikke kun de som er brukeren har tilgang til. (Ellers er det kun administratorbrukere som får se alle fakturamottak.)