Lag supportsak
Overskrift:
Kundenummer:
*
Kontaktperson:
Modul:
Beskrivelse:
Kategori:
*
E-Post:
Telefon:
Skriv inn koden
*

Konvertering av mva-poster - ført med gammel mva-kode på 2017

Denne artikkelen viser hvordan du korrigerer mva-poster som er ført med gammel mva-kode på 2017. Konverteringsrutinen kommer i versjon 3.62.31 eller høyere.

Dersom du opprettet regnskapsåret 2017 før du fikk oppdatert til versjon 3.62, så kan du ha ført på 2017 med de gamle mva-kodene. I så fall vil tallene på mva-oppgaven for 1.termin bli feil. Blant annet vil grunnlaget for enkelte poster ikke bli med, og noen tall kan havne på feile poster i oppgjøret.

Du vil også få samme type feil dersom det har blitt ført bilag fra en maskin som ikke har vært oppdatert med samme versjon som databasen. (Altså dersom databasen hadde fått inn de nye mva-kodene, fordi noen maskiner var oppdatert til 3.62, samtidig som det fortsatt ble bokført fra maskiner med eldre versjoner - såkalt versjonskonflikt.)

Dermed må de postene som er ført med de gamle mva-kodene konverteres til nye koder. Systemet hjelper deg med å finne ut om dette gjelder for noen av dine posteringer.

I denne artikkelen vil vi gå gjennom rutinen for konvertering, punkt for punkt, og så vil vi vise en del problemstillinger/tilleggsinformasjon til de ulike punktene til slutt.

 

Konverteringsrutinen

Når du går inn på Periodiske rutiner - Mva-oppgjør på 2017 vil du få opp denne veiviseren dersom systemet finner posteringer som er ført med gammel kode:

1_vegviser.png 

Som du ser så er dette en vegviser du kan kjøre gjennom for å få konvertert bilagene. Det finnes en del typer bilag som ikke kan konverteres, og derfor må korrigeres manuelt. I de tilfellene vil du få tilgang til en liste over bilag i vegviseren.

 

1) Bilag ført med en gammel mva-kode, som kan konverteres:

For å starte konverteringen, trykk Neste. Du får da opp en liste over bilag som er ført med en gammel mva-kode, og et forslag til ny mva-kode:

2_vegviser_1.png

Gå gjennom listen, og gjør vurderinger på om det skal benyttes en ny kode på en eller flere linjer. (Her finner du oversikt over sammenhengen mellom nye og gamle mva-koder.) Du kan se på selve bilaget ved å klikke på bilagsnummeret, og så klikke på knappen med tre prikker:

2b_vegviser.png

 

Ut fra testerfaring skal det kun være nødvendig å vurdere poster som er ført med tidligere kode 5 (avgiftsfritt salg). I så fall må du vurdere om det skal være kode 52 (Utførsel av varer og tjenester) eller 5 (mvafritt salg). Det er kode 52 som blir foreslått av verktøyet:

 

3_vegviser_1.png

Når du har sett gjennom listen, og gjort de endringer som eventuelt må gjøres, trykk Konverter:

3b_vegviser.png

Du får da opp en melding som spør om du ønsker å konvertere alle bilagene i listen:

4_vegviser.png

Svar Ja på denne. Systemet vil så jobbe en stund, og så får du melding om at bilagene er konvertert:

5_vegviser.png

Trykk OK på meldingen. Dersom alle bilagene er konvertert vil listen nå være tom.

OBS - unntak: Dersom det er veldig mange bilag vil kanskje listen ha nye bilagsnummer, og du må se gjennom dem og velge Konverter på nytt.

Trykk så Neste for å komme videre til neste steg i veiviseren:

6_vegviser.png

 

2) Bilag ført med to gamle mva-koder, som kan konverteres:

Dersom det finnes bilag med flere mva-koder i samme bilag, som kan konverteres, så får du da opp en liste over denne typen bilag:

7_vegviser_1.png

Se gjennom listen, og gjør eventuelle endringer også her. Velg så Konverter.

Igjen får du opp en tom liste når konverteringen er ferdig. (Listen vil også være tom dersom det ikke fantes bilag av denne typen). Velg Neste:

8_vegviser.png

 

3) Bilag ført med en eller flere gamle mva-koder, som IKKE kan konverteres:

Dersom det finnes bilag som ikke kan konverteres av systemet, så vil det vise i listen her:

9_vegviser_1.png

Du må notere deg bilagene i denne listen, og så korrigere disse bilagene manuelt etterpå. Dersom du trykker Skriv ut så vil systemet skrive ut en enkel liste over bilagsnumrene dette gjelder.

Se eget avsnitt om korrigering av bilag senere i artikkelen.

 

4) Oppsummering av konverterte poster:

Når du har fått ut listen over bilag som ikke kan konverteres, kan du velge Neste. Da får du opp en liste over alle de bilagene som er konvertert. Du kan velge å skrive ut listen dersom du ønsker det:

10_vegviser.png

Til slutt kan du lukke vegviseren. På grunn av at systemet har gjort endringer må saldo gjenoppbygges. Svar derfor Ja på denne meldingen:

11_vegviser.png

 

 

Korrigering av bilag som ikke lot seg konvertere:

 

Bilag som ikke lar seg konvertere består blant annet av:

  • Bilag med tidligere mva-kode for direkteført mva (21/22)
  • Bilag ført med gammel egendefinert mva-kode.
  • Bilag der det er brukt samme mva-kode flere ganger mot samme hovedbokskonto slik at posteringene er slått sammen.

Du kan korrigere bilagene ved å kreditere dem og føre på nytt. Eller ved å hente dem opp for korrigering (tilgjengelig i Professional og Enterprise).

Når du skal korrigere bilagene så må du huske på å kontrollere beløpene som foreslås. Det er ikke sikkert de er de samme. Dette gjelder spesielt for poster i egendefinerte mva-koder. (Husk at du må slette de gamle egendefinerte kodene og opprette dem på nytt.) Grunnen er at systemet ikke har selve den gamle koden tilgjengelig for å beregne seg tilbake til bruttobeløpet.

I eksempelet ovenfor er det to bilag som ikke lar seg konvertere direkte: bilag 11 og bilag 12. Vi skal nå korrigere de to bilagene (ved hjelp av korrigere bilag).

 

Korrigering av bilag 11 fra eksempelet:

Vi ser først på bilaget på Forespørsel på bilag:

foresp_11.png

 

Vi ser at dette er et direkteført bilag for inngående mva, mot mva-konto.

Når vi henter opp bilaget for korrigering ser det slik ut:

korr_11_1.png

Feltene med ring rundt er de vi må kontrollere:

  • Sett gjerne bilagsnummer lik det opprinnelige bilaget, dersom du ønsker alt på samme bilagsnummer. Ellers vil bilaget få nytt bilagsnummer
  • Kontroller om du skal føre mot samme konto og med samme mva-kode. Mva-konti er nå sperret for direkteposteringer. Du kan oppheve sperren, men den vil dukke opp igjen. Vi velger derfor å føre mot en resultatkonto (7790). I tillegg må vi finne korrekt mva-kode ut fra de nye kodene. Dersom dette gjelder innførselsmva, er koden 14. Dersom det er innenlands mva, f.eks. fra inkasso eller forsikring, så kan vi benytte 150. Vi velger i dette eksempelet kode 150.
  • Kontroller alltid at beløpet/bruttosummen er korrekt, og at det ikke blir bilagsdifferanse.

Vi velger altså å korrigere til disse verdiene:

korr_11_2.png

Etter lagring ser bilaget slik ut:

foresp_11_ETTER.png

Vi ser at mva-kode 150 har ført beløpet ut av 7790 og inn på konto 2710. Posteringen på 2710 har fått oppdatert beløpet i feltet Mva-grunnlag.

 

Korrigering av bilag 12 fra eksempelet:

Vi ser først på bilaget på Forespørsel på bilag:

foresp_12.png

Vi ser at dette er et bilag som er ført med en egendefinert mva-kode (mvakode 1000 eller høyere), og siden grunnlaget er ført på grunnlagskonti ser vi at det er en gammel egendefinert mva-kode. Vi må altså få ført dette bilaget med en ny egendefinert mva-kode.

Det andre vi legger merke til er at her er det inngående mva, der det kun er fradrag for 20% av mva. Bruttobeløpet har her vært 500, altså 400 i grunnlag og 100 i mva.

Vi må først kontrollere om vi har en gammel mva-kode inne i systemet, eller en ny. Gå inn på Faste register - Mva-koder:

  1. Marker den mva-koden det gjelder i listen.
  2. Klikk på Detaljer
  3. Kontroller detaljene for koden. Dersom det er poster der med Grunnlag i feltet Type, så tyder det på en gammel kode. Lukk detaljvisningen
  4. Dersom det er en gammel kode, så må den slettes. Marker linjen
  5. ...og velg Fjern linje.

korr_12_1.png

Du må så opprette en ny, tilsvarende kode. Velg Ny, og kjør gjennom veiviseren. Her skal vi ha en fordelingskode, og velger Bruk mal for fordeling. Vi oppretter en som gir samme fordeling som før, 20% inngående mva med fradrag og 80% Ingen mva.

korr_12_2.png

Detaljene til den nye koden viser hvordan en ny egendefinert kode ser ut. Vi ser det aller mest tydelig på at vi har fått en verdi i feltet SAF-T kode:

korr_12_2b.png

Når vi har ny kode på plass, kan vi korrigere bilaget.

Når vi henter opp bilaget for korrigering ser det slik ut:

korr_12_3.png

Feltene med ring rundt er de vi må kontrollere:

  • Sett gjerne bilagsnummer lik det opprinnelige bilaget, dersom du ønsker alt på samme bilagsnummer. Ellers vil bilaget få nytt bilagsnummer
  • Kontroller om du skal føre mot samme konto og med samme mva-kode. I dette tilfellet fikk den nye mva-koden samme nr som den gamle. Derfor foreslår systemet korrekt kode. Dersom den nye koden har fått et nytt nummer må du velge det nye nummeret.
  • Kontroller alltid at beløpet/bruttosummen er korrekt, og at det ikke blir bilagsdifferanse. Spesielt med egendefinerte mva-koder, og dersom mva-koden har fått et nytt nummer, så vil bruttobeløpet kunne være feil. Du ser gjerne det på at systemet viser at det vil bli en bilagsdifferanse (feltet Differanse til høyre i bildet)

Vi velger altså å korrigere til disse verdiene (vi viser at vi henter den nye koden - vi har lagt til ny i navnet):

korr_12_4.png

Etter lagring ser bilaget slik ut:

foresp_12_etter.png

Vi ser at systemet har ført 20 i inngående mva (med 80 i grunnlag). De resterende 80 av mva-beløpet er kostnadsført.

 

Bilag som henger igjen etter at konverteringen er utført - OBS gjelder versjonsnummer lavere enn 3.62.39

Fra versjon 3.62.39 klarer systemet å konvertere de fleste av disse bilagene også. Dersom du alt har korrigert bilagene manuelt kan du likevel kjøre gjennom konverteringsvegviseren på nytt, slik at du blir kvitt meldingen om at det finnes bilag som må konverteres.

Bilag som er ført med versjonskonflikt er delvis korrekte. Konverteringsrutinen klarer å gjenkjenne bilagene som feil, men klarer ikke å konvertere dem. Du ser at du har bilag med versjonskonflikt med at de blir hengende igjen i listen, selv om du velger Konverter. Du får beskjed om at alt er ok, men likevel henger de igjen.

Her har vi listen over bilag som skal konverteres. Vi ser at vi har med bilagsnr 16 her:

12_vegviser_versjonskonflikt.png

Så velger vi Konverter og får den vanlige meldingen om at konverteringen er utført, men listen blir ikke tom. Ett eller flere bilag blir hengende igjen. Her er det bilag 16 som henger igjen:

13_vegviser_versjonskonflikt.png

Vi kan velge Konverter mange ganger, men dette bilaget vil bli hengende igjen. Vi må da notere oss dette bilagsnummeret, og korrigere det manuelt (se forrige avsnitt).

Du ser at et bilag er ført med versjonskonflikt på at det kun har en linje med mva, pr mva-kode, men det finnes ingenting i feltet Mva grunnlag eller SaftKode (bruk Feltvelger-knappen til å gjøre feltene synlige dersom du ikke ser dem):

14_vegviser_versjonskonflikt.png

 

Det kan også være andre årsaker til at bilag ikke lar seg korrigere og blir hengende igjen i listen. De må også korrigeres manuelt.

 

Hva blir konvertert/Hvordan se om et bilag er konvertert:

Det er kun selve momsposteringene i et bilag som blir konvertert. Momskoden og posteringen mot resultat/balanse ellers blir ikke rørt.

Her ser du et originalbilag før konvertering. Det er i dette tilfellet postert med gammel mva-kode 5 (Avgiftsfritt salg, innenfor avgiftsområdet):

hva_1.png

Vi ser at:

  • Mva-kode er 5.
  • Det er postert et grunnlag debet/kredit i balansen.

Ved konvertering må vil systemet foreslå ny mva-kode 52. Vi velger å konvertere til den koden. Etter konvertering ser bilaget slik ut:

hva_2.png 

Vi ser at:

  • Mva-kode er fortsatt 5
  • Grunnlaget er nå ført i et eget felt som heter Mva grunnlag på en enkelt linje i balansen. Selve beløpet på den linjen er 0 (siden det er avgiftsfritt, altså ingen mva).
  • Teksten på denne posteringen er conv.mva. Vi ser altså ut fra teksten på posteringen at her har konverteringsrutinen forandret posten.
  • Vi ser i feltet SaftKode og UniVatCode at det faktisk er nye mva-kode 52 som ligger til grunn. (Feltene er satt inn ved hjelp av feltvelger-knappen i nederste venstre del av bildet)