Nummerserier og opprettelse av prosjekt Her vil vi gå gjennom valg av nummerserie for prosjekt, hvordan opprette påkrevd utfylte felter på prosjektet og gjennomgå utfylling av felter/detaljer på prosjektet. Opprette nummerserie for prosjekt og ordre Før du oppretter Prosjekter og ordrer tilhørende prosjekter i Contracting så må du tenke gjennom hvilke nummerering prosjektene og ordrene tilhørende prosjektet skal ha. Først oppretter vi en nummerserie for «ProsjektOrdre». Ta en vurdering på hvilket nummerintervall som bør benyttes siden Contracting bruker nummerserien også til underordrer/tilleggsordrer. Du må passe på at det ikke blir krasj med tidligere eller fremtidige ordrenummer. I eksempelet over har vi valgt ProsjektOrdre serie fra 1000. Prosjektnumrene og hovedordren vil da løpe fra 1000 og oppover, og eventuelle tilleggsordrer tilhørende prosjektet vil få to nummer bak prosjektnummer. Eksempelvis vil første ordre under prosjektet, heretter kalt hovedordre, få ordrenummer 1000 som da er likt prosjektnummeret. Første tilleggsordre får 01 bak 1000 - altså 100001. Om du skal bruke ordre utenom prosjekt, så må de ordinære ordrene ha sin egen nummerserie. Nummerserien må ikke kollidere med den prosjektordreserien som er opprettet. I eksempelet over er det valgt å ha en egen ordreserie som starter på 200 000. Dersom alle ordrene i systemet skal registreres under prosjekt i Contracting så trenger du bare å redigere den eksisterende ordreserien som ligger der, det er da ikke behov for å lage ny. Oppsett av påkrevde felt i prosjektopprettelse Det kan være behov for å sette opp felt som den som oppretter prosjekt skal fylle ut. Dette kan være felt som det er krav om i lov/forskrift (bokføringsloven) og det kan være felt som kreves utfylt i forhold til oppfølging av prosjekt og bokføring. Inne på Prosjektordre og fane for ‘Verktøy’ finner du ‘Oppsett av påkrevde felt’. Her kan du velge hvilke felt på ‘Detaljer-fanen’ du krever skal være utfylt ved opprettelse av et nytt prosjekt. I bildet under er det opprettet påkrevd felt for Prosjektnavn, Saksbehandler og Beskrivelse. Det vil si at man ikke får lagret et nytt prosjekt uten at disse feltene er fylt ut. Øvrig benyttelse av påkrevde felt I forbindelse med opprettelse av ordre, tilbud og ved fakturering kan det være behov for å ha krav om å legge inn dimensjon. Du kan sette opp påkrevde felt på faktura, ordre og tilbud. I tillegg kan det også settes opp påkrevde felt på varelinjer i faktura, ordre og tilbud. På faktura, ordre og tilbud kan det settes opp påkrevd inntil 10 dimensjoner og fritekst. På varelinjene kan det settes opp påkrevd dimensjon (inntil 10 dimensjoner). Resultatet av et påkrevd felt er at du ikke får lagre uten at man har lagt inn gyldig verdi i dimensjonen/dimensjonene. For å sette opp dette i bildet over velger man Ny og i Register kan man blant annet velge Faktura. Info om Detaljer-fane og faste opplysninger Prosjektnr. Dette er nummeret til prosjektet og brukes som nøkkel for å slå opp direkte på prosjektet. Nummeret fungerer også som kostnadsbærer og er referansenummeret som brukes i prosjekt ved bokføring i regnskapet. Lovlige verdier er fra 1 til 2147483647 Prosjektnavn Dette er en tekst som best mulig bør beskrive prosjektet slik at du kan finne det igjen ved hjelp av søkerutinene i programmet. NB! Teksten kan ikke være lenger enn 100 tegn. Status Et prosjekt kan ha flere statuser: Registrert, Tilbudsfase, Aktivt og Avsluttet Registrert, Tilbudsfase og Aktivt er statuser som systemet ser på som “like”, men som lar saksbehandler sortere/filtrere prosjektene ut ifra hvilken fase prosjektet er i. Status for Avsluttet brukes for å avslutte prosjekter og settes når prosjektet er fullført. Ved sluttfakturering kan man få spørsmål om å avslutte prosjektet (dette spørsmål kan settes til ikke å komme opp). Beskrivelse Denne teksten brukes for å beskrive hva som skal gjøres i prosjektet. Denne teksten kommer med på de fleste utskrifter relatert til prosjektet og bør derfor brukes til å beskrive prosjektet for de forskjellige medarbeiderne. NB! Dersom det ikke oppgis noen “Fakturatekst” vil denne (Beskrivelse) komme på kundens faktura. Kunde nr. Her angis kundenummer til prosjektets hovedkunde. Dersom ikke noe annet angis i ordre eller faktura er det denne kunden som blir fakturert. Du kan velge en annen kunde når du oppretter ordre og faktura, men det er dette kundenummeret som blir foreslått av systemet. Tips! Trykk F3 når du står i dette feltet for å opprette ny kunde. Arbeidssted Dette er en fritekst hvor arbeidssted kan fylles ut. Dette feltet kan så eksponeres i rapporter (jobbseddel o.l.) Fakturatekst Dette er teksten som vil komme på fakturaen dersom den fylles ut. NB! Dersom det ikke oppgis noe i dette feltet benyttes “Beskrivelse” i stedet. Saksbehandler/Prosjektleder Saksbehandler er den personen som har ansvar for å håndtere prosjektet. Saksbehandlere settes opp og velges fra “Selger-registeret” i systemet. Saksbehandler vil komme opp som valg for tildeling av inngående faktura i fakturamottak dersom prosjektnummer er satt eller følger inngående faktura. For å kunne få opp «Mine Prosjekt» må du i selger-registeret koble selger til bruker.