Grunndata til Unimicro Lønn - Importer feriegrunnlag

Vi antar at du har tenkt å importere eller registrere inneværende års lønnsposter som lønnshistorikk, slik at du kan ta ut årsoppgaven til inntektsmottaker fra ett sted. Når du importerer lønnshistorikken, så importerer du også årets feriegrunnlag, samt all utbetaling av feriepenger. Import av feriegrunnlag gjelder altså fjorårets grunnlag.

Når du importerer eller registrerer feriegrunnlaget, så er det rest feriegrunnlag som skal legges inn i systemet. Så dersom noen fikk utbetalt alle feriepenger opptjent i fjor i fjor (f.eks. som sluttoppgjør), så skal du ikke registrere inn feriegrunnlaget på de ansatte.

Dersom noen ansatte skulle ha fått deler av fjorårets opptjening utbetalt i fjor, så må du justere ned grunnlaget før du registrerer det inn.

Taste inn feriegrunnlaget:

Du taste inn feriegrunnlaget manuelt: https://hjelp.unimicro.no/moduler/lonn/generelt/feriepengegrunnlag

Import via Import av ansatte:

Her ser du film om hvordan du henter ut en importmal fra Unimicro Lønn, og fyller inn feriegrunnlaget fra V3 Lønn: Hente ut rest feriegrunnlag.

Her ser du en film om hvordan du importerer feriegrunnlaget til Unimicro Lønn: Importere feriegrunnlaget.

1: Eksporter mal for import av feriepenger:

Velg Innstillinger (tannhjul-knapp oppe til høyre i Unimicro), og velg Importsentral

Velg Import av ansatte.

Sett hake for Feriepenger:

Velg Start veiviser. I neste bildet klikk på linken Mal for feriepenger kan lastes ned her:

Du finner malen der nettleseren din plasserer nedlastede filer. Dobbeltklikk for å åpne i Excel. Husk å velge Aktiver redigering for å kunne legge inn data i malen. Du kan taste inn data i malen, og gå direkte til punkt 3. Ellers kan du eksportere fra feriepengerapporten i V3 lønn.

Malen ser slik ut:

2: Eksportere ut feriegrunnlaget fra V3 lønn:

Forhåndsvis rapporten Feriegrunnlag forrige opptjeningsår. Husk å velge å sortere på ansattnummer:

Når rapporten er forhåndsvist, velg knappen Excel øverst i bildet for å eksportere til Excel:

Velg navn og plassering av filen og lagre den. Åpne filen etterpå for å redigere den.

Du kan gjerne slette kolonnen Stilling. Du trenger ikke den. Kolonnen Stilling lager uansett et problem som må ryddes i. Der stillingsnavnet går over to linjer får du en ekstra linje:

Det går ikke an å ha tomme linjer innimellom når du skal kopiere data inn i importmalen. De linjene må derfor slettes. Du kan enten høyreklikke på tallet til venstre for linjen og så velge Slett:

...eller du kan markere en rad (klikk tallet) eller flere rader (hold nede ctrl og klikk tallet ved raden som skal vekk) og velg knappen Slett - Slett arkrader (i gruppen Celler):

OBS: På siste linje, ansatt 5, så er alle feriepengene utbetalt. Skal den linjen fjernes? Det kommer an på når feriepengene ble utbetalt:

Ble feriepengene utbetalt i fjor? I så fall må denne linjen bort. Ellers vil Unimicro Lønn tro den ansatte har feriepenger tilgode.
Ble feriepengene utbetalt i år? I så fall vil utbetalingen bli registrert inn i den historikken som skal registreres. Da vil Unimicro lønn oppfatte at de er utbetalt, så lenge korrekt lønnsart benyttes.

I vårt eksempel var det en ansatt som fikk sluttoppgjør i februar i år. Altså tar vi med grunnlaget.

Hvis din feriepengerapport går over flere sider, vil du få inn alle overskrifter og kolonneoverskrifter på nytt for hvert sideskift. Det må også slettes for å få en sammenhengende liste.

Vi hadde dessverre ikke testdatasett med nok fiktive ansatte til å få det over flere sider, men viser det med en gammel lønnsartrapport. Som du ser så får du alle overskrifter på nytt. De må slettes, slik at det blir en sammenhengende liste:

Når de er slettet får du en sammenhengende liste:

Når du har fått alle feriepengene inn i en liste, kan du kopiere dataene inn i malen. Du har denne listen:

Malen ser slik ut:

Du skal altså få inn ansattnummer, navn og feriegrunnlag til korrekte kolonner, uten linjer mellom. Siden du alt har tilpasset dette kan du først kopiere kolonnene for ansattnummer og navn:

...og så kan du ta feriepengegrunnlag til slutt:

Eventuelt så sletter du kolonnen for Stilling, slik at du kan kopiere alt i en sleng.

Husk å lagre. Gi filen et navn du kjenner igjen, og plasser den et sted du finner den.

Til slutt gjenstår bare å importere feriegrunnlaget.

3: Importer feriegrunnlaget:

Tilbake i vegviseren for import, hent opp filen. Enten dra og slipp filen inn, eller trykk Velg fil.

Trykk Neste. Du får da opp grunnlagene fra malen i listen i bildet:

Velg Start import for å importere:

Du har nå importert feriegrunnlaget.

Kontroller resultatet

For å kontrollere resultatet, gå på Nøkkeltall (søylediagram-knapp) og velg Rapporter:

Velg Lønn, og rapporten Feriepengegrunnlag:

Oppgi det opptjeningsåret du har fått importert for og velg vis rapport:

Sum grunnlag står nederst i rapporten:

Dersom du, som oss, har fått feil satser i rapporten, skyldes det en feil i innstillingene:

For å korrigere det, gå på Innstillinger (tannhjul-knapp oppe til høyre i bildet) og velg Lønn. Velg Feriepenger og trykk Endre under Standard feriepengesats.

Problemet er at her står det Gjelder fra opptjeningsår 2023. Legg til en linje med samme satser, og 2022 i Opptjeningsår.

Husk å lagre i begge bilder:

Nå kan du ta ut rapporten på nytt, og se at du har fått korrekte satser:

Det at det blir feil på fra opptjeningsår skal korrigeres, så det er ikke sikkert det er nødvendig.

Sum rest vil ikke bli korrekt før lønnshistorikken er importert. Inntil da vil resten på ansatt nr 5 vise feil.

Videre til neste punkt.

Tilbake til hovedside for overføring av data.

Tilbake til hovedside om overgang til nytt lønnssystem.