Overføre reiseregning til lønn

Bildet for reiser og utlegg

Reiseregningen vil dukke opp i listen du får ved å gå inn på Reise og Utlegg fra Hovedmeny, eller ved å gå på Registrere - Reiseregning i lønnsmodulen:

Detaljene til den reisen (eller det utlegget) som er markert i listen viser til høyre. Dersom du velger arkfane Doument vil du få opp en rapport om reisen:

Du blar mellom sidene i rapporten ved å klikke og dra opp eller ned (når musepeker ser ut som en hånd). Etter side 2 vil eventuelle vedlegg vise:

Der web-brukeren er koblet mot et ansattnummer vil teksten være sort.  Dersom teksten er rødbrun er ikke web-brukeren koblet mot en ansatt i lønnssystemet ennå:

Når du overfører en reiseregning uten kobling mot ansatt vil du få opp denne meldingen:

Dersom du svarer Ja, så blir det opprettet en kobling mot den ansatte, eller så blir det opprettet en ny ansatt. Se Innstillinger for oversikt over hvordan de ansatte blir koblet.

Du kan koble de ulike reisene og utleggene mot bruker som skal behandle dem. Det gjør du i feltet Behandles av. Du kan så velge å se kun de som er koblet mot din bruker ved å velge Rediger - Skjul poster som behandles av andre:

Du vil da se kun de som er koblet mot din bruker i Behandles av, samt de som ikke er koblet mot noen bruker. Slår du av valget så vil du se alle oppføringene i listen igjen.

Overføre reiseregning til lønn

Når du er klar til å overføre reisen til lønnsmodulen, pass på at den er markert og velg knappen Importer til lønn, øverst til høyre i bildet:

Du får da opp bildet for å godkjenne en reise og overføre til lønn:

Øverst i bildet ser du generell informasjon om reisen.

Nedenfor består bildet av to lister. Den øverste er postene som vil bli overført til lønn og den nederste er postene fra selve reiseregningen.

I den øverste listen kan det gjøres endringer før det faktisk overføres til lønn. Du kan f.eks. sette på lønnsart dersom dette mangler som følge av manglende oppsett av reisetyper , eller bytte lønnsart dersom det er feil lønnsart.

Dersom du ønsker å påføre dimensjoner (Avdeling, Prosjekt, e.l.) på lønnspostene, så kan det føres inn under arkfane Dimensjon. Alle postene vil bli merket med samme dimensjon.

De ulike valgene til høyre vil endre på lønnspostene:

Du kan sette på flere valg, og du vil se endringene i den øverste delen av listen. De to nederste valgene vil f.eks. endre på teksten på lønnspostene. Her må du velge den tekstsammensetningen som passer best for dere. Erfaring viser at det kan være ulikt fra reiseregning til reiseregning, etter hva brukeren har registrert i TravelText. Det er også mulighet for å slå sammen poster. Du har valg på om du vil slå sammen poster med samme lønnsart eller samme reisetype og om du vil ta vekk poster som det ikke er sats på (eksempel poster som er dekket, men som er med på reiseregningen for å dokumentere).

Når du har fått det slik du vil ha det over i lønn klikker du på knappen Overfør til lønn:

Postene legger seg da som vanlige lønnsposter og kommer med på neste lønnskjøring:

I tillegg vil rapporten og vedlegget ligge under Dokumenter på ansattkortet:

Når lønnskjøringen er kjørt og bokført vil rapportene til reiseregningene som er med i lønnskjøringen bli lagt inn som dokument tilknyttet bilaget, sammen med konteringssammendraget:

Her blar du mellom de ulike rapporten ved hjelp av Neste/Forrige, og dersom du vil bla i sidene i de ulike rapportene må du klikke og dra opp eller ned i selve dokumentet.

Avbrutt overføring til lønn/reisen viser ikke i listen

Dersom du velger å overføre en reiseregning til lønn, slik at du får opp bildet for godkjenning av reisen, men ikke overfører til lønn, så vil ikke reisen lenger vise i listen. Du må da sette hake for Vis importerte. Du får da opp reiser som kun er importert til lønn, men ikke overført til lønnskjøring. Lokal status vil være Lønn (importert). Du kan så markere reisen og velge Overfør til lønn: