Dokumentflyt Filbehandling - Splitt dokument

Marker filen som skal splittes, og velg Splitt dokument:

Bildet for dokumentsplitt ser slik ut:

 
I midten ser du de ulike sidene i dokumentet. Til høyre ser du en forhåndsvisning av den siden som er markert.

Til venstre bygger du opp de nye filene. Marker en side som skal inn i det nye dokumentet, og velg hva som skal skje ved hjelp av knappelinjen øverst. Knappene betyr:

• Grønn pluss/Legg til i dokument: Legger siden til valgte dokument (hurtigtast Enter)
• Ark med grønn pluss/Legg til i nytt dokument: Oppretter et nytt dokument og legger siden til der (hurtigtast Shift+Enter).
• Ark med minus: Fjerner siden fra dokumentet igjen
• Blankt ark/Vis resterende sider: Slår av eventuell forhåndsvisning av sidene i et nytt dokument
• Ark med forstørrelsesglass: Velger om forhåndsvisningsbildet skal vise eller ikke.
• Intervall: Dersom systemet skal splitte filen etter gitte intervaller, så kan du legge det antallet inn her. (Skal det f.eks. splittes til enkeltsider, så kan du sette intervall 1. Skal det splittes etter hver andre side kan du sette 2)
• Saks/Splitt etter angitt intervall: Vil foreslå å splitte filen ut fra oppgitt intervall.
• Ark med lyn/Splitt ved blank side: Vil foreslå å splitte dokumentet der det finnes en blank side.

Når du har fått fordelt sidene som du ønsker, kan du velge å gi de nye dokumentene et nytt navn. I utgangspunktet foreslår systemet et navn som inneholder sidenummer i originaldokumentet

Knappene nede til høyre i bildet betyr:

• Bekreft splitting: Vil gjennomføre splitten ut fra de valgene som er gjort.
• Nullstill: Vil nullstille alle de valgene som er gjort, slik at du kan starte på nytt.
• Avbryt: Vil avbryte splitten. Ingen endringer vil bli lagret.

Hva som skal skje med originaldokumentet etter splittingen bestemmer du i Innstillinger i selve filbehandlingsbildet.

Vi viser dette ved å splitte et stort dokument på 7 sider. Vi har funnet at vi ønsker å splitte dette i flere dokumenter. Side 1 og 2 skal være et dokument, side 3 og 4 skal være et dokument. Side 5 og 7 skal være et dokument, og side 6 skal være et dokument. For enkelt å vise dette inneholder dokumentet i dette eksempelet kun sidetall. Det ser i utgangspunktet slik ut:

 
For å splitte dokumentet i flere filer markerer vi først Side 1 og trykker den grønne plussen (eller taster Enter):

 
Systemet oppretter da et nytt dokument som inneholder denne siden:

 
Når du så skal legge til side nr 2 i dette dokumentet så passer du på at det er markert i listen til venstre. Så merker du side 2 som skal legges til, og velger den grønne plussen på nytt:

 
Du ser da at du har fått en side til inn i dokumentet:

 
Dersom du trykker på Vis/Forhåndsvis-knappen til høyre for dokumentet, så får du sett det nye dokumentet i visningsbildet i midten. Som du ser så har vi nå fått side 1 og 2 i et eget dokument. Her kan vi velge å fjerne en side (ved hjelp av knappen med en minus/Fjern side(r) fra intervall):

 
Du slår av igjen forhåndsvisningen ved å trykke på samme knapp, eller ved å trykke det blanke arket (Vis resterende sider) i knappelinjen øverst.

Når vi så vil ha side 3 og 4 inn i et eget dokument, så må vi bruke knappen med et ark og en grønn pluss. Vi kan velge å ta begge sider i en sleng, ved å holde nede Shift når vi markerer sidene i midten:

 
Du får da et nytt dokument i listen til venstre:

Side 5 og 7 skulle være et dokument. Vi velger først å markere side nr 5 og lage nytt dokument (ark med grønn pluss):

Vi får da opprettet et nytt dokument med side 5 i. Vi passer så på at det er markert i listen til venstre, så markerer vi side 7 som den nye siden vi skal ha med, og så velger vi den grønne plussen (Legg til i dokument):

Side 7 blir da lagt til i det dokumentet:

Til slutt så velger vi å opprette et nytt dokument (ark med grønn pluss) for side 6, og får da 4 ulike dokumenter i visningen til venstre:

Som du ser så er filnavnet nå bestemt av systemet. Du kan velge å skrive inn et nytt navn i feltet Filnavn dersom du ønsker et eget navn på de ulike dokumentene:

Når du er ferdig velger du Bekreft splitting nederst i bildet (Avbryt vil avbryte hele splitten. Nullstill vil nullstille de endringene som er gjort, slik at du kan starte helt på nytt.)

Tilbake i filbehandling ser vi de nye dokumentene i listen:

Tilbake til Uni24 Dokumentflyt Filbhehandling.