Opprette aktiviteter

Du kan enten trykke knappen Opprett ny, eller du kan markere det tidsrommet på kalenderen aktiviteten gjelder for og skrive inn hva som skal være overskrift.  Når du trykker Enter etterpå, vil du komme inn i det samme aktivitetsbildet. Eneste forskjell er at overskrift og tidsrom alt er fylt ut:

Her kan du spesifisere detaljene for aktiviteten du akkurat skrev inn. Datoen og klokkeslettet vil alt være riktig dersom den ble spesifisert i kalenderoversikten, men det kan hende du vil endre på kontaktinformasjon, beskrivelse, deltagere, om oppgaven skal ha varsling el.l.

Forklaring til feltene:

Overskrift: Skriv inn overskriften som skal vises i aktivitetsbildet. Dette beskriver som regel hva oppgaven består i. For eksempel kan en overskrift være noe slikt som "Møte med Ola Nordmann ang. Salg".
 
Tilknyttet denne aktiviteten: Denne delen av bildet viser hvem som er tilknyttet aktiviteten, deltagere på møtet mellom deg selv, og Ola Nordmann. Det vil være naturlig å legge til Ola Nordmann i listen over deltagere på møtet, men det er ikke nødvendig med andre deltagere enn deg selv. Det må alltid være minst en deltager av typen "Bruker" i deltagerlisten, ellers vil ikke lagring bli godkjent. Andre deltagertyper du kan benytte er: Kunde, Leverandør, Dimensjon, Tilbud, Faktura og Ordre. Når det gjelder Tilbud, Ordre og Faktura kan de ikke benyttes fra TOF-bildene for øyeblikket, men du vil se knytningen når du åpner aktiviteten fra andre bilder. Om du vil registrere en Aktivitet på en annen bruker, velger du den brukeren som deltager på Aktiviteten. Aktiviteten vil da ikke dukke opp i din oversikt, men i den andres oversikt i stedet.
 
Beskrivelse av oppgave: Legg inn en informativ beskrivelse av aktiviteten.  Dette er et informasjonsfelt, og du kan skrive hva du vil her.
 
Ansvarlig: Blir automatisk satt til navnet på den som er pålogget, men kan endres. Dette er et informasjonsfelt.
 
Kontakt: Her velger du kontaktpersoner fra tilknyttet kunde eller leverandør i listen. Du kan også legge til kontaktinformasjon manuelt.
 
Fra dato: Registrer dato og klokkeslett for når aktiviteten skal gjelde fra. Dersom du ikke angir dette selv bruker systemet dagens dato og klokkeslett som standard.
 
Til dato: Velg hvor lenge denne aktiviteten skal gjelde.
 
Prioritet: Angi hvor stor prioritet aktiviteten skal ha. Dette er et rent informasjonsfelt.
 
Varsling: Du kan velge om du vil ha varsling på oppgaver. Du haker da av på "Oppgaven skal varsles" og setter antall minutter/timer før start den skal varsles. Oppgaven dukker da opp med et klokkeikon som illustrerer at det er satt varsling på denne oppgaven.
Når tidspunktet er der, dukker denne boksen opp (så sant du er innlogget i Unimicro V3 på denne klienten):

 
Her kan du utsette varslingstidspunktet om det ikke passer å utføre aktiviteten akkurat nå. Du kan også dobbelklikke på forskjellige aktiviteter i denne listen for å få opp detaljene for aktiviteten.
 
Aktivitetstype: Her kan du angi hvilken type aktivitet dette er. Dersom du ønsker å legge til en ny aktivitet så kan du gjøre dette ved å gå til Faste register – Registre – Aktivitetstyper. Du kan spesifisere forskjellige aktivitetstyper for en aktivitet. Disse er delt inn i to kategorier: Oppgaver og Aktiviteter. Forskjellen på disse er ikke så stor, men aktiviteter er generelt sett ting som krever mer planlegging og involverer flere personer enn en selv. Oppgaver legger seg i listen helt til høyre (oppgaveliste), og vil kun vise der, mens aktiviteter legger seg i kalender. Ellers oppfører de seg mye på samme måte. Når man oppretter nye aktivitetstyper, krysser man av for Oppgaveliste for Oppgaver. Aktivitetstyper som ikke har kryss her, er Aktiviteter.

Status: Dersom du ønsker kan du velge forskjellige statuser her og hvor mye av oppgaven som er utført i prosent.
 
Oppgaven er utført: For å oppdatere aktiviteten kan du hake av her dersom aktiviteten er utført.

Lås for redigering (andre brukere): Er denne haket av har ikke andre brukere tilgang til å gjøre endringer på aktiviteten.
 
Oppgaven er privat: Kryss av her dersom du ikke ønsker at andre brukere skal se denne aktiviteten.