Ved oppretting av ny klient vil det som standard velges siste versjon av fakturamottaket. Ønsker du ikke den siste versjonen av fakturamottaket, men derimot versjon 1, så fjernes haken for Fakturamottak m/arbeidsflyt.

Vi vil her vise oppsett og bruk av Fakturamottak m/arbeidsflyt.

Tidligere klienter der du har tatt i bruk fakturamottaket for noen år tilbake kan fremdeles ha det gamle fakturamottaket. Dersom du ønsker å gå over til den siste versjonen av fakturamottaket på en klient som har versjon 1, så må data konverteres. Ta eventuelt kontakt med support@unimicro.no for å få organisert dette. I tillegg til konvertering så tilbyr vi også bistand til oppsett og opplæring for å komme i gang. Det tar vanligvis mellom 0,5 og 2 timer med konvertering, oppsett og opplæring for å komme i gang med siste versjon av fakturamottaket på en eksisterende klient. Bistand her inngår ikke i supportavtalen og faktureres per påbegynt halvtime.

Du finner forklaring til selve bildet i fakturamottaket og de tilpasninger du kan gjøre i denne artikkelen.

Fakturamottaket er basert på en arbeidsflyt. Arbeidsflyten bestemmer hvilke steg du skal ha i prosessen fra registrering til godkjenning og bokføring/betaling. Standard finnes det en Normalflyt. Normalflyten gir både tilgang til å bokføre direkte, uten tildeling/aksept, og til å tildele fakturamottaket til andre personer/roller for aksept. Dersom du skal bruke fakturamottaket sammen med Uni24, så anbefaler vi å benytte Normalflyt. Du kan også få definert egne arbeidsflyter. Dette må eventuelt vår konsulentavdeling sette opp, da dette ikke er dekket av vanlig supportavtale.

Ved første gangs oppstart så må du sette opp hvilke brukere og roller som skal kunne benytte fakturamottaket. I utgangspunktet har da alle som du har importert tilgang til alt i fakturamottaket. I tillegg kan du velge å sette opp hvilke brukere som skal ha tilgang til de ulike stegene i arbeidsflyten. Om du ønsker å tildele faktura i flere steg, kan du sette det opp i et Godkjenningshierarki.

Her finner du informasjon om å registrere/opprette et fakturamottak. Dersom du har på ocr-tolken så vil systemet forsøke å hjelpe deg med registreringen. Denne artikkelen viser hvordan tolken fungerer. Selve aktiveringen av ocr-tolk i  fakturamottaket finner du under arkfane Ocr-tolk i fakturamottaket, eller i bildet for filbehandling (ved bruk av Ny fra fil). 

Når den inngående fakturaen er registrert, kan du velge å tildele den til andre brukere for godkjenning/aksept eller avvisning. Her finnes det flere muligheter.

Etter at faktura er akseptert kan den bokføres og betales.

Det er mulig å sette opp en automatiseringsfunksjon som henter inn EHF og vedlegg som er sendt til uni24-eposten som tolker fakturaen og tildeler den til den som skal godkjenne. Funksjonen kan også sende påminnelse om godkjenning på epost.