Oppsett og bruk av OTP eksport til forsikringsselskap

Alle bedrifter med ansatte er lovpålagt å ha en OTP ordning. Har bedriften mange ansatte kan vedlikehold av pensjonsgrunnlag være en stor jobb. Denne fileksporten kan da være en grei hjelper. Den vil på basis av data som er registrert i lønnssystemet eksportere det forsikringsselskapet trenger for å regne ut rett pensjon på alle ansatte. Eksporten vil aldri bli bedre enn dataene som ligger i systemet, vi vil derfor her gå gjennom hvordan data hentes fra lønnssystemet og hva som må være på plass for å få rapporteringen til å bli riktig.

Bildet under viser hvordan eksporten vises før du lager filen. Bildet viser alt som filen inneholder, og er en grei måte å sjekke om dataene du sender over til forsikringsselskapet er i samsvar med det du ønsker å sende. Lukker du bildet og endrer datagrunnlaget, vil bildet bli oppdatert med ny informasjon ved neste åpning. Ingen fil er laget før du trykker på eksport knappen. Oppdager du i ettertid at filen likevel var feil, er det bare å lage ny eksport for perioden.

Felt som vedlikeholdes i eksportbildet:

Timer pr.år, navn på kontakt og e-post vedlikeholdes i selve eksportbildet. Systemet husker dette mellom hver gang bildet åpnes, så er det ingen endringer her, trenger ikke disse feltene å vedlikeholdes. Timer pr.år kan forsikringsselskapet hjelpe med å fylle ut, da dette har innvirkning på pensjonsgrunnlaget for timelønte. Ved 37,5 timers uke kan 1800 eller 1762,5 timer brukes fordi det trekkes ut 4 eller 5 uker ferie.

Periode er den perioden eller lønnskjøringen du vil eksportere data fra. Eksporten baserer seg på transaksjoner, så det er bare perioder med avregnede lønnskjøringer som kan eksporteres. Det er vanlig å avtale direkte med forsikringsselskapet hvilken dato og periode det til enhver tid ønskes å eksporteres for.

Felt som vedlikeholdes på Lønnskjøring:

Hver lønnskjøring må kobles mot en periode for otp-eksport. Det gjøres i bildet for lønnskjøring, i feltet OTP Periode. Systemet foreslår automatisk at det rapporteres for den perioden datoen på lønnskjøringen omfatter. Men det er bare å velge annen periode så rapporteres hele denne lønnskjøring på gitt periode ved innsending av otp til forsikringsselskap. Det er fullt mulig å ha flere lønnskjøringer koblet mot en otp-rapporterings-periode.

Felt som vedlikeholdes i OTP-fanen på ansattkortet:

Inkluderes i eksport: må være haket av for at denne ansatte skal bli med i eksporten. Ved første gangs eksport vil du få spørsmål om du vil hake av alle. Velger du dette, så vil alle som har relevante data bli med i eksporten. Du kan så manuelt hake vekk de du ikke ønsker å ta med, f.eks. styremedlemmer og konsulenter. Dersom en ansatt har for liten stilling til å være med i OTP-ordningen, kan du bare la haken stå. Forsikringsselskapet vil sile ut disse.

Status for pensjon: her velger du fra en nedtrekksmeny faste standardvalg. Et vanlig medlem skal merkes aktiv. Det er her du merker om en ansatt er i lovpålagt permisjon mm.

Timetall pr.årsverk: brukes bare hvis du vil merke enkelte ansatte med et annet timetall enn standarden for bedriften.

Tidligere opptjent fylles inn her og blir med i eksporten. Vanligvis står denne blank.

Uføregrad: hvis en ansatt er ufør fylles det ut her.

Pensjonsalder: kan fylles ut her. Vanligvis er denne blank, da du i avtalen oftest har inngått felles ordning for pensjonsalder.

AFP: hvis bedriften har AFP ordning for den ansatte, krysses det av her.

Statsborgerskap: dersom annet enn norsk

Innmeldt og utmeldtdato: når en ansatt skal meldes inn eller ut av ordningen. De fleste forsikringsselskap bruker ikke denne informasjonen, da sluttdato og reell lønn og stilling er nok informasjon for å vite om et medlem skal være med i ordningen eller ikke.

Felt som hentes fra faste opplysinger på ansattkort:

Enkelte av verdiene hentes fra aktiv Stilling under stillinger.

OBS: Vedrørende Avlønningsform: Dette feltet henter verdien fra feltet Avlønningstype under Stillinger på ansattkortet. Det er kun verdiene 1 Fast lønnet, 2 Timelønnet og 3 Provisjonslønnet som er gyldige verdier mot OTP. Valg nr 4 og 5 kan ikke benyttes for ansatte som det skal eksporteres OTP-grunnlag for. (Feltet blir ikke lenger eksportert i a-melding.)

Alle disse feltene hentes direkte fra felt på ansattkort. En del av disse feltene vil være minimumsopplysinger om ansatt, og må være utfylt. Forsikringsselskapet kan være til hjelp hvis du lurer på hva som må fylles ut.

Disse feltene bestemmer pensjon og pensjonsgrunnlag:

Årslønn: Dette feltet brukes for fastlønte. Opplysninger til feltet hentes frå Månedslønn og Stillingsprosent på Ansattkortet (fane for Stilling). Formelen er Månedslønn*12. Har en ansatt flere stillinger vil dette bli hensyntatt ved eksport. Da summeres stillingsprosent og månedslønn for alle gyldige stillinger og rapporteres som en årslønn. 

Periodelønn-beløp: Viser utbetalt beløp for perioden for ansatte uten fastlønn. Denne viser også hvis en som får fastlønn i denne perioden har fått utbetalt timer som skal med i grunnlag for beregning av otp. Det er merking på lønnsarten som bestemmer om timer blir med i grunnlag eller ikke. Hvilke timer som skal være med i grunnlaget for fastlønnet er det avtalen med forsikringsselskapet som bestemmer.

Periodelønn-antall: Viser timetall for perioden for ansatte uten fastlønn. Lønnsarten må merkes Er timer for at dette feltet skal fylles ut.

Stillingsprosent: Hentes fra Stillinger på ansattkort. Ved flere aktive stillinger på en ansatt, vil dette slås sammen og bli oppgitt som en stillingsprosent.

Avlønningsform: Hentes fra ansattkort, Fane for Stillinger. Denne påvirker om den ansatte skal ha oppgitt årslønn eller bare periodelønn. Fastlønnet skal ha oppgitt Årslønn, Timelønnet skal ha oppgitt Periodelønn-beløp/antall.

Eksporten av otp bruker opplysningen i feltet for stilling på transaksjoner for å bestemme om og hvordan en transaksjon skal behandles ved rapportering.  Det er derfor viktig at feltet for stilling alltid er fylt ut hvis du bruker otp-eksporten.  Mener du at det mangler opplysninger om timer eller stillingen er for liten, så kan det være lurt å sjekke om det finnes stilling på transaksjonene som ikke er med.

Hvis du endrer eller bytter fra en stilling til en annen på en ansatt, skal det alltid være aktiv stilling som rapporteres, men det bør sjekkes i eksporten at rett data blir med når slike endringer skjer. Dette fordi eksporten skjer for en måned av gangen, og en endring av stilling kan ha en dato som endres midt i rapporteringsperioden eller endringen kan ha andre datointervall en det rapporteringen gjelder for.

Spesielle felt:

Avdeling: Bruker felt Avdeling under dimensjon. Er ment som en hjelp til å bestemme grunnlag for arbeidsgiveravgift ved en eventuell retur av data. Er idag kun informasjon.

Endringsdato: Denne vil alltid være utfylt med første dato i aktuell rapporteringsperiode. Ønsker du at lønnsopplysninger du melder inn skal gjelde fra en tidligere periode, endres datoen manuelt på hver ansatt i eksportbildet. Merk at denne endringen lagres ikke, og vil bli tilbakeført til standard når du lukker bildet.

Tilleggslønn: Hvis du ønsker å rapportere en ekstraordinær lønnspost som skal være med i pensjonsgrunnlaget, kan du bruke dette feltet. Fylles inn direkte i eksportbildet, og vil bli nullstilt ved lukking av bildet.

Permisjoner: 

Som en del av rapporteringen til a-ordningen er det nå mulighet for å rapportere permisjoner i arbeidsforhold. Det gir også mulighet til å endre rapportering til otp, uten å gjøre endringer på ansattkortet. I bildet for permisjoner kan du sette på et kryss om aktuell permisjon skal påvirke otp-eksporten eller ikke.  F.eks. hvis en ansatt har 50% ulønnet permisjon, og du ønsker å redusere det faste innskuddet til pensjon, så settes det kryss for Påvirker otp, og dermed rapporteres den ansatte med redusert stilling til forsikringsselskapet.

Settes det ikke kryss i Påvirker Otp-feltet så vil rapportering til forsikringsselskap være som det står på stillingsprosent på ansattkortet, selv om den ansatte har helt eller delvis permisjon.

Innstillinger på lønnsart:

På lønnsarten kan du merke om lønnsarten skal være med i grunnlag for pensjon.  Det må krysses i feltet Med i grunnlag Pensjon på alle lønnsarter som ønskes med i rapportering til otp.

I tillegg har du mulighet til å styre om en lønnsart skal rapporteres som timer.  Dette valget finnes på framsiden av lønnsarten og heter noe så enkelt som: Er timer. Det er bare lønnsarter som har dette krysset (i tillegg til Med i grunnlag pensjon) som kommer med i feltet Periodelønn-beløp og Periodelønn-antall.  En person som er merket fastlønnet og som får utbetalt timer som ikke er merket Er timer vil ikke få oppgitt disse timene i sitt pensjonsgrunnlag.  Merk at det heller ikke betyr noe om timene er merket Er månedslønn, timer som føres i timearter som er merket Er månedslønn blir ikke lagt til Årslønn for fastlønnet. Årslønn hentes kun fra feltet på ansattkort merket Månedslønn.

Eksport av fil til forsikringsselskap:

Når fil skal lages for eksport trykkes eksportknappen nederst i bildet:

Filen vil automatisk få navnet OTPeksport og dagens dato, og du velger hvor på maskinen din du vil lagre filen. Filtype skal alltid være xml.

Da er du klar for å overføre dataene til forsikringsselskapet. Ta kontakt med ditt forsikringsselskap for å få hjelp til å overføre data på en sikker måte. Filen må ikke sendes via mail, da den inneholder sensitive data som personnummer.