OCR tolken

Ved registrering av leverandørfakturaer er det mulig å importere og/eller skanne papirdokumenter. Det kan i visse tilfeller være vanskelig å lese detaljer fra skjermen og skrive dem korrekt inn i fakturamottaket. Det er også ofte tidkrevende å finne frem til aktuell leverandør og manuelt skrive inn alle detaljene.

For å forenkle denne prosessen finnes det en tilleggsmodul som tilbyr OCR-tolkning av dokumentene. Dette for å forenkle prosessen med å skrive inn detaljer fra dokumentet.

Hvordan aktivere ocr tolken?

Ved å "krysse av" Automatisk OCR tolkning vil systemet automatisk aktivere et eget grensesnitt for å gå gjennom resultat fra Ocrtolken når du legger til nye dokumenter.

Eksempel på skjermbilde:

I dette skjermbildet er det lagt opp til å kunne velge tekst direkte på dokumentvisningen enten med mus, eller ved å skrive i registreringsfeltene og la systemet komme med forslag til utfylling.

Systemet vil normalt sett først gjøre en enkel tolkning av fakturaen og komme med forslag på alle felt som den "kjenner igjen".

Systemet har en del standardlogikk som automatisk benyttes for å hente verdier fra den tolkede fakturaen.

Dersom den finner en giro i bunnen av fakturaen prøver den å finne både KID, beløp og bankgironummer. Den bruker da modulus kontroll på KID og bankgiro, og eventuelt kontrollsiffer på beløpet.

Fakturanummer, fakturadato og forfallsdato oppdages ved at det ligger ledetekster foran som antyder innhold i feltet.

Viktig informasjon vedr. forfallsdato

Merk at systemet konsekvent vil forsøke å benytte forhåndsinnstilt kreditdager på leverandøren for å beregne forfallsdato. Det vil si at dersom du har lagt inn "Kredittdager" på leverandøren så vil den alltid forsøke å oppdatere forfallsdato basert på antall dager fra fakturadatoen. Du vil derimot få en advarsel om at dette har skjedd og den vil vise datoen som ble overstyrt (i grønn tekst).

Automatisk tolkning i bakgrunnen

Siden tolkningen kan ta litt tid er det laget funksjonalitet for at systemet automatisk kan tolke alle dokumentene som ligger i samme mappe som aktuelt dokument ligger i.

Denne funksjonaliteten aktiveres i innstillingsbildet som du finner ved å trykke på knappen "Innstilinger".

Hver gang du da åpner Ocrtolk bildet vil den sjekke om det finnes flere dokumenter i katalogen og automatisk aktivere forhåndstolkning av disse slik at man slipper å vente på resultat fra tolken før man kan begynne å registrere/evaluere resultatet.

Du vil kunne se et symbol nede til høyre på hovedskjermen som indikerer at den er aktiv

Dersom du klikker på ikonet (du må kanskje vente litt på respons), vil du kunne velge "Lukk" for å avbryte denne prosessen.

Tekniske detaljer

Følgende filtyper forsøkes tolket:

• pdf, jpg, tif, tiff, bmp og gif

Det er viktig at man ikke aktiverer denne funksjonen i en mappe hvor det finnes andre dokumenter en fakturaer som skal tolkes. Dette siden telleverket løper for hvert dokument som tolkes.

I praksis tolker systemet aktuelle dokumenter og lagrer resultatet som xml-filer i katalogen:

•  %appdata%/Uni Micro as/Ocr

Det er derfor kun aktuelle bruker som vil få tilgang til dem, og det er derfor ikke praktisk for flere brukere å benytte denne funksjonen samtidig.

Leverandørprofilering

Det er mulig å "lære opp" tolken til å kjenne igjen spesielle feltplasseringer for hver leverandør. Dette skjer normalt sett automatisk når du bruker mus får å velge tekst på arket, eller dersom du velger tekst fra listen over alternativer mens du skriver i feltene. Du kan se at systemet "lærer" ved at det dukker opp en meny under registreringsfeltene med navn på felt som systemet har registrert spesielt for denne leverandøren.

For å vise hva som ligger i en regel kan du klikke på feltnavnet i menyen og velge "Vis". Den vil da markere hvor på dokumentet regelen er definert, og den vil vise deg detaljer om regelen i et eget vindu:

I dette eksempelet viser den at regelen gjelder feltet "invoicetotal" (fakturabeløp), og at den normalt sett skal ligge på posisjon 1446,1278. Den kan også ha en ledetekst "betale" som ligger 453 punkt til venstre for beløpet.

På denne måten vil systemet prøve å finne aktuelt beløp ved hjelp av posisjon og eventuell ledetekst.

Slette en regel?

Du kan slette en slik regel dersom den ikke ser ut til å fungere som ønsket. Da klikker du på menyvalget med feltnavnet og velger "Slett".

Kvalitetsikring

Det er viktig at du kontrollerer verdiene som foreslås av tolken og forsikrer deg om at det er korrekte verdier som benyttes. Dette siden det i visse tilfeller kan oppstå feiltolkninger.

Husk at det er du som er ansvarlig for at verdiene som tolkes blir kontrollert og eventuelt korrigert før det går videre til fakturamottaket.