Vedlegg til EHF-Faktura

Når du har lagt til et vedlegg, trenger du ikke å gjøre noe annet enn det du gjør til vanlig, dvs «Lagre», «Lagre og skriv ut» eller «Lagre og send»

I bildet over er det i denne ordren lagt til en bildefil som vedlegg. Dette kan du gjøre ved å benytte «Fil»-knappen eller ved å finne filen på PCèn og så dra den til det grå området til høyre, der det står «Dropp filer og lenker her for å legge til som vedlegg»

Videre er det lagt til en lenke ved hjelp av «Nettsted»-knappen. Her kan du i likhet med filer, dra lenken fra nettleseren og slippe den på samme grå område som beskrevet ovenfor.

Til slutt er det lagt til en ordrerapport som vil bli generert når du har kommet så langt at ordren har blitt overført til faktura og skrevet ut derfra:

Slik vil det se ut i fakturaregistreringsbildet:

Som du ser har alle vedleggene som var lagt til på ordren blitt overført til faktura. Dette vil også gjelde når du samlefakturerer ordre. I tillegg kan du se at ordrerapporten har fått «218» i parentes. Dette betyr at den er knyttet mot ordre nummer 218.

Dersom du vil ha med selve fakturaen som PDF-vedlegg, noe som ikke er påkrevd ved sending via aksesspunkt da selve EHF-filen anses som det juridiske dokumentet, så må du velge «Rapport»-knappen og deretter velge hvilken fakturarapport du vil benytte deg av.

Vedlegg som filer, scann og lenker legger seg i databasen, og ved hjelp av «Kategori»-knappen har du mulighet for å sette en spesifikk dokumentkategori for slike dokumenter om du vil. Disse vedleggene som legger seg i databasen blir også automatisk knyttet mot kunde.

På ordre og tilbud har du kanskje knyttet dokumenter til ved hjelp av «Dokumenter»-knappen eller andre steder i systemet hvor du har mulighet til å knytte et dokument opp mot en ordre eller tilbud. Hvis du da ønsker å få med ett eller flere slike dokument som vedlegg kan du bruke «Dokument»-knappen og velge ønsket dokument.

Når du legger til vedlegg som filer/scann så anbefaler Difi at disse holder seg under 5MB per fil og 25MB totalt. Hvis du likevel velger å legge til filer som er større vil du få en advarsel med spørsmål om du vil ta med eller ei. Difi anbefaler også at det brukes filvedlegg og ikke lenke til et dokument, da mottaker må laste ned slike lenke-vedlegg ved mottak, grunnet at et slik vedlegg bak en lenke kan endre seg i ettertid.

Det er mulig å forhåndsdefinere rapport som vedlegg. Se artikkel om dette her: Forhåndsdefinert rapport som vedlegg