Når du benytter abonnementsmodulen så skal du jevnlig kjøre avregninger, for å få generert fakturagrunnlag til fakturamodulen. Hvor ofte dette skjer, og hvilke utvalg du legger inn i kjøringen er avhengig av de rutinene dere har satt for dette.

De valgene dere har gjort i tariffmakroer, tariffer og på abonnement er med på å bestemme hvilke abonnement som blir med i en avregning. De utvalgene du setter i selve Beregne-bildet har også innvirkning. Du finner her en oversikt over hvilke abonnement som vil bli med for avregning.

Du kan kjøre en beregning flere ganger, frem til du overfører den til fakturamodulen. I det du velger å overføre til faktura mister du muligheten til å gjøre endringer (uten mye manuelt arbeid). Vi anbefaler derfor at du alltid tar backup før du overfører en avregning/beregning til faktura..

Rutinen er denne:

1) Gå inn på Beregn, og legg inn fra/til dato du ønsker på kjøringen.

Lagre når du har lagt inn ønskede datoer

2) Trykk Beregn.

3) Gjør utvalg på hvilke tariffer, kundekategorier og abonnement som skal være med. Se detaljer for hva som bestemmer hvilke abonnement som blir med her.

Du velger først tariffer som skal bli med. Trykk Velg alle dersom du ønsker å avregne alle:

I neste bilde kan du velge kategori, eller eventuelt enkeltabonnement:

Husk at dersom du setter hake for en eller flere kategorier så er det kun abonnement på kunder som er med i disse kategoriene som blir med.

4) I neste bilde får du en oversikt over hvor mange abonnement som blir med, ut fra det utvalget som er gjort:

 5) Når du velger Fullfør vil systemet kjøre gjennom beregningen. Dette kan ta noe tid dersom datamengden er stor. Når beregningen er gjort kommer du inn i dette bildet:

Her har du tre valg: Forhåndsvis, Klargjør for faktura og Klargjør for ordre. Dersom du velger Forhåndsvis har du fremdeles mulighet for å gjøre endringer. Dersom du velger Klargjør for faktura eller ordre har du ingen angremuligheter, se punkt 8.

6) Vi anbefaler at du alltid velger Forhåndsvis først, slik at du kan se på fakturagrunnlaget:

Fakturagrunnlaget kan se slik ut:

7) Dersom du finner feil her, kan du gå ut av beregningen, gjøre endringer og kjøre den på nytt (punkt 1-6). Dersom du da ønsker at systemet skal beregne på nytt må du velge Nei på spørsmålet om du ønsker å gå direkte til fakturering.

8) Dersom du ikke finner feil i fakturagrunnlaget, anbefaler vi at du tar en backup/sikkerhetskopi. Dette fordi du ikke har noen angremuligheter i det du velger Klargjort for faktura eller ordre.

Skulle du finne feil etter overføring har du en stor manuell jobb for å korrigere problemet. Alle faktura må krediteres manuelt (en og en) og alle avregnet til-datoer på abonnement må oppdateres manuelt (en og en) før du eventuelt kan kjøre beregningen på nytt.

9) Når du har en sikkerhetskopi, kan du velge Klargjør for faktura eller ordre. (Velg å gå videre til fakturering når du velger Beregn i punkt 2 på en avregning som alt er kjørt). Du får da denne advarselen, for å minne om behovet for backup:

10) Svar Ja på meldingen, og du kommer inn i samlefaktureringsrutinen, som du kjenner fra fakturamodulen. Velg den avregningen du skal fakturere og kjør gjennom vegviseren.