Tilgangsnøkler

Hva er en tilgangsnøkkel?

Lese- og skriverettigheter og tilgang til de ulike modulene, klientene og årstallene er en grov inndeling av rettigheter. I tillegg vil du gjerne spesifisere rettigheter nedover i systemet. Til dette benytter du Tilgangsnøkler.

Tilgangsnøkler er en samling av rettigheter som gjør det enklere å administrere systemer med mange klienter og mange brukere/brukergrupper. Du definerer en tilgangsnøkkel (f.eks. kundebehandling, bilagsregistrering, el.l.) som inneholder de rettigheter som trengs for å utføre en viss oppgave.

En tilgangsnøkkel kan således inneholde både menyrettigheter og rapportrettigheter. Tilgangsnøkkelen er helt frittstående, og er ikke knyttet til hverken klienter eller brukere. Du definerer derfor typisk kun en oppgave for «kundebehandling», og trenger senere bare å vedlikeholde denne når menyene/rapportgruppene endrer seg.

Tilgangsnøkler er altså et oppsett på rettigheter. Når du skal tildele rettigheter til brukere og brukergrupper, tildeler du retten til en tilgangsnøkkel. Denne tilgangsnøkkelen definerer hva det er brukeren skal få tilgang til.

MERK: Tilgangsnøkler er kun av interesse dersom du ønsker å begrense tilgang innad i en modul. Så lenge du kun skal gi tilgang til moduler, klienter og årstall, kan du hoppe over dette avsnittet.

Spesialnøklene

Det er definert en del standard tilgangsnøkler. Dette er tilgang til de ulike modulene og rapportgruppene, samt administrator-tilgangen. Spesialnøklene kan man ikke redigere.

Opprette tilgangsnøkler

Velg Rediger -> Tilgangsnøkler, eller trykk  for å opprette en ny tilgangsnøkkel eller vedlikeholde en eksisterende.

I det første bildet velger du hvilken modul du ønsker å lage en ny tilgangsnøkkel til.

Trykk så ny. Gi nøkkelen et navn og gjerne en beskrivelse.

Så lenge du er i dette bildet er det den nøkkelen som er markert til venstre du jobber med på høyre side.

Tilgang til menyer:
Under arkfane "Menyer" velger du hvilke menyer brukeren skal få tilgang til. Dersom bruker ikke har tilgang til menyen kan han heller ikke utføre den operasjonen som du finner under menyen. Dersom menyen har en tilsvarende knapp, vil bruker selvfølgelig heller ikke få tilgang til denne.

Visning/Tilgang: - Hake på betyr tilgang. - Hake av betyr ingen tilgang. Setter du på en hake på en meny som har undermenyer, får alle undermenyene også en hake inntil du eventuelt fjerner den, og omvendt. Er haken grå, betyr det at tilgangsnøkkelen gir tilgang til enkelte av menyene i treet under, men ikke alle.

Du navigerer deg nedover i menytreene og setter på og fjerner haker for å tildele og fjerne tilgang.

Husk å gi/fjerne tilgang både under Hovedmeny og for selve bildet (ref neste avsnitt).

Oppbygging
Treet er bygget opp slik at øverst har du et valg for alle menyer i modulen, så kommer hovedmeny for modulen. (Dette er menyene du finner over verktøylinjen i modulen, samt tilsvarende knapper) Trykker du pluss-tegnet til venstre for Hovedmeny Regnskap, får du oversikt over de ulike menyvalgene i hovedmenyen. Her spesifiserer du altså hvilke av menyvalgene i hovedmenyen tilgangsnøkkelen skal gi tilgang til. Har menyene undermenyer, blir det spesifisert videre.

På bildet er det gitt tilgang til Registrere-menyen i regnskapsmodulen, og under den er det kun gitt tilgang til menyen Registrering av bilag og posteringer.

Det er ikke nok å kun gi tilgang til menyene i hovedmenyen. Man må også ha tilgang til de ulike menyene i registreringsbildene. Derfor kommer oversikt over menyene i de ulike registreringsbildene etter hovedmenyen for modulene i hovedtreet.
Det er altså slik at det ikke er nok å kun gi tilgang til hovedmenyen for å komme inn på en funksjon. Man må også få tilgang til alle menyvalgene for funksjonene inne i selve registreringsbildet.

I eksempelet på bildene har man altså gitt tilgang til å komme inn på bilagsregistrering via hovedmeny, i tillegg til at man har gitt tilgang til alle menyene i bilagsregistreringsbildet.

Merk: Skal du gi tilgang til en funksjon, må du gi bruker både tilgang til å komme inn via i hovedmenyen og til å benytte menyene/knappene i registreringsbildet for funksjonen. Tilgang må altså gis på begge steder.

Tilgang til rapportgrupper:

Under arkfane Rapportgruppe gir du tilgang til de ulike rapportgruppene i modulen. Dette fungerer på samme måte som tilgangsfordelingen under Menyer.

NB: Husk å Lagre

Vedlikeholde tilgangsnøkler

Du kan redigere på en tilgangsnøkkel ved å gå inn i veiviseren og der markere den nøkkelen du ønsker å korrigere. Alle endringer du gjør på en tilgangsnøkkel vil gjelde for alle brukere/brukergrupper som har tilgang til denne nøkkelen.

Lage ny tilgangsnøkkel basert på eksisterende

Dersom du skal opprette en ny tilgangsnøkkel som er ganske lik en eksisterende, kan du lage en ny nøkkel basert på denne/kopiere den eksisterende nøkkelen. Dette gjør du ved å markere nøkkelen som skal benyttes som mal, høyreklikke og velge Ny basert på.