Fakturaforslag, akonto og innestående Fakturering via Contracting er satt opp slik at man først lager et fakturaforslag. Dette fungerer som en kladd for faktura og det kan være nyttig spesielt i sluttfasen da kunde gjerne skal godkjenne faktura før endelig fakturering. Dersom du fakturerer ordrer/prosjekter akonto og/eller benytter innestående ved fakturering så har du også denne muligheten. Gjøre klar for innestående og akonto fakturering Det må settes opp to varer for å kunne utføre denne type fakturering. Velg ‘Ingen Lager’ på begge varer. Vurder om du ønsker å differensiere på konteringen på disse varene. Eks; akonto/kontrakts fakturering mot egen salgskonto (3001), og innestående mot egen salgskonto (3002). Sett inn varenr under innstillingene i Prosjektordre: Dette er det eneste stedet du får satt inn innstilling for Innestående. Dersom du ønsker at akontobeløpet skal fordeles på to ulike varer, har du et eget innstillingsbilde for det, under Rediger – Innstillinger – Annet i Fakturaforslag. Husk at du da må ha en ekstra vare også: Denne innstillingen blir lagret per bruker. Du har også tilsvarende innstilling på Faste registre – Klient/System – Systeminnstillinger – Contracting. De akontovarene du setter opp her vil gjelde for alle brukere på klienten. NB! Disse må være på plass for at a-konto-fakturering skal fungere. På fanen for Faktura - Innestående i Prosjektordre setter du opp % ønsket fakturering om du ønsker å ta i bruk fakturering med innestående på et prosjekt. Om det står 0-null i disse feltene så benyttes ikke innestående. Bare første ordre «Hovedordre» har mulighet for fakturering med innestående. 50 000 kommer opp som maks for innestående pga hovedordre har en nettosum på 1 000 000 klar for fakturering. Fakturering akonto m/innestående Oppretting av fakturaforslag kan gjøres fra flere steder, fra fanen fakturaforslag, fra fanen faktura eller som i dette eksempelet fra fanen ordre. Skal du fakturere herifra så markerer du ordren, høyreklikker og velger fakturaforslag. Eller du kan trykke på fakturaforslag oppe på linjen: Velg akonto fakturering i veiviseren. I neste steg vil du få opp valg for Innestående, dersom det er satt opp på ordren. Ellers kommer du til arkfane Akonto, der du kun ser akontodetaljene. Her kan du velge hvilken periode du skal fakturere for (påvirker ikke perioderegnskapet, det er det faktura dato som styrer), og så kan du velge å fylle ut ‘prosent utført ved periodeslutt’ eller sum du ønsker å fakturere. Systemet fyller inn akontovare ut fra de innstillingene du har satt. Fyll inn beløp eller prosent du ønsker å akontofakturere. Her har vi kun en akontovare i innstillingene: Du kan velge å hente opp en ekstra akontovare direkte i bildet, dersom du ønsker. Her har vi to akontovarer i innstillingene, og har lagt inn prosentvis fordeling mellom de to varene i bildet: Du kan velge å fjerne den ene varen, dersom du kun ønsker å fakturere akonto med kun et varenummer. I eksempelet videre er det kun benyttet ett varenummer for akonto. Når du trykker ‘Videre’ får du valg på hvordan du ønsker å tekste fakturaen. Du kan legge inn tekst selv, eller aktivere hakene for å hente tekst fra prosjektet: I siste steg får du opp summen av alle valgene du har gjort. Her kan du manuelt korrigere mer om ønskelig, eller du kan trykke ‘Lag faktura’ for å få generert fakturaen. Du må være obs på fakturadato i steget etter at du har trykket ‘Lag faktura’, i mange tilfeller overstyres fakturadato manuelt her. Sluttfaktura Merk ordre du ønsker å sluttfakturere og trykk ‘Fakturaforslag’. Følg veiviseren gjennom, velg om du ønsker å legge på kommentar. Nå må kontraktssum eller alle varene som opprinnelig skulle vært fakturert legges over i fakturaforslag: Flytt sumlinjen(e) opp slik at det blir ryddig, eller flytt slik du selv ønsker å ha det: Fakturaforslag kan nå lagres via ‘Status’ eller du kan trykke ‘Lag faktura’ for å generere og bokføre faktura. Husk å være obs på fakturadato i veiviseren.