Postutsendelse

Bildet for postutsendelse er todelt. Øverst har du gruppene du kan koble forsendelsene til. Gruppene som finnes ser du til venstre, og til høyre ser du hvilke kunder/leverandører som er medlem i den gruppen som er markert på venstre side. I nederste del av bildet ser du postutsendelser sendt til den gruppen som er markert.


Ny gruppe

For å få til en postutsendelse må du først ha en gruppe å sende til. Du oppretter en ny gruppe ved å velge arkfanen Gruppe og knappen Ny. Skriv inn navn på gruppen og trykk OK.

Så må du legge kunder eller leverandører (deltagere) inn i gruppen. Marker gruppen du skal legge deltagere inn i, og velg Legg til deltagere. Først velger du hvilket register deltakerne skal hentes fra:

I søkebildet søker du opp deltagere som skal være med i gruppen:

Alle linjer i søkeresultatet som er blå i det du trykker OK blir medlemmer av gruppen. (Utvalget skjer på standard måte: Klikk velger kun en linje, ctrl + klikk velger/velger bort en linje og shift + klikk velger en sammenhengende rekke av linjer.)

Etterpå kan du fjerne eller legge til flere deltagere i gruppen. (Du fjerner deltagere ved å markere deltageren som skal fjernes og velge Fjern )


Ny utsendelse

Du kan enten generere postutsendelse som e-post eller som brev.

Dersom du skal sende brev, må du først ha opprettet ønsket mal for brevet. Se her for hvordan opprette mal. Ved utsendelse av e-post, kan du legge ved fil til e-posten. Teksten i e-posten legger du inn i selve utsendelsen.

For å sende en postutsendelse markerer du først gruppen du ønsker å sende til, og så velger du Ny utsendelse. I bildet som kommer opp velger du om utsendelsen skal være e-post eller basert på brevmal.

Brev: Velg Dokumentmal som Forsendelsestype. Legg inn en beskrivelse av forsendelsen (for at du skal kunne kjenne igjen den enkelte forsendelsen i listen senere) Når du trykker OK får du opp en liste over aktuelle brevmaler. Velg den du ønsker å benytte og fyll ut nødvendig informasjon. Se her for mer informasjon om dokumentmaler og hvordan opprette et dokument ut fra en mal.

E-post: Velg Forsendelsestype E-post. Legg inn en beskrivelse av forsendelsen (for at du skal kunne kjenne igjen den enkelte forsendelsen i listen senere) Hent eventuelt opp en fil som skal være vedlegg til e-posten i feltet Vedlegg. I feltet Overskrift skriver du inn det som skal stå i Emne-feltet i e-posten. I feltet E-post hovedtekst legger skriver du teksten som skal stå i e-posten.

Eventuelle innstillinger for e-postforsendelsen, som e-postkonto som skal benyttes, legges inn under Innstillinger nede i bildet.

Send til kontakt tittel: Dersom du har knyttet kontaktene mot titler, kan du velge at systemet skal forsøke å sende til denne epostadressen først. Finner det ikke noen med denne tittelen under kontakter blir mailen sendt til hovedmailadressen.


Når du velger OK i forrige bilde, får du først opp en liste som viser hvilke av kundene/leverandørene i gruppen som har en e-postadresse som kan benyttes og ikke. Trykker du OK her også, vil det bli generert e-post til alle i listen. Mottakeradressene blir lagt i Blindkopi-feltet, slik at mottaker ikke skal se hvilke andre kunder/leverandører som også mottar samme e-post.