Import av data med fastlengde fil

Fastlengde fil

For at du skal kunne importere en fastlengde fil må du vite hvor mange tegn hvert felt som skal importeres er. Disse opplysningene får du fra den du har fått filen fra.

Uni sin database støtter disse feltstørrelsene (dvs at disse feltstørrelsene er maksstørrelse for feltene i filen, men de kan være kortere):

Kunder (de mest aktuelle feltene):
Kundenavn    50
Epost            80
Telefon/Fax   20
Postnummer 10
Poststed        50

Varer
Varenummer 20
Varenavn       60
Varenavn2     60
Enhet             6
Alle prisfelt      8

NB! Husk alltid å ta backup før import!

Velg rett fil i dette bildet og hak av for at det er en Fastlengde fil:

Når du trykker Videre kommer du inn i bildet under og skriver inn feltstørrelser i rutearket øverst. I det midterste arket finner du de 30 første linjene i filen du skal importere. Her ser du hvordan inndelingen blir med de feltstørrelsene du fyller inn.

Eksempel på filinndeling.

I kolonne 1 skriver du inn størrelsen på den første kolonnen. I dette eksempelet er lengden på kundenummeret til kundene som skal importeres 6 tegn. Grunnen til at du fyller inn tallet 6, er at den skal begynne å se etter neste felt etter de første 6 tegnene. Dersom du ikke vet hvor mange tegn det skal være i hvert felt så må du prøve deg frem til du ser i forhåndsvisningen at feltene er riktig inndelt. Etter at du har inndelt feltene i filen trykker du Videre og kommer inn i dette bildet:

 

Bildet er todelt. Til venstre viser dataene fra filen som skal importeres, og til høyre er databasen som filen skal importeres til. I dette tilfellet skal vi importere en tekstfil som inneholder kunder og deres adresse m.m.

Forklaring til venstre side: tekstfilen:

Sample: Inneholder de opplysningene som ligger i tekstfilen. For eksempel navn, adresse, postnummer osv.

Link: Kobling mot databasefelt. Dobbeklikk på databasefeltet som sample-verdien skal legge seg på. Eksempel: Sampleverdien; navn, tilhører databasefeltet navn i tabellen Uni_Customer. Marker derfor sampleverdien der navnene ligger, og dobbelklikk på det tilsvarende databasefeltet (til høyre i bildet) Navn, eller merk begge felt og trykk på = i midten.

Macro: Det vil av og til være nødvendig å gå i dybden av importfilen for å kunne manipulere dataen som skal importeres. Du finner forklaring til denne funksjonen her.

Fast tekst: Legg inn en fast tekst på dette feltet. Dersom du vil at alle kundene skal ha samme telefonnummer (av en eller annen grunn), legger du først til link Telefon fra Uni_Customer-tabellen på sampleverdien telefon (dobbeklikk på databasefeltet), og deretter skriver du inn det telefonnummeret du vil skal være felles for alle kundene.

Avkryssingsboks: Krysser du av i denne boksen, betyr det at du ikke skal ta med recorder der dette databasefeltet er tomt. Krysser du for eksempel av for der du har koblet Sample-verdien mot postnummer-feltet, vil ikke kundenr som ikke har registrert postnummer i filen bli importert.

Forklaring til høyresiden/databasen:

Høyresiden av bildet består av registeret/databasen som filen skal importeres til. Velg hvilken tabell/register du vil lese dataene inn på.

Det finnes enkelte spesiallagde register for denne importrutinen. (Uni_Customer, Uni_Kreditor, Uni_Varer m.m.), Dette for at en skal slippe problemene med koblinger mellom ulike tabeller og lignende.

Bruk tabellen Uni_Customer dersom du skal lese inn kunder til systemet ditt.

Feltnavnene i tabellen står i venstre kolonne. Datatypen til høyre.

Eksempel:

Først kobler du databasefelter: Klikk på feltet Kundenummer (eller feltet som inneholder kundenummer) i tekstfilen (venstre side) og dobbelklikk på feltet Kundenummer i databasen. Deretter markerer du feltet adresse i tekstfilen og dobbelklikker på feltet adresse i databasen, osv. Dersom du har overskrifter i filen som ikke skal importeres må du velge hvilken linje importen skal starte på:

I vårt eksempel er det linje 2. Vi har vist linje 1 når vi koblet feltene da disse inneholdt overskriftene. Det er viktig at du ikke leser inn overskriftene, men begynner på første linje som inneholder data. Det er ikke alle filer som har overskrifter, da kan du sette Start til 1. Du kan bla opp og ned under hele kobling-/linkingsprosedyren for å undersøke hvilke data som ligger under overskriftene. Det som skjer når du blar, er at du viser neste linje i filen i Sample-kolonnen.

Merk: Du kan endre på tekstfilen ved å endre på dataene som ligger i samplekolonnen. Dersom du endrer et navn/adresse/telefon osv, vil de endringene bli lagret i tekstfilen som du importerer.

Trykk Videre og Fullfør når koblingene er klare og Start-verdien korrekt.

Dersom du skal importere datoer, så er det viktig at formatet er satt til ddmmaa, dvs at 31.desember 2025 skal skrives 311225, det skal ikke brukes punktum og heller ikke 4 siffer for årstall.