Import fra tekstfil

For å kunne benytte denne importen må du ha en tekstfil med de data som skal importeres. Feltene i filen må enten ha skilletegn (som semikolon, komma el.l.), eller feltene kan ha en fast lengde.
Dersom du f.eks. har en excel-fil med et kunderegister som skal importeres, kan du lagre filen som en semikolondelt fil. Åpne filen og velg File -> Save as. Velg navn og plassering på filen. I feltet Save as type velger du csv eller sdv:

Når du så har fått en tekstfil, kan du importere denne filen ved hjelp av Import fra tekstfil.
Feltbeskrivelse av tilgjengelige felter ved import av Varer og Kunder finnes her: Uni_Varer og Uni_customer

NB! Husk alltid å ta backup før import!

Først må du angi filnavn. Bruk søkeknappen til å bla gjennom etter tekstfilen. Merk filen du skal importere og klikk deretter Åpne. Deretter finner du ut om det er en fastlengde fil eller en fil med skilletegn. Angi filtype og trykk Videre.

Fastlengde fil

For at du skal kunne importere en fastlengde fil må du vite hvor mange tegn hvert felt som skal importeres er. Disse opplysningene får du fra den du har fått filen fra.

Uni sin database støtter disse feltstørrelsene (dvs at disse feltstørrelsene er maksstørrelse for feltene i filen):

Kunder (de mest aktuelle feltene):
Kundenavn    50
Epost            80
Telefon/Fax   20
Postnummer 10
Poststed        50

Varer
Varenummer 20
Varenavn       60
Varenavn2     60
Enhet             6
Alle prisfelt      8

Når du har valgt rett fil kommer du inn i dette bildet og skriver inn feltstørrelser i rutearket øverst. I det midterste arket finner du de 30 første linjene i filen du skal importere. Her ser du hvordan inndelingen blir med de feltstørrelsene du fyller inn.

Eksempel på filinndeling.

I kolonne 1 skriver du inn størrelsen på den første kolonnen. I dette eksempelet er lengden på kundenummeret til kundene som skal importeres 6 tegn. Grunnen til at du fyller inn tallet 6, er at den skal begynne å se etter neste felt etter de første 6 tegnene. Dersom du ikke vet hvor mange tegn det skal være i hvert felt så må du prøve deg frem til du ser at feltene er riktig inndelt. Etter at du har inndelt feltene i filen trykker du Videre

Rutinen videre er den samme som import av filer med skilletegn. 

Import av filer med skilletegn

Her angir du det skilletegnet som er i filen. Dersom den er semikolonseparert velger du denne, tabulatorseparert = TAB, kommaseparert = Comma. Dette må du vite på forhånd. Åpne eventuelt tekstfilen og se etter hvilket skilletegn som er brukt. Klikk Videre.

Bildet er todelt. Til venstre er filen som skal importeres, og til høyre er databasen som filen skal importeres til. I dette tilfellet skal vi importere en tekstfil som inneholder kunder og deres adresse m.m.

Forklaring til venstre side: tekstfilen:

Sample: Inneholder de opplysningene som ligger i tekstfilen. For eksempel navn, adresse, postnummer osv.

Link: Kobling mot databasefelt. Dobbeklikk på databasefeltet som sample-verdien skal legge seg på. Eksempel: Sampleverdien; navn, tilhører databasefeltet navn i tabellen Uni_Customer. Marker derfor sampleverdien der navnene ligger Navn, og dobbelklikk på det tilsvarende databasefeltet (til høyre i bildet) Navn, eller merk begge felt og trykk på = i midten.

Macro: Det vil av og til være nødvendig å gå i dybden av importfilen for å kunne manipulere dataen som skal importeres. Forklaring til denne står beskrevet lenger nede i artikkelen.

Fast tekst: Legg inn en fast tekst på dette feltet. Dersom du vil at alle kundene skal ha samme telefonnummer (av en eller annen grunn), legger du først til link Telefon fra Uni_Customer-tabellen på sampleverdien telefon (dobbeklikk på databasefeltet), og deretter skriver du inn det telefonnummeret du vil skal være felles for alle kundene.

Avkryssingsboks: Krysser du av i denne boksen, betyr det at du ikke skal ta med recorder der dette databasefeltet er tomt. Krysser du for eksempel av for der du har koblet Sample-verdien mot postnummer-feltet, vil ikke kundenr som ikke har registrert postnummer i filen bli importert

Forklaring til høyresiden/databasen:

Høyresiden av bildet består av registeret/databasen som filen skal importeres til. Velg hvilken tabell/register du vil lese dataene inn på.

Det finnes 4 spesiallagde register for denne importrutinen. (Uni_Customer, Uni_Kreditor, Uni_Trans, og Uni_Konto), Dette for at en skal slippe problemene med koblinger mellom ulike tabeller og lignende.

Bruk tabellen Uni_Customer dersom du skal lese inn kunder til systemet ditt.

Feltnavnene i tabellen står i venstre kolonne. Datatypen til høyre.

Eksempel:

Først kobler du databasefelter: Klikk på feltet Kundenummer (eller feltet som inneholder kundenummer) i tekstfilen (venstre side) og dobbelklikk på feltet Kundenummer i databasen. Deretter markerer du feltet adresse i tekstfilen og dobbelklikker på feltet adresse i databasen, osv. Så setter du telleren for hvilken linje den skal begynne å lese fra.

I vårt eksempel er det linje 5. Vi har vist linje 4 når vi koblet feltene da disse inneholdt overskriftene. Det er viktig at du ikke leser inn overskriftene, men begynner på første linje som inneholder data. Det er ikke alle filer som har overskrifter, da kan du sette Start til 1. Du kan bla opp og ned under hele kobling-/linkingsprosedyren for å undersøke hvilke data som ligger under overskriftene. Det som skjer når du blar, er at du viser neste linje i filen i Sample-kolonnen.

Merk: Du kan endre på tekstfilen ved å endre på dataene som ligger i samplekolonnen. Dersom du endrer et navn/adresse/telefon osv, vil de endringene bli lagret i tekstfilen som du importerer.

Trykk Videre og Fullfør når koblingene er klare og Start-verdien korrekt.

Makro

Av og til kan det være nyttig å manipulere dataen som skal inn i systemet. Det kan du gjøre på følgende måte: Klikk på knappen Makro.

I venstre kolonne gir du navn til makroen. Høyre er formel.

Når du referer til feltene i filen gjøres dette med: [feltnr] Det vil si at [3] refererer til felt nr tre. Du refererer til andre macroer i lista på denne måten: [macronavn]

Summacro i dette tilfellet (første macroen) kan leses slik: Verdien i felt 3 skal deles på 100. Summen av dette skal ganges med 1 eller -1. Dersom verdien i felt 2 er D skal det ganges med 1 ellers skal det ganges med -1.

Fiktivdato-macroen virker slik: Den returnerer de 4 første feltene i felt nr. 4 og legger til verdien i felt [6] på slutten. (legger til teksten i felt 6 etter, utfører ikke matematikk)

Midfunksjonen har tre parametre. De adskilles med semikolon (;) Første argument er teksten(strengen), andre parametre er hvor den skal begynne og tredje er hvor mange tegn den skal ta.

Iif -funksjonen har også tre parametre. Første er utrykket som skal evalueres, andre er verdien som skal returneres dersom uttrykket er sant (True) og tredje er verdien som skal returneres dersom det ikke er sant (false).

Du tester utrykkene ved å trykke på !-knappen. Da får du verdien makroen ville returnert på den recorden du står i.

Når du skal bruke makroene i importrutinen markerer du feltet og kolonnen for Makro.

Lagre script: Dersom du ønsker et standardoppsett for å importere data (for eksempel kunder), kan du velge Save scriptfile/Lagre innstillinger til fil:

Neste gang du nå skal importere kunder (med det samme oppsett som det du brukte når du lagret scriptfilen) kan du velge Open scriptfile/Åpne innstillinger fra fil før du importerer. Da linker feltene seg sammen selv og tildeler makroer der det er bestemt automatisk.

Klikk Videre når du skal starte importen. Klikk deretter Fullfør. Trykk Avbryt når du skal lukke bildet.