Eksport og import av rapporter

Rapportene i V3 ligger i en database som heter UTOOL på SQL-serveren. Alle rapportene som blir laget blir lagret i denne databasen. Du vil derfor ikke kunne finne igjen disse rapportene i noen mappe på maskinen.

Alle rapporter har mulighet til å være tilgjengelige for alle brukere. Tilgang til rapporter kan begrenses i Administrasjon – Brukergrupper i hovedmenyen på V3. På egendefinerte rapporter kan du bestemme på den enkelte rapport om den skal være tilgjengelig for alle brukere og på alle klienter.

EKSPORTER RAPPORT

Menyvalg: Rapporter – Rapportoversikt - Import/Eksport - Eksporter rapport (eller Send rapport)

OBS !!
Skal du eksportere/importere blanketter (for eksempel fakturablanketter, ordreblanketter, pakksedler og lignende) må du være pålogget som administratorbruker i V3.

I dette tilfellet tar vi for oss det mest vanlige, eksport av fakturablankett.

Bildet i rapportoversikten er todelt. Til venstre finner vi de forskjellige rapportgruppene, mens til høyre ligger rapportene i hver gruppe.

• Velg gruppe som du skal eksportere fra. Når du skal eksportere blanketter (faktura, ordre, tilbud osv) må du velge gruppen som heter Blanketter. Dobbelklikk på denne. Dersom du ikke finner denne gruppen er det fordi du ikke er pålogget som administrator. Kontakt systemansvarlig dersom du ikke ser denne gruppen.
• Marker gruppen som blanketten ligger i. Velg så blanketten som skal eksporteres og trykk på Import/Export i menyen.
• Dersom du skal sende blanketter på epost velger du Send rapport.
• Dersom du skal lagre rapporten, velger du Eksporter rapport
• Velg hvor du vil lagre rapportfilen (for eksempel på Skrivebordet).

• Trykk Lagre når du har valgt hvor den skal lagres.
• Nå vil en kopi av rapporten være eksportert ut fra databasen og ligger som en fil på maskinen.

IMPORTER RAPPORT

Menyvalg: Rapporter - Rapportoversikt - Import/Export - Importer rapport

Dersom du får en rapport/blankett tilsendt fra Uni Micro AS eller andre og skal importere den i systemet ditt, må du gjøre følgende:

• Du vil sannsynligvis ha mottatt rapporten i en epost. Det første du da må gjøre er å lagre rapporten/vedlegget et sted på maskinen din.
• Lat oss si at du lagrer den på Skrivebordet ditt. Start opp V3 og gå inn i fakturaprogrammet. Gå på Rapporter – Rapportoversikt. Dersom det er en blankett du har fått (faktura, ordre, tilbud, pakkseddel osv.) må du velge gruppen som heter Blanketter. Denne gruppen har du kun tilgang til dersom du er pålogget som administrator.

• I vårt eksempel skal vi importere en fakturablankett. Dobbelklikk på gruppen som heter Blanketter. Under denne gruppen ligger det undergrupper for hver type blankett, Faktura, Ordre, Tilbud osv.

• Marker gruppen som heter Faktura for å importere blanketten du har fått tilsendt.

• Klikk på Import/Export i menyen og velg Importer rapport. Bla gjennom til du finner rapporten. I vårt eksempel hadde vi lagret fakturablanketten som vi fikk på Skrivebordet. Marker filen og velg Åpne.

• Legg så inn et navn på rapporten. MERK: Du MÅ legge inn en beskrivelse for at du skal få importert rapporten.

• Trykk OK for å fullføre importen. Rapporten blir nå lagret i databasen, og blir tilgjengelig for den gruppen som du har valgt den skal være tilgjengelig for.

Slik ser det ut når rapporten er kommet på plass:

Dersom du skulle fått en rapport tilsendt som du har i databasen fra før vil du få melding om dette dersom filnavnet er lik det som ligger i databasen. Da må du eventuelt endre navn på filen du skal importere, eller slette rapporten som ligger i systemet ditt allerede – forutsatt at blanketten du får skal erstatte den som ligger der fra før.