Gjennomgang av eFaktura

Nå følger en mer detaljert forklaring over hvordan hver av de tre prosessene foregår. Bildene i denne delen er av eldre type, da det dessverre ikke finnes testdata for å ta nyere bilder.

Av/påmelding av kunder

Kunder melder seg på eFaktura i sin nettbank eller f.eks. i Vipps. Se hvordan du oppdaterer ditt kunderegister med kunder som ønsker/ikke ønsker eFaktura her.

Eksport av eFakturafiler

Dette er den minst kompliserte rutinen i hele eFakturasystemet. Man trykker på knappen Generer eFaktura fil og, etter at systemet har jobbet ferdig, får man vanligvis følgende melding:

Dette betyr at alt gikk bra, og filen som du skal laste opp til Nets befinner seg på angitt sted.

En kan også få denne meldingen:

Dette betyr at det for øyeblikket ikke er noen fakturaer å eksportere. For at en faktura skal eksporteres, må kunden være påmeldt, forfallsdato må ikke være bakover i tid, og fakturaen må ikke være sendt som eFaktura tidligere.

Innlesing av Kvitteringsfiler

Stå på en linje med en kvitteringsfil. Trykk på knappen Les inn fil(er).

Første (og eneste) bilde i veiviseren ser slik ut:

Hvis filen har korrekt format, er alt klart for å oppdatere databasen med informasjon fra kvitteringsfilen. Hvis noe er galt med filen, vil du få en melding om dette.

Det eneste som gjenstår er da å trykke på OK knappen. Databasen blir da oppdatert, kundene blir avkrysset for eFaktura og kvitteringsfilen blir flyttet til katalogen for innleste filer.

Oppsummering - eFakturaløpet

Av/påmelding av kunder må skje først.

Eksport av eFakturafil vil selvsagt generere en fil til Nets.

Innlesing av kvitteringsfiler vil ikke generere noen returfil til Nets.

Lett oppsummert, betyr dette at etter innlesing av av/påmeldingsfiler og eksport av eFaktura filer, så må du laste opp filer til Nets.

Av- og påmelding av kunder før desember 2021:

Kunder melder seg på eFaktura i sin nettbank. Den eneste opplysningen kunden trenger for å gjøre dette er sin eFakturareferanse (som vanligvis er kundens kundenummer i Unimicro V3). Kunder kan også melde seg av eFaktura i nettbanken sin hvis de ønsker det.

Nets genererer daglig en fil som inneholder alle nye av/påmeldinger. Etter at du har lastet ned filen og plassert den i katalogen for inngående filer vil den vises i listen over Ikke innleste filer, og i filtype-kolonnen vil det stå <Av/påmeldingsfil>

Når man har en slik fil i listen, trykker man på knappen Les inn fil(er). En veiviser for av/påmelding av kunder vil da bli startet.

Veiviser for av/påmelding

Slik ser første del av veiviseren for av/påmelding ut. Hvis filen har korrekt format (altså følger Nets sin standard for av/påmeldingsfiler i eFaktura), vil skjermbildet se ut som ovenfor. Hvis det er noe galt med filen, vil du få melding om det her. Forutsatt at filen er lest, og at formatet er korrekt, trykker man på knappen Neste, og får frem en liste over innholdet i filen.

Merk: Siden skjermbildene i denne manualen er fra en testklient, er kundenavnene som du sikkert ser litt rare

Kort beskrivelse av innholdet i listen:

• Godta - Hvis denne er krysset av, vil kunden bli påmeldt eFaktura i ditt system (men ikke før du har sendt returfil til Nets slik at de får registrert at du godkjenner påmeldingen)
  
  
• Navn - Kundens navn i din database. Oppslaget blir gjort på eFakturareferanse (som er kundenummer).
  
  
• Fil fornavn - Kundens fornavn i påmeldingsfilen.
  
  
• Fil etternavn - Kundens etternavn i påmeldingsfilen.
  
  
• Handling - Om det er påmelding, endring eller avmelding. Påmelding/endring vises med henholdsvis en A eller C. Den eneste praktiske forskjellen på disse to er at første gang du mottar en kunde, vil det være A, deretter vil alle nye forsøk på påmelding av samme kunde ha verdi C istedenfor. Disse behandles ellers likt, altså kunden blir merket som påmeldt hvis det er avkrysset i kolonnen Godta
  
  

Feltet Godta blir automatisk avkrysset av systemet hvis følgende kriterier er til stede:

• Kundenavn i database stemmer overens med en kombinasjon av fornavn / etternavn fra filen. Det betyr at hvis kunden f.eks. har Navnet sitt i databasen slik: Atle B. Olle, og filen fra Nets inneholder Atle Børge og Olle som for/etternavn så vil ikke systemet automatisk krysse av for at denne kunden skal godtas.
• Minst en av kundens adresser i databasen har samme postnummer/sted og adresse1 felt som filen fra Nets.
  
  

Hvis systemet ikke finner noen kunde som stemmer overens med eFakturareferansen (kundenummer) i filen, vil kolonnene Kundenr og Navn være tom. Du bør derfor manuelt sjekke alle kunder som ikke er avkrysset, men hvor de to kolonnene har innhold. Dette gjøres ved å trykke på knappen i feltet Kundenr.

Merk: Knappen i feltet Kundenr er kun synlig når feltet har fokus (se på bildet over).

Detaljvisningen av en kunde

Øverste halvdel av bildet viser all kundeinformasjon i filen fra Nets, mens nederste halvdel viser all kundeinformasjon i databasen. Hvis knappen Se flere adresser ikke er grå, har kunden flere adresser, og du kan velge hvilken du ser ved å trykke på knappen.

Når bør du godta en kunde?

Hvis det er tydelig at det eneste som gjør at systemet ikke kjenner igjen navn / adresse / postnr / poststed er en mindre skrivefeil, eller f.eks. et mellomnavn, kan du nok godta kunden.

Hvis ingen av kundens adresser stemmer overens med den i filen, eller ett av navnene er helt feil, er det nok ikke så lurt å godta kunden, siden det kan være en annen person. Typisk hvis en av dine kunder har oppgitt feil eFakturareferanse ved påmelding i nettbanken sin.

Uansett vil et trykk på knappen Godta føre til at vedkommende krysses av i listen over kundene i filen. Det er også mulig å krysse av kundene direkte i listen over kunder om ønskelig (men en kan da ikke være like sikker på at det faktisk er riktig kunde man godtar).

Til slutt bør det nevnes at det er ikke mulig å godta kunder i listen hvis eFakturareferanse i filen ikke stemmer med noe kundenummer i databasen.

Når du er ferdig med avkryssingen (altså de kunder som har korrekt informasjon er krysset av, og resten er ikke krysset av) er det på tide å trykke på knappen Fullfør.

Systemet merker da de godkjente kundene for eFaktura, og genererer en returfil til BBS. Du får også en melding om hvor denne returfilen ble plassert:

Navnet på returfilen vil alltid være retfile_ + navnet på den filen som ble lest inn.

Varianter av kundelisten

En av/påmeldingsfil fra Nets kan inneholde både kvitteringer på tidligere påmeldinger og nye av/påmeldinger. Du vil da få en todelt liste:

Øverst ser vi en ny påmelding for kundenummer 100009. Under ser vi en kvittering på en tidligere returfil fra oss hvor vi har avvist kundenr 100000. Grunnen til avvisningen var at etternavnet var helt feil (se tidligere i dette kapittelet, hvor kunden forsøkes påmeldt med etternavn Pedersen).

MERK: De linjene i listen som beskriver innholdet står under det de beskriver. Teksten "Av/påmelding av kunde. Hvis Godta ikke er krysset av,så bør du sjekke detaljene" viser altså til kundenr 100009, ikke kundenr 100000.

Hvis du synes det er forvirrende med kvittering fra Nets på din kvittering for tidligere påmelding, bør du lese kapittelet om Filer i eFakturaløpet.