Grunndata til Unimicro Lønn - Opprett eller importer ansatte Her finner du informasjon om hvordan du registrerer ansatte i Unimicro Lønn. Har du 10 ansatte eller mindre? I så fall kan det være like enkelt å opprette alle ansatte og arbeidsforhold manuelt. Du finner informasjon her: https://hjelp.unimicro.no/lonn/nye-ansatte. Du blir samtidig bedre kjent med systemet. Ønsker du å importere ansatte og arbeidsforhold mm? Her finner du kort forklaring til hvordan du importerer ansatte, arbeidsforhold og permisjoner: https://hjelp.unimicro.no/importere-ansatte-og-arbeidsforhold Her finner du film om hvordan du eksporterer en mal fra Unimicro Lønn, og fyller inn med data fra V3 Lønn: Hente ansatt-data fra V3. Her finner du film om hvordan du importerer ansatte og arbeidsforhold til Unimicro Lønn: Importere ansatte, arbeidsforhold og permisjoner til Unimicro Lønn Nedenfor finner du manual som også viser hvordan du henter ut data fra V3 Lønn. Kort fortalt blir fremgangsmåten slik: Start ansattimporten og last ned avstemmingsinformasjon fra Altinn. Last ned Excel-mal. Eksporter Excel-uttrekk fra V3 Lønn med ansattinformasjon, som du kan fylle inn i Excel-importmalen. Fyll inn data fra punkt 3 i malen, og lagre Importer ansatte Kontroller resultatet 1: Start ansattimporten og last ned avstemmingsinformasjon fra Altinn. Gå på Innstillinger (tannhjulet oppe til høyre i bildet), og velg Importsentral Finn valget Import av ansatte, og velg Importer: Velg Ansatte, og Ansatte med arbeidsforhold A07, samt Permisjoner: Velg Start veiviser. Velg Send forespørsel til Altinn, og hent ned avstemmingsskjema (følg vegviseren): Velg Neste når du har fått inn avstemmingsfilen. Du får en oppsummering av hva som finnes i A07-filen: Velg Neste 2: Last ned importmal: Velg Last ned Excel-mal: 3: Eksporter ut data fra V3 til Excel Importfunksjonen i Unimicro Lønn kombinerer A07 med opplysninger i Excel for å få inn detaljer på ansatte. Det er Fødselsnummer/personnummer som er nøkkelen mellom de to. Du laster ned en Excel-mal, og skal fylle inn data i den. Rekkefølgen og kolonneoverskriftene må være nøyaktig de som viser i malen. Vi velger derfor å eksportere ut data til Excel, og kopiere dem over i malen. For å få til dette, gå i Oversikt (den grønne haken) i V3 lønn, og velg register Ansatt. Du kan ha redigert på hvilke kolonner/felter som viser i oversikten, men det kan f.eks. se slik ut: Trykk knappen Feltvelger. Du kommer da inn i bildet der du kan redigere på hvilke kolonner som viser i bildet. Det feltet som viser øverst i listen, er det som kommer lengst til venstre i søkeresultatet. Vi vet fra malen at vi trenger disse feltene, i denne rekkefølgen: Ansattnummer Navn Personnummer (Fødselsnummer) Internasjonal id (ikke tilgjengelig for eksport før i 3.74) Internasjonal id type (ikke tilgjengelig for eksport før i 3.74) Internasjonal id land (ikke tilgjengelig for eksport før i 3.74) Bankkontonummer Adresse1 Adresse2 Postnr Poststed Landkode for telefon (ikke tilgjengelig for eksport) Telefon/mobil e-postadresse I skrivende stund mangler det felt for Internasjonal id. Det må derfor fylles inn i malen manuelt. Her håper vi å få til bedre løsninger, oppdateringer blir lagt ut her og i underartiklene. Det ser ut til at det kommer i versjon 3.74. Du begynner med å fjerne feltene du ikke skal ha. Klikk på Telefaks, og velg Skjul felt: Gjenta for Lønnsslipp for e-post. Du avventer å skjule felt for telefon/mobil. Etter navn skal du ha Fødselsnummer. Det feltet heter Personnummer i Oversikt. Da klikker du på Telefon (for felter blir satt inn før det feltet du har markert) og velger Sett inn felt. Velg det feltet som skal settes inn fra listen og velg OK: Sett også inn felt for bankkontonummer etter Personnummer. Feltet for bankkontonummer heter Giro-nummer. Etter Giro-nummer skal du ha Adresse. Klikk på Adresse, og benytt pil-knappene til å flytte feltet til etter Giro-nummer: Når du har fått på plass Adresse, så må du sette inn feltet Adresse2 etterpå. Benytt piltastene for å flytte kolonnene en og en slik at de får denne rekkefølgen: Trykk OK når du har fått alle feltene til korrekt sted. Tilbake i Oversikt ser det da slik ut: Velg så Eksport til Excel for å få søkeresultatet over til Excel. Husk å gi filen et navn og lagre den et sted der du finner den igjen. Dersom du har mange ansatte i listen som har sluttet, kan du f.eks. velge å søke opp kun alle aktive ansatte. Husk at du da må gjøre to søk, og så eventuelt slå sammen fra begge Excel-filene til en fil. Du må søke opp alle der Status (aktiv) er blank: Og du må i tillegg søke opp alle som har Status aktiv lik 0: Du kan også bare fjerne ansatte fra listen før eksport (Fjern fra listen), eller rett og slett slette rader fra Excel etter eksport. Et siste alternativ er å ikke redigere utvalget i det hele. Du kan velge å fjerne ansatte fra importbildet. Vår liste ser til slutt slik ut i Excel: Malen for import til Unimicro Lønn har kun ett felt for telefonnummer. Du valgte å eksportere både Mobil og Telefon. Her ser du at du kun har registrert i feltet for Mobil, så du kan slette kolonnen Telefon. Dersom du har telefonnummer i begge kolonner, flytt alle telefonnummer til den ene kolonnen, og slett den andre. Da ser det f.eks. slik ut: 4: Fyll inn data fra punkt 3 i malen, og lagre Du finner filen i den mappen din nettleser laster ned til. Dobbeltklikk flien for å åpne den. Husk å velge Aktiver redigering for å få lagt inn data i malen: Nå kan du kopiere dataene du eksporterte fra V3 over i Excel-malen. Legg merke til at malen har noen kolonner som ikke finnes i listen du eksporterte. Sett inn tomme kolonner der, slik at filen fra V3 ser slik ut (de tomme kolonnene vist med gult): Sett inn kolonner ved å høyreklikke på kolonnebokstaven til høyre for du vil ha kolonnen, og velg Sett inn. Du kan nå kopiere over i malen. Husk å kun ta med data når du kopierer (ikke ta med overskrifter): I malen skal det se slik ut når du er ferdig: Dersom du har ansatte med internasjonal id, kan du fylle det inn i kolonnene for det. Husk alle tre feltene. Lagre ferdig fil med det navnet og den plasseringen du vil. 5: Importer ansatte til Unmicro Gå tilbake i Unimicro Lønn i vegviseren. Dersom du har lukket ned i mellomtiden, går du til Innstillinger - Importsentral - Importer ansatte. Velg A07 og Permisjoner. Hent opp A07-filen, velg videre og så: Hent opp den ferdige importmal-filen med data fra V3 ansattregister i: Velg Neste Du får så en liste som viser alle ansattdata: Her kan du redigere. Du kan f.eks. bruke Søppelspann-knappen for å fjerne ansatte du ikke vil ha importert. Du kan også bruke tannhjul-knappen øverst til høyre i tabellen dersom du ønsker å se flere felter. Når du er fornøyd Velg Start import. Du får opp et fremdriftsbilde, og denne meldingen når importen er fullført: Velg Fortsett Du får så en oversikt over hvilke permisjoner som blir importert. Velg Start import: Du får en melding om hva som ble importert: 6: Kontroller resultatet Når du velger fortsett kommer du inn i listen over ansatte: Det vil mangle noe informasjon på ansatte og arbeidsforhold. Dettee vil du kunne legge til senere. (Se de følgende artiklene)Her er en liten oversikt over detaljene i bildet: Knappen for å komme inn til Lønn Du kan enkelt søke opp ansatte, dersom listen er lang. Som du ser finnes det filter på Aktive, Inaktive og Alle ovenfor. Bruk knappen Ny ansatt for å opprette nye ansatte Knappen Hent skattekort tar deg til bildet for å hente skattekort fra altinn. Under Flere valg har du valg for f.eks. Trekkmaler (der du kan opprette maler for trekk, og knytte ansatte mot trekket). Du kommer inn på detaljene for en ansatt ved å klikke på linjen. Inne på ansatte kan du komme tilbake til ansattlisten ved å klikke Ansatte i meny-stien øverst, eller ved å velge Lønn-knappen og Ansatte under den. Kontroller i første omgang at du har fått inn de ansatte de skal. Kontroller at bankkontonummer og e-post er korrekt, og at de har fått korrekte arbeidsforhold. (Klikk på id-en til arbeidsforholdet for å komme inn på detaljene) Videre til neste punkt.Tilbake til hovedside for overføring av data.Tilbake til hovedside om overgang til nytt lønnssystem.