Stilling og lønn - hva blir rapportert og når Vi opplever at enkelte tror at du ikke kan utbetale lønn til en ansatt dersom det ikke finnes en aktiv stilling på den ansatte. Dette er en misforståelse som gjerne fører til følgefeil. Vi vil derfor her forsøke å forklare hva som blir med i a-melding, og når. Legg også merke til at det er viktig å legge inn sluttdato så snart som mulig etter den ansatte har sluttet, ikke vent . . . . . A-meldingen inneholder forskjellig informasjon, til forskjellige etater. Du skal kunne rapportere det uavhengig av hverandre. Først og fremst har du informasjon om ytelser og lønn. Det som bestemmer om det blir rapportert i a-meldingen er oppsettet under a-meldingen på lønnsarten som blir benyttet: Lønnen følger fødselsnummeret til den ansatte, og blir rapportert uavhengig av om det finnes en åpen stilling eller ikke. En ansatt som har sluttet kan f.eks. ha avtale om etterlønn i lang tid etterpå. Så det er ingenting i veien for å utbetale og rapportere lønn selv om arbeidsforholdet er avsluttet. Så har du stillingen på den ansatte (stilling = arbeidsforhold i veiledningen til a-meldingen). Dette er informasjon som blant annet AA-registeret (og SSB) skal ha. Ansatt-dato og sluttdato på stillingen bestemmer inn- og utmelding i AA-registeret, for ordinære og maritime arbeidsforhold. Det er derfor viktig at du setter sluttdatoen når den oppstår. Ikke vent til du er ferdig med sluttoppgjøret, eller til feriepengene er utbetalt. Det er dersom du venter at du kan få følgefeil. Hva er det som blir med i a-meldingen? Som nevnt for lønn og ytelser, så er det oppsettet på lønnsarten som bestemmer. Dersom lønnsarten er satt opp for a-melding, så blir lønnspostene med. Det er i tillegg utbetalingsdatoen på lønnskjøringen som bestemmer hvilke lønnsposter som blir med i a-meldingen for en periode. For stillinger er det litt mer komplisert: Alle stillinger som har en ansatt-dato blir med, så lenge det ikke finnes en sluttdato på stillingen. Sluttdatoen må rapporteres til a-ordningen. Stillinger med sluttdato blir derfor også med i a-meldingen, men kun et visst tidsintervall: Stillinger med sluttdato blir rapportert så lenge sluttdatoen er inntil 45 dager før første dato i perioden du leverer a-melding for. Så blir det stopp. Det er derfor du gjerne får følgefeil (melding med kode MAGNET_EDAG-108 om manglende rapportering av arbeidsforhold) dersom du venter med å sette sluttdatoen. Eksempel 1: Sluttdato er satt til 30.04 (etter at siste a-melding ble levert), og du skal levere a-melding for juni. Stillingen blir da med, for sluttdato er innenfor 45 dager før 01.06. Eksempel 2: Sluttdato er satt til 10.04 (etter at siste a-melding ble levert), og du skal levere a-melding for juni. Stillingen blir da ikke med, for sluttdato er ikke innenfor 45 dager før 01.06. (20 dager i april + 30 dager i mai = 50). Du vil da få melding om manglende rapportering. Løsning: lever først en erstatningsmelding for mai, slik at sluttdatoen blir rapportert, og lever så erstatningsmelding for juni igjen. Hva må vedlikeholdes på stillinger? Ansatt-dato og sluttdato må selvsagt vedlikeholdes, for inn- og utmelding av AA-registeret Når det gjelder resten av opplysningene så må vi henvise til veiledningen til a-meldingen, og informasjon fra a-ordningen. Legg merke til at det er naturlig å vedlikeholde Stillingsprosent, Siste dato for endring av stillingsprosent og Siste lønnsendringsdato dersom det skjer endringer.