Bokføre og betale utlegg

Bildet for reiser og utlegg

Utlegget vil dukke opp i listen du får ved å gå inn på Reise og Utlegg fra Hovedmeny:

 
Detaljene til det utlegget (eller den reisen) som er markert i listen viser til høyre. Dersom du velger arkfane Dokument vil du få opp en rapport om utlegget:

 
Du blar mellom sidene i rapporten ved å klikke og dra opp eller ned (når musepeker ser ut som en hånd). Etter side 2 vil eventuelle vedlegg vise.
 
Du kan koble de ulike reisene og utleggene mot bruker som skal behandle dem. Det gjør du i feltet Behandles av. Du kan så velge å se kun de som er koblet mot din bruker ved å velge Rediger - Skjul poster som behandles av andre:

 
Du vil da se kun de som er koblet mot din bruker i Behandles av, samt de som ikke er koblet mot noen bruker. Slår du av valget så vil du se alle oppføringene i listen igjen.
 

Bokføre og betale utlegg:

Når du er klar til å overføre reisen til regnskap, pass på at den er markert og velg knappen Bokfør og betal, øverst til høyre i bildet:

 
Du får da opp bildet for å bokføre og betale et utlegg:

 
Øverst i bildet ser du generell informasjon om utlegget. Der står referansen eller id-nummeret som utlegget har på web, samt navnet. Du vil også se en kobling mot eventuell ansatt, og til leverandør.

Bokføring og betaling vil reskontroføre posten. Dersom du overfører et utlegg uten kobling mot leverandør vil du få opp denne meldingen:

Dersom du svarer Ja vil systemet opprette en ny leverandør. Dersom du velger å svare Nei og avbryte, så kan du søke opp en eksisterende leverandør. Neste utlegg på samme web-bruker huske koblingen til leverandør, enten du kobler mot en eksisterende eller velger å opprette ny.

Til høyre for ansatt og leverandør er et grønt felt. Her vil det som den ansatte har oppgitt i feltet Formål på web vise.

Under ser du også mva-beløp og totalsum på rapporten. Dette er det som bruker har registrert på web. Dersom det f.eks. ikke er grunnlag for å kreve mva-fradrag, eller bruker har registrert med en reisetype på web som gir feil mva-sats, så kan du overstyre det i konteringen.

Dersom den ansatte har fått utbetalt et forskudd for utlegget, så kan du oppgi dette i feltet Forskudd. (Den ansatte kan også oppgi dette på web.). Da blir et eventuelt forskudd trukket fra beløpet til utbetaling. Dersom den ansatte f.eks. har lagt ut for 200, og har fått 100 i forskudd, så vil bilaget se slik ut:

Du får opp et valg på hvilken konto forskuddet skal konteres mot når du velger Videre:

Så kommer delen for kontering av utlegget. Du må påføre konto, og kan endre på mva-kode og dimensjoner.
Du kan ikke legge til linjer/splitte beløpet. Dersom det skal vise flere linjer må det være registrert som flere enkeltutlegg i TravelText, som så kan samles i en utleggsrapport. Det er utleggsrapportene som overføres som utlegg til Unimicro V3, og det blir en linje per enkeltutlegg i en utleggsrapport.

Under Betaling velger du om beløpet skal sendes til Remittering, eller om det skal føres som betalt. Dersom det skal føres som betalt må du oppgi bankkonto det skal føres mot, og dato.

De ulike valgene over konteringslinjen vil endre på teksten eller postene som blir bokført. Her ser du et utlegg med to linjer slik det vil vise i det du går inn:

De ulike valgene vil så foreslå å endre på teksten eller slå sammen linjer. Du kan sette på flere valg, og du vil se endringene på konteringslinjene.

Prefiks reisenavn vil legge inn navnet på utleggsrapporten først i bilagsteksten:

Prefiks ansattsign. vil legge inn deler av ansattnavn først i bilagsteksten:

Her er en kombinasjon av valgene, da får du begge typer prefiks:

Dersom du ikke har på hake for Bruk originaltekster, så er det navnet på utleggstypen/reisetypen som er benyttet på web som vil vise:

Valget Slå sammen vil slå sammen like linjer:

Knappen Vis rapport vil vise rapporten fra TravelText, og eventuelle vedlegg.

Når du har gjort de valgene du ønsker i forhold til kontering og betaling, velger du videre:

Som tidligere nevnt så vil du få spørsmål om opprette en leverandør dersom du ikke har koblet mot en leverandør. Dersom du har valgt å remittere utlegget, så vil du få opp en melding som bekrefter oppretting av remitteringsposten. Her kan du velge betalingsdato:

Dersom du overfører med remittering og leverandøren du har valgt ikke er knyttet mot et bankkontonummer, så vil du få melding om det. Du må i så fall avbryte overføringen, gå inn i regnskapsmodulen og registrere inn bankkontonummeret på leverandøren. Så kan du gå inn og velge Bokfør å betal på utlegget igjen:

Når du har valgt OK på remitteringsmeldingen, så får du opp bildet for valg av nummerserie:

Når du har valgt nummerserie og OK, så får du opp en melding med bilagsnummer utlegget er bokført på, og melding om at det må remitteres på vanlig måte:

På bilaget vil du få opp rapporten og eventuelle vedlegg som er tilknyttet rapporten ved å trykke på knappen med tre prikker i Bilagsnummer-feltet:

Dersom du valgte å remittere vil posten ligge klar til remittering på Periodiske rutiner - remittering: