Bestill elektronisk skattekort

Innstillinger

Systemet benytter de samme Altinn-innstillingene som regnskap og lønn ellers. Det som behøves på Altinn er rollen Utfyller/Innsender for det organisasjonsnummeret det bestilles skattekort for. Du finner info om oppsettet i denne artikkelen.

Tidligere ble opplysninger om hven som skal varsles når skattekortene er klare hentet fra brukeroppsettet i lønnssystemet og sendt med skattekortforespørselen til altinn. Dette er nå endret, slik at opplysninger om hvem som skal varsles settes opp i altinn. Du finner det på Profil - Din kontaktinformasjon for virksomheten. Der er varslingsinnstillingene.

Skattekortforespørselen sendes for det året du er innlogget på. Skal du hente skattekort for 2018 må du altså ha opprettet 2018 før du sender forespørselen.

Utvalg på hvilke ansatte du skal be om skattekort for

Du kan velge å hente for alle de ansatte eller bare en. Skal du bare hente for en ansatt er det en egen funksjon for dette på ansattkortet:

Svar Ja her og det blir sendt forespørsel på denne ansatte. Tilbakemelding fungerer på samme måte som om du henter for alle, så se egen artikkel for dette.

For å hente for alle går du inn på Periodiske rutiner – Elektronisk skattekort, det er her du nå kan eksportere forespørsel for skattekort, og lese inn skattekort.

Hvilke ansatte ønsker du skattekortopplysninger for?

Når du skal sende forespørsel til Altinn om skattekort for dine ansatte, så må du tenke gjennom hvilke ansatte du ønsker skattekort for. Ønsker du skattekort for alle ansatte i ansattregisteret, eller kun for de som skal få lønn i løpet av det året du er inne på?

Dersom en bedrift henter skattekortopplysninger for en person så vil denne personen få et varsel om det. Det de fleste ønsker vil nok derfor være å hente skattekortopplysninger for de som fremdeles er ansatt.

Du må da tenke gjennom hvordan du kan skille aktive ansatte fra ansatte som har sluttet. Utvalgene du gjør avhenger av hvordan du har registrert at ansatte har sluttet.

I eksportbildet har du en del utvalgsmuligheter:

Du kan bruke ett, eller en kombinasjon av disse valgene for å skille ut hvilke ansatte som skal eksporteres. Jo flere søkevalg du benytter, jo flere ansatte vil bli utelatt fra skattekortforespørselen. Du vil til enhver tid se hvor mange ansatte som er med i utvalget nederst til venstre i bildet. (Dersom du har to ansatte med samme personnummer, så vil det kun telle som en i visningen i nederste venstre hjørne. Det sendes kun en forespørsel til Altinn, men alle ansatte med samme personnummer blir oppdatert med skattekortopplysningene.) Når du eventuelt skriver inn en dato i et datofelt, klikk i det andre datofeltet for at visningen av antall ansatte i utvalget skal oppdateres.

Aktive ansatte:

Dersom du setter på denne haken, vil systemet kun ta med ansatte som er merket med Status Aktiv på ansattkortet:

Det betyr at alle ansatte som er merket som Ikke aktiv ikke vil bli tatt med i skattekortimporten. Dersom du ønsker å se en oversikt over hvilke ansatte som er merket som Ikke aktiv, gå i Oversikt-bildet og søk på ansatte der. Søk på Status (ikke aktiv) Lik 1, eller sett inn feltet for Status (ikke aktiv) og søk opp alle ansatte. Da ser du at de som er merket med 1 i dette feltet er merket som Ikke aktiv:

Sluttdato (blank eller større enn):

Dersom du setter inn en dato her, vil systemet kun eksportere ansatte der det ikke er fylt inn sluttdato (under Stilling i ansattkortet), eller der sluttdatoen er høyere enn den datoen du har oppgitt. Dersom du f.eks. alt vet at noen ansatte skal slutte i løpet av 2014, og derfor alt har merket dem med sluttdato, så kan du f.eks. sette inn 01.01.2014 i feltet Sluttdato (blank eller større enn). Da vil du få med alle ansatte som ikke har sluttdato, samt alle som skal slutte i løpet av 2014 eller senere.

Husk at dersom du i tillegg søker på Aktive ansatte, så vil du ikke få med ansatte som har sluttet i løpet av 2014 dersom de er merket som Ikke aktiv. I så fall må du søke kun på Sluttdato (blank eller større enn). Her ser du at vi får langt flere ansatte med i utvalget dersom vi fjerner haken for Aktive ansatte. Det betyr at vi har merket en del av de ansatte som sluttet i 2014 som Ikke aktiv:

Startdato etter:

Dette alternativet vil eksportere alle ansatte som har startdato (feltet Ansatt dato under Stilling i ansattkortet) større enn en gitt dato. Det vil kanskje ikke gi så stor mening å kombinere dette søket med Sluttdato (blank eller større enn), men det kan benyttes for å sende forespørsel om skattekort kun for nye ansatte. F.eks. kan du søke opp alle ansatte som har startdato i løpet av 2014 for å søke etter skattekort for nyansatte.

Har fastlønnsposter:

Dersom denne haken er på vil systemet ta med ansatte som har fastlønnsposter registrert, der det ikke finnes Til-dato på selve fastlønnsposten, eller der til-datoen er innenfor det regnskapsåret du står inne på:

For eksempel så har denne ansatte en fastlønnspost med Til dato i 2014. Da vil den bli med i eksporten inne på 2014 dersom denne haken står på, men dersom Til-datoen hadde vært i 2013 ville den ikke ha blitt med:

 
Dersom du har ansatte som får lønn, men som ikke har noen lønnsposter under Faste poster så bør ikke dette valget bli satt på.

Be også om endrede skattekort:

Skatteetaten/Altinn lagrer hvilke personer du har bedt om skattekort for. Dersom du f.eks. kun søker etter skattekort for nye ansatte så kan du sette på denne haken for å få med eventuelle endrede skattekort på ansatte du tidligere har bedt om skattekort for.

Motta varsel ved første endring:

Dersom du har på denne haken når du sender forespørsel om skattekort for en ansatt, så vil Altinn sende deg melding første gang det skjer en endring i skattekortet for denne ansatte. Dersom det skjer flere endringer vil du ikke få melding, så derfor kan det være lurt å sende forespørsel om endrede skattekort innimellom (se senere avsnitt).

Sende skattekortforespørsel til Altinn:

Direkte eksport til Altinn:

Når du har gjort de utvalgene du ønsker, trykk knappen Send til Altinn:

Du får så en melding om at forespørselen er sendt:'

Trykk OK og lukk eksportbildet. Du må nå vente på tilbakemelding fra Altinn på SMS/epost før du kan hente inn skattekortopplysningene.

Dersom du lurer på om forespørselen kom frem, gå på Periodiske rutiner - Altinn oversikt og finn skjemaet i listen (velg gjerne Alle i feltet Jeg vil se skjema for å finne RF-1211). Klikk på linjen med den forespørselen du har sendt, og velg Oppdater status. Dersom forsendelsen er mottatt i Altinn, vil du få OK i status-feltet og verdier i de andre to feltene. (Skulle du få en feilmelding, klikk i status-feltet og trykk knappen med tre prikker for å få mer informasjon.)

 
Andre eksportvalg:

Dersom du trykker pilen til høyre på knappen for Send til Altinn, så får du et annet valg:

Sende forespørsel om å kun få endringer i skattekortopplysninger:
Dersom du kun ønsker eventuelle endringer på skattekort som du har hentet ned opplysninger om tidligere, så kan du velge Send kun forespørsel om endringer (på tidligere innsendinger).

Når du har send skattekortforespørselen, og du har fått melding om at forsendelsen er klar, må du hente og lese inn skattekortene.