Bilagsføring med skannet dokument

Bilagsregistrering har støtte for lagring av dokumenter, og visning av disse mens du registrerer bilagene. For å benytte dokumenter ved registrering av bilag må funksjonaliteten skrus på:  

Dokumentfunksjonen er aktiv når knappen har en annen bakgrunnsfarge enn resten. Du får da frem et eget vindu hvor dokumentbehandling kan utføres: 

Dette bildet kan du flytte dit det passer deg best å ha det. Vanligvis vil man gjerne plassere det litt ut til siden for eller litt nedenfor bilagsregistreringsbildet. Det man ønsker er å se den inngående fakturaen i bildet i det man registrerer bilaget. Følgende ting er verdt å merke seg:

• OBS: Dokumenttvinduet må være åpent når du lagrer bilaget. Ellers vil du ikke få lagret dokumentet.
• Du får ikke legge inn et dokument før linjen har et bilagsnummer.
  • Dette betyr at du ikke kan bruke et modus med bilagsnummer over linjen.
  • Det betyr også at du bør fortrinnsvis bruke denne funksjonaliteten når ikke andre fører bilag på samme nummerserie (for å ikke tråkke i hverandre sine bilagsnummer)
  • Markøren må stå på en linje med bilagsnummer når du lagrer bilaget.
• Du kan legge inn så mange dokumenter som du vil for hvert bilagsnummer.
• Tilknytning er mot bilagsnummer, ikke mot selve linjene. Dette vil si:
  • Når du bytter linje i bilagsregistrering så endrer forhåndsvisning seg til å gjenspeile dokument ut fra bilagsnummer. Du kan altså gjerne ha 5 linjer med det samme bilagsnummeret, det er det samme dokumentet som vises hele tiden.
  • Dersom du ønsker å styre et dokument mot en bestemt linje (konto) i bilaget så er det dessverre ikke mulig

For mest mulig effektiv bruk av systemet kan det være verdt å se på tastatursnarveiene som er tilgjengelige:  

I stedet for å bruke knappene i dokumentvinduet kan du altså bruke Shift og knappene F5-F9. Spesielt kan man merke seg Shift+F9. Dersom du har scannet alle dokumentene inn på forhånd slik at de ligger som filer i en mappe, kan du benytte Shift+F9 for å hente opp neste fil fra mappen når du er ferdig med å føre et bilag og vil begynne på et nytt. (Se mer info lenger ned i artikkelen) Dersom du ønsker å gå dypere ned i filstrukturen til dokumentvinduet kan du sette fokus på vinduet med CTRL+F6 og deretter bruke den vanlig meny-snarveien med Alt-tast pluss bokstaven som er merket i menyen. Hvis du bruker knappene direkte (ved hjelp av Shift+Fx) så vil fokus holde seg i bilagsregistreringsvinduet etter at valgt funksjon er utført.

Når du er ferdig med registreringer og har lagret kan du se på bilagene i funksjonen "Forespørsel bilag":  

I skjermbildet ser du at alle bilagene har en synlig knapp i kolonnen for bilagsnummer. Hvis du trykker på denne så får du opp dokumentvisningen med filer som ble lagt inn under registrering av bilaget. Det er her mulig å legge til flere dokumenter vha Legg til flere filer. For å legge til dokumenter på allerede opprettede bilag må man sette fokus på en av bilaget sine linjer og trykke på knappen som er markert med grønn sirkel. Til slutt bør det også nevnes at kunde/leverandør som er med på det aktuelle bilaget vil få dokumenter opp i listen sin:  

Direkte innhenting av filer (hurtigtast) 

Det er støtte for direkte innhenting av filer ved hjelp av hurtigtast SHIFT+F9. Menyvalget heter "Neste 'ledige' dokument i katalogen". I praksis skjer følgende: Systemet tar den første filen den finner i sist brukte katalog og viser filen som om den var hentet inn vha "Legg til fil" knappen. I tillegg husker systemet hvilke filer som er hentet inn på denne måten, slik at videre bruk av samme funksjonalitet vil gi ny fil hver gang frem til alle filer i katalogen er hentet inn. Når bilagene lagres så blir dokumentene flyttet til en underkatalog med navn "behandlet". Hvis katalogen ikke eksisterer så blir den opprettet. I praksis vil dette si at du kan registrere mange bilag fortløpende på følgende måte:

1.      Legg inn bilagsnummer på linjen
2.      Trykk SHIFT+F9
3.      Poster bilaget (med informasjon fra innlastet dokument)
4.      Lag ny linje og gjenta fra punkt 1

Vedrørende bruk av PDF filer og direkte innhenting av filer.  

Det finnes et menyvalg i Uni Bildedvisning som bestemmer hvordan denne håndterer filer i Adobe sitt PDF-format.

Årsaken til at du kan velge er at hvis du bruker Adobe for å vise denne typen filer så får du alle knapper/menyvalg som Adobe Acrobat Reader har tilgjengelig. Ulempen med dette er at det er umulig for Unimicro V3 programvaren å styre hvordan Adobe Acrobat Reader laster inn disse filene, noe som fører til at systemet ikke lenger kan styre fokussetting. I praksis vil dette bety at dersom du benytter Adobe Acrobat Reader til å vise PDF-filer så vil du måtte manuelt (ved hjelp av muspeker) sette fokus tilbake i bilagsregistreringsbildet etter innhenting av en PDF-fil. Dersom det viktigste er å få flyt i føring av bilag bør du derfor vurdere å bruke den innebygde PDF-viseren istedenfor. Ulempen med denne er at det er få muligheter lagt inn for å styre visning av PDF-filer, men noen valg er tilgjengelig dersom man høyreklikker på innlastet PDF-fil: 

Pages/Frames betyr i denne sammenhengen forrige/neste side i PDF-filen. Videre så har en mulighet for å styre zoom-nivå.