Uni standard eksport til regnskapsfører

A: Før man starter faktureringen.

Det er viktig at du og regnskapsfører har blitt enige om en del innstillinger/forutsetninger på forhånd, slik at de data du eksporterer ikke kommer i konflikt med de data regnskapsfører alt har registrert i ditt regnskap. Dere må derfor først bli enige om enkelte punkter som dere så setter opp innstillinger for i Unimicro V3. Disse punktene er:
       1) Nummerserie for kunder.
Hvor mange siffer skal kundenummer ha, og i hvilket intervall skal kundenumrene være?
Du setter opp nummerserie for kunder/debitorer på Faste registre -> Nummerserier -> Konto.
Regnskapsfører må sette opp samme nummerserie som du benytter, og må ikke opprette nye kunder. Alle kunder skal komme i filer fra deg.

     2) Nummerserie for faktura
I hvilket intervall skal fakturanumrene være? (f.eks. 1-10000 eller 10000-20000), og hva skal være første (Neste) fakturanummer?
Du setter opp fakturanummerserien på Faste registre -> Nummerserier -> Faktura/Ordre/Tilbud.
Regnskapsfører må ikke fakturere i denne nummerserien.
   

     3) Nummerserie for bilag.
Selv om du kun har faktura-modulen, blir det alltid lagret bilag i bakgrunnen. For at regnskapsfører skal få alle nødvendige data må disse bilagene også eksporteres.
Her er det et tilleggshensyn å ta:
• Skal du registrere innbetalinger på faktura?
• I så fall, skal regnskapsfører registrere innbetalinger selv, eller skal du eksportere innbetalingsbilagene i tillegg?
Uansett er det beste å definere en bilagsserie for faktura-bilag, og en nummerserie for innbetalinger/regnskapsbilag. Bli enige om hvilke intervall disse bilagene skal ligge i. Man setter opp bilagsseriene på Faste registre -> Nummerserier -> Regnskap.

Merk: Regnskapsfører må sette opp tilsvarende bilagsserier hos seg, og IKKE føre vanlige bilag i disse seriene. Ved import til Unimicro V3 får bilagene samme bilagsnummer som de har ved eksport. Dersom bilaget alt finnes i det regnskapet der man importerer vil de postene som importeres legges inn som tillegg i det eksisterende bilaget.

Generelt: Inne på Nummerserier dobbeltklikker man på Beskrivelsen til den nummerserien man ønsker å redigere på, eller man klikker beskrivelse og trykker knappen Detaljer, for å få opp bildet der man legger inn innstillingene. Pass på å definere både Laveste nr, Høyeste nr og Neste (det som vil bli første nummer ved lagring av ny post).

B: Fakturering/registrering av innbetaling

Det er viktig at man så husker å velge korrekt nummerserie ved fakturering eller lagring av innbetaling.
Ved lagring av faktura/innbetalinger får man opp et bilde for valg av nummerserie. Her velger man korrekt nummerserie:

Systemet husker så den nummerserien som ble benyttet sist du registrerte henholdsvis faktura eller innbetaling.

C: Eksport av Uni Standard-fil.

I dette avsnittet viser vi før bildet de valgene som man vanligvis gjør ved eksport når filen også skal leses inn på Unimicro V3, og så kommer beskrivelse av valg som kan benyttes i spesielle tilfeller etter bildet.
Velg Fil -> Eksport -> Eksport Uni Standard
     1) Hva skal eksporteres
I første bilde velger du hvilke register som skal eksporteres. Sett hake for de register som skal eksporteres, og sett inn Fra og Til det nummeret som skal eksporteres:
Kundenummer:
Ved første gangs eksport eksporterer du alle kunder. Det kan du gjerne fortsette med, men filen vil kanskje etter hvert bli veldig stor. Derfor vil du på et senere tidspunkt gjerne kun eksportere nye kunder. Se da på hva som står i feltet Til (sist), og sett inn et kundenummer som er en høyere enn det som ble eksportert ved siste eksport i feltet Fra. I feltet Til setter du inn det høyeste kundenummeret du har.
Bilagsnummer:
Dersom du skal eksportere alt, både fakturabilag og innbetalingsbilag, setter du her inn Fra det laveste bilagsnummeret i den laveste serien som ble satt opp under avsnitt A i dette dokumentet, og i Til setter du inn det høyeste bilagsnummeret som ble satt inn i den høyeste serien.
(Satte dere opp en innbetalingsserie på 1000 – 4999 og en fakturaserie på 10000-19999, setter dere da altså inn Fra 1000 og Til 19999)
Dersom du kun skal eksportere fakturabilagene setter du inn Fra det laveste nummeret i nummerserien for fakturabilag, og Til det høyeste nummeret i nummerserie for fakturabilag.
(Med samme eksempel som i forrige avsnitt setter du da altså opp fra 10000 Til 19999)
Fakturanr:
Ved første gangs eksport eksporterer du alle faktura som regnskapsfører ikke har fra før. Det kan du gjerne fortsette med, men filen vil etter hvert bli veldig stor. Derfor vil du på et senere tidspunkt gjerne kun eksportere nye faktura. Se da på hva som står i feltet Til(sist), og sett inn et fakturanummer som er en høyere enn det som ble eksportert ved siste eksport i feltet Fra. I feltet Til setter man inn det høyeste fakturanummeret man har.


Spesielle tilpasninger:
• Dersom du skal eksportere filer som skal importeres til andre systemer enn Unimicro V3 kan det være at man må gjøre mer nøyaktige utvalg på Fra/Til bilagsnummer og fakturanummer. Dette for at postene skal havne på korrekt periode i det systemet der de skal leses inn. Da må du ha notert deg nøyaktig hvilke bilag/faktura som skal eksporteres, og sette dette inn i Til/Fra.
• Dersom du skal eksportere spesifikke bilag fra forskjellige nummerserier, må du kjøre flere eksporter/eksportere flere filer.
• NB: Det hender du må eksportere bilag på nytt, og da MÅ du spesifisere nøyaktig hvilke bilag som skal eksporteres i Fra/Til. Se Spesielle tilpasninger under punkt 2 for mer informasjon.
Velg Videre når utvalgene er gjort

     2) Tilpasninger
I andre bilde gjør man en del utvalg på hvordan bilagene i eksporten skal behandles.

Til vanlig skal KUN ”Merk eksporterte bilagstransaksjoner” være på, og denne haken MÅ være på.

Dette er forutsetningen for at man skal kunne gjøre så enkle utvalg som mulig på bilagsnummer i første bilde. Det som skjer da er at de bilagene man eksporterer blir merket som eksportert i databasen, slik at de ikke blir eksportert på nytt ved neste eksport.


Spesielle tilpasninger:
• I enkelte tilfeller har du behov for å eksportere bilag som du alt har kjørt en eksport på. Da må du sette på hake for ”Ta med tidligere eksporterte(merkede bilagstransaksjoner” i tillegg.

NB: Da må du sette inn Til/Fra nøyaktig de bilagsnumrene som skal eksporteres i første bilde, ellers får du med alle bilag.

• Dersom du skal eksportere til en regnskapsfører som benytter Unimicro V3 Classic(+), må du i tillegg sette på hake for Tilpass Classic(V2).
• Valget ”Ikke bruk mva-kode (setter mva-kode 0 og tar med mva-transer)” benyttes dersom du skal importere bilag til et system som heller vil ha mva-posteringer enn mva-koder.

3) Velg fil å eksportere
I tredje bilde velger du plassering og navn på filen. Trykk på knappen med tre prikker for å få opp bildet der du velger mappen filen skal lagres til og gir navn på filen:

Trykk så Fullfør og vent til bildet sier at eksporten er fullført:

Filen er nå eksportert til valgt plassering, og kan f.eks sendes på e-post til den som skal motta filen.
For import av Uni Standard fil, se her.