Dokumenter og scanning i fakturamottak

Mange ønsker å scanne inn inngående faktura og knytte dem mot fakturamottak. Dette kan du gjøre enten ved å scanne direkte i fakturamottaksbildet, eller du kan scanne inn fakturaene på forhånd og lagre filene i en mappe på maskinen, og så hente disse filene inn i fakturamottaket. (Det siste er kanskje det som er mest effektivt). Du har også mulighet for å benytte ocr-tolken til å la systemet foreslå utfylling av felter.

Du aktiverer dokumentbehandling under Vis i selve fakturamottaket

Når Vis dokument er aktiv har du mulighet for å lette inn vedlegg. Du har her to valg under Vis dokument: I eget vindu og Integrert i grensesnittet. Dersom du velger I eget vindu vil du få et eget vindu for visning av dokument, som du kan flytte dit du ønsker å ha det på skjermen. Dersom du velger Integrert i grensesnittet, vil dokumentbildet vise til høyre for feltene i fakturamottaket.

Når du skal registrere et fakturamottak, begynner du med å hente opp dokumentet slik at du får det opp i bildet. Da er det enkelt å registrere inn opplysningene i resten av fakturamottaket.
Velg Legg til fil eller Scan fil for å legge en fil inn i fakturamottaket. Det finnes også hurtigtaster for å hente inn dokument. Se Vis - Vis dokument - Dokumenter - Verktøy for oversikt over disse:

For Legg til fil og Scan fil er det ganske enkelt å legge til filen. Ved Scan fil kommer du inn i bildet for scanning av faktura.

I tillegg har du Legg til flere filer. Denne funksjonen er ment ved import av flere dokumenter av flere format(Word (DOC,DOCX), TXT, GIF, TIFF, JPG, BMP),
og som konverterer dette over til et format av typen PDF.
Dette er gunstig av to grunner. Den ene er at bilder av typen TIFF/BMP blir gjort om til format JPG
som er et format som tar mindre plass i databasen. Den andre grunnen er at i stede for å måtte ha
kontroll over flere dokumenter, har du nå et dokument hvor all informasjon ligger.
PDF er valgt fordi det er et format som støttes av de aller fleste programmer som er på markedet i dag.

Innstillinger og funksjonalitet for PDF

Hovedinnstillingen for konvertering av PDF ligger i PDF innstillinger i meny-baren. Dette er de følgende
innstillinger:

Konverter bilder til PDF: Valg om man ønsker å konvertere til PDF, menyelement Legg til flere filer
vil ikke kunne brukes når denne er aktiv.

Bruke Adobe for visning av PDF filer: Her kan man velge om man vil bruke Adobe Reader til å vise PDF
dokumentene som ligger i Unimicro V3. NB! På nye versjoner av Adobe/Adobe reader vil ikke dette valget fungere, da Adobe har fjernet denne muligheten for å benytte deres komponenter.

Lagre originale bilder: Ved konvertering av PDF, vil original filene bli flyttet over i en Org mappe. Hvis denne funksjonaliteten ikke er haket av, blir filene slettet.

Endre navn ved skanning av dokument: Ved skanning av dokument vil man kunne bestemme hvor originalbildene skal plasseres. Hvis denne funksjonaliteten ikke brukes blir de innskannede dokumentene plassert i temp-katalogen for den innloggende brukeren.
(finnes ved å skrive %temp% i fil eksploreren)

A3 format: Format på det konverterte PDF dokumentet

A4 format (Standard): Format på det konverterte PDF dokumentet

A5 format: Format på det konverterte PDF dokumentet

Orient Landscape: Landskaps format (vertikal)

Orient Portrait (Standard): Ordinær/standard format (horisontal)

Femgangsmåte:

Legg til flere filer

Det er nå mulig å legge til dokumenter, og skanne inn dokumenter i dette bildet. De innlagte filene vil bli listet opp fortløpende.

Velg f.eks Legg til fil, og velg den/de filene som skal legges inn. (Velg Scan fil dersom du skal scanna dokumentet inn direkte)

Valgte dokumenter i listen:

Konvertering til pdf begynner ved å trykke på lagre ikonet. Her ser du at vil har fått tre dokumenter i ett:

Vedrørende bruk av PDF filer og direkte innhenting av filer
Det eksisterer et menyvalg i Uni Billedviser som bestemmer hvordan denne håndterer fil i Adobe sitt PDF-format. Det er altså et valg på om du skal bruke Uni standard billedviser, eller om du skal bruke Adobe for visning av filene. NB! På nye versjoner av Adobe/Adobe reader vil ikke Adobe- valget fungere, da Adobe har fjernet denne muligheten for å benytte deres komponenter.

Årsaken til at en kan velge er at hvis man bruker Adobe for å vise denne typen filer så får man alle knapper/menyvalg som Adobe Acrobat Reader har tilgjengelig. Ulempen med dette er at det er umulig for Unimicro V3 programvaren å styre hvordan Adobe Acrobat Reader laster inn disse filene noe som fører til at systemet ikke lenger kan styre fokussetting.

I praksis vil dette bety at dersom en benytter Adobe Acrobat Reader til å vise PDF-filer så vil man måtte manuelt (ved hjelp av muspeker) sette fokus tilbake i bilagsregistreringsbildet etter innhenting av en PDF-fil. Dersom det viktigste er å få flyt i føring av bilag bør en derfor vurdere å bruke den innebyggede PDF-viseren istedenfor. Ulempen med denne er at det er få muligheter lagt inn for å styre visning av PDF-filer, men noen valg er tilgjengelig dersom man høyreklikker på innlastet PDF-fil:

Frames betyr i denne sammenhengen forrige/neste side i PDF-filen. Videre så har en mulighet for å styre zoom-nivå.