Resultatrapportering - bygge egen kontoinndeling

Du kan selv definere dine egne kontoinndelinger og -grupper. Vi skal her lage oss en salgsgruppe (3000-3599) som vi ønsker å dele inn i avgiftspliktig og avgiftsfritt salg. Marker Brukerdefinerte under rapporter. Klikk på Ny. Skriv inn navn på rapport, for eksempel: Salg. Det vil da bli lagt til en ny rapport som heter Salg under brukerdefinerte. Så må vi begynne å bygge opp kontoinndelingen. Knappene ute til høyre tilhører kontoinndelingen. De er:
Ny (hvitt ark): Oppretter en ny kontogruppe
Slett (rødt kryss): Sletter valgt kontogruppe
Pil opp/ned: Flytter valgt kontogruppe opp eller ned
Vis detaljer (ark med to røde haker): Dersom denne er på, vil Egenskaper/periodetall for valgt kontogruppe vise. Dersom man skal opprette egen kontoinndeling er det nødvendig at denne er på.
Excel: Eksportere kontogruppen til Excel.

Når du har fått rapporten Salg på plass, velger du Ny øverst til høyre i bildet. Der oppgir du navn på ny gruppe. Skriv for eksempel inn Salg, og velg OK. Når du skal bygge opp en kontoinndeling, er det viktig at du begynner på bunnen med å opprette den kontogruppen som skal vise totalsummen. Dette fordi alle de andre kontogruppene skal være undergrupper til denne gruppen. Marker så denne gruppen og trykk på Ny igjen. Du får da tilgang til å velge Undergruppe. Den nye gruppen blir undergruppe til Salg. Vi har her kalt gruppene for Avgiftspliktig Salg og Avgiftsfritt salg.

Du kan nå begynne å redigere på egenskapene til kontogruppene. Det er de som bestemmer hvilke tall som blir vist, og hvordan de summeres. Marker en kontogruppe og velg arkfanen Egenskaper. Merk at for å få lagt inn disse opplysningene, må knappen Vis detaljer være aktiv.

De ulike egenskapene er:

Tittel: Navnet på kontogruppen. Det er det som vil vise når du skriver ut rapporten. Dersom du skrev feil da du opprettet gruppen, redigerer du navnet i dette feltet.
Fra og til konto: Her setter du inn laveste og høyeste konto som skal være med i summen av denne kontogruppen. Dersom det er en kontogruppe som skal summere andre grupper, setter du ikke noe inn i disse feltene.
Rapportgruppe: Det hender at du skal ha med enkelte konti som ikke passer inn i et intervall (du skal ha 4000-konti og 6000-konti, men ikke 5000-konti). Da kan du benytte dette feltet. Du kan dele inn konti i rapportgrupper på Faste register -> Hovedbok. Alle konti som har samme tall i feltet Rapportgruppe, er med i samme rapportgruppe. Legg inn tilsvarende tall i feltet rapportgruppe på kontogruppen for at den skal ta med disse kontoene.
Vis heading: Viser navnet på kontogruppen før detaljene i gruppen også.
Vis detaljer: Dersom denne er på, vil alle konti i kontogruppen vise. Denne skal ikke være på for kontogrupper som summerer andre grupper.
Vis totalsum: Dersom denne er på, viser totalsummen for gruppen. Denne skal normalt være på for alle grupper.
Skjul dersom tom: Viser ikke gruppen dersom den er tom. Er normalt på for alle grupper.
Summer grupper: Dersom denne er på, summerer gruppen tallene fra undergruppene til denne gruppen.
Systemtype: Ikke i bruk pr i dag. I eksempelet vårt vil undergruppen ha disse egenskapene:

Gruppen som summerer undergruppene har disse egenskapene:

Ved utskrift av f.eks. rapporten Standard regnskapsoppstilling kan du nå velge Salg i tillegg til RESULTAT og BALANSE.

Når du velger Salg ser det slik ut: