Vareimport

NB: Bildene og forklaringene nedenfor er slik funksjonen ser ut fra versjon 3.69. På tidligere versjoner så bildet litt annerledes ut.

Når du åpner bildet får du opp denne meldingen:

Den vil vise hver gang du åpner vareimporten inntil du fjerner haken for Vis ved oppstart nederst til venstre i bildet. Dersom du klikker på linken i meldingen vil systemet opprette en mappe for importfiler. Stien til mappen blir C:\Importfiler\Vareimport.

Klikk Lukk på velkomstmeldingen for å komme inn i vareimport-bildet:

Listen over varefiler

Dersom du ikke valgte å opprette mappe, legger du mappestien ved å velge knappen Velg mappe. Stien systemet viser filer fra viser til venstre for Velg mappe.

Listen viser filene i mappen. Du trenger ikke pakke ut komprimerte filer. Systemet gjenkjenner de pakkede filene og pakker dem ut. Originalfilen legges i en mappe som heter Utpakkede filer.

I utgangspunktet viser kun varefilene i listen over filer i mappen. Systemet finner tilhørende rabattfil når du skal importere. (Dersom den finner flere får du valg på det.)

Du kan velge å også vise rabattfilene og eventuelt andre filer. Trykk knappen Filter og velg hvilke andre filtyper du ønsker å se:

Til høyre står det hvilken leverandør filen er fra. Den finnes ut fra organisasjonsnummeret i filen. Dersom systemet ikke finner en leverandør med det organisasjonsnummeret som ligger i filen må du enten opprette leverandøren, eller fylle inn organisasjonsnummeret på leverandøren filen tilhører.

Laste ned filer fra leverandørens ftp-server

Du kan sette opp ftp-tilkobling til en eller flere leverandører. Trykk Legg til under FTP Servere, til venstre i bildet. (Dersom du ikke ser arkfanen FTP Servere, trykk på knappen FTP-Servere i knapperaden øverst i bildet)

Fyll inn informasjonen og velg Lagre og lukk. Du vil da etterpå få koblingen opp i listen over FTP-servere.

Forklaring til feltene:

Beskrivelse: Navn på leverandør/kobling. Gi det et beskrivende navn. Det er dette navnet du ser i listen over ftp-servere.

Protokoll: Velg hvilken protokoll som benyttes mot serveren hos leverandøren. Spør eventuelt din leverandør om detaljer for hva som benyttes.

Server host: Adressen til ftp-serveren.

Server port: Hvilken port i brannmuren kommunikasjonen går via.

Passiv FTP: Aktuelt dersom du har FTP som protokoll. Passiv krever kun oppsett fra den som bruker ftp-serveren. Dersom du slår av denne vil du benytte Aktiv tilkobling. Det krever oppsett fra begge steder. I de fleste tilfeller skal du bruke Passiv.

Autentisering: Påloggingsdetaljer for FTP-server. Du mottar detaljer fra leverandør. Sett hake for den du skal ha, og fyll inn tilhørende felter nedenfor

Brukernavn: Det brukernavnet du har fått fra din leverandør

Passord: Det passordet du har fått fra din leverandør

Privat SSH Nøkkel: Legg inn nøkkelen du har mottatt fra din leverndør, og sett hake for Privat SSH-nøkkel.

Server filsti: Mappe på ftp-serveren pris og rabattfilene skal hentes fra.

Filfilter: Eventuelt filter på hvilke filnavn systemet skal hente/se etter. OBS: Ikke bruk stjerne. Dersom du skal ha alle txt-filer, skriv .txt (ikke *.txt)

Valider fil før nedlasting: Dersom denne er på vil systemet kontrollere at filen er på korrekt format før den lastes ned.

Slett filer etter nedlasting: Dersom denne er på vil systemet slette filen fra ftp-serveren etter nedlasting.

Prøv tilkobling: Du kan benytte denne knappen for å teste om ftp-tilkoblingen virker.

Du kan senere gå inn og redigere/se på ftp-tilkoblingen ved å velge blyanten i kolonnen Rediger ved siden av ftp-leverandøren.

Når du skal hente ned nye filer fra leverandøren, setter du hake i feltet Valg for den leverandøren(-e) i listen du ønsker å hente nye filer fra og velger Hent filer. Filene blir da lastet ned og lagt i listen over lokale filer.

I dokumentflyten kan du sette om om du skal ha varsel når det finnes nye filer tilgjengelig. Gå i Hovedmeny og velg Dokumentflyt. Under Kilder setter du hake på for Vareimport:

Dersom leverandører legger ut nye vare/prisfiler på ftp vil du da få et varsel på Dokumentflyt (på samme måte som for andre kilder):

Importere varer og priser

Når du skal importere varer og priser, kan du lese inn en og en fil eller legge flere filer i kø. Det tar ofte lang tid å importere store filer, så det kan være gunstig å sette dette i gang når man ikke skal bruke maskinen på en stund.

For å lese inn en fil: Marker den filen du ønsker å importere når du står på Lokale filer eller Import oppgaver og velg Importer/Importer markert rad:

Dersom du ønsker å legge filer i kø og sette i gang jobben når du f.eks. går for dagen, kan du merke en fil under Import oppgaver og trykke på Legg til i kø. Du kommer da inn i det vanlige bildet som er forklart lenger ned og tar dine valg der.

Du kan fjerne filer fra køen og evnt. Nullstille hele køen. Når du er klar til å importere velger du Importer kø:

Det er mulig å sette opp hvilken Leverandørprioritering du ønsker å bruke.

Gå til Leverandør prioritering, trykk på Plusstegnet for å hente inn leverandør og bestem med piltastene hvilken rekkefølge du vil ha på leverandørene.

Når du velger Importer får du opp bildet med innstillinger for importen og her kan du velge om leverandøren skal settes som standard på Alle varer, Kun på ny varer, Kun på nye varer uten leverandør, Kun hvor billigst eller Bruk leverandørprioritering. Velger du den siste vil innstillingene over være gjeldende for hvilken leverandør som blir satt som standard på varene som importeres.

Forklaring til feltene:

Navn på innstilling: Her velger du innstillingsoppsett. I utgangspunktet har du innstillingen Standard. Dersom du vil ha dine egne valg kan du velge Lagre som når du har fylt ut feltene. Da kan du skrive inn navnet på innstillingen, og lagre, slik at du kan hente opp det samme oppsettet neste gang du importerer. Du kan lage flere forskjellige oppsett (f.eks et pr leverandør).

Prefix til varenr: Skriv inn et prefiks som legger seg til på varenummeret. Dersom du for eksempel skriver inn: 10, så vil varenummeret 9988 få varenummer: 109988.

Varer som er utgått: Her har du tre valg:

• Ingen handling: importen gjør ingenting med tidligere importerte utgåtte varenr
• Endre status på varen: importen vil endre varestatus til Utgått
• Slett ubrukte, endre status på brukte varer: importen vil slette varer det ikke finnes aktivitet på, og endre status til Utgått på varer det har vært aktivitet på

Ikke importer nye varer eller varegrupper, kun oppdater eksisterende: Dersom du setter på hake her, vil kun eksisterende varer bli oppdatert.

Overskriv varegrupper: Dersom denne haken er på vil varegrupper som finnes fra før bli importert på nytt. Den kan da potensielt få en ny beskrivelse og en ny plassering i gruppehierarkiet. Dersom valget ikke er på vil importen hoppe over de varegruppenr.

Overordnet varegrupper: De varegruppene som blir importert blir lagt inn under den varegruppen du velger i dette feltet.

Varegruppe type: Velg å bruke enten leverandørens varegrupper eller varegrupper fra elnummerbanken fra nedtrekksmenyen

Leverandør: Legg inn leverandørnr på leverandøren filen kommer fra. (systemet har som regel funnet det ved hjelp av koblingen mot organisasjonsnummer i filen)

Sett som standard: Velg her om leverandøren skal merkes som standardleverandør på varekortet. De ulike valgene er:

• Ingen varer
• Alle varer
• Kun på nye varer
• Kun på varer uten leverandør
• Kun hvor billigst: leverandøren settes som standard på de varer der prisen fra denne leverandøren så langt er den billigste
• Bruk leverandørprioritering: du kan sette opp et hierarki over hvilke leverandører som skal prioriteres under Innstillinger i vareimport. Da vil standardleverandør settes ut fra det.

Kalkuler utpris: Velg fra nedtrekksmenyen her om utpris skal kalkuleres og i så fall på hvilke varer. Valgene er:

• Ikke kalkuler utpris
• På alle varer
• På nye varer
• På varer der denne leverandør er standard

Kalkulasjonstype: Velg fra nedtrekksmenyen hvordan pris skal beregnes. Valgene er:

• Bruk listepris som utpris
• Påslag på listepris (du får angi påslag i neste bilde)
• Påslag på nettopris (du får angi påslag i neste bilde)

Rabattfil: Stien til den rabattfilen som blir benyttet. Trykk knappen for å velge fil (mappen) dersom du ønsker å benytte en annen. Knappen for å åpne fil vil åpne og vise innholdet i selve rabattfilen.

Når du har gjort de valgene du skal, velg OK. Systemet leser da inn varegruppene, og du får opp et bilde der du kan angi hvilket påslag du skal gi (dersom du valgte å angi påslag i feltet for kalkulere utpris):

Du kan skrive inn påslag på hver enkelt linje. Du kan også angi Standard påslag øverst til høyre. Det blir lagt inn på alle linjene, og så kan du eventuelt overstyre på noen linjer.

Du har også et par andre hjelpemidler:

Bruk tidligere endringer: Dette valget vil hente inn det oppsettet av påslag/spesialrabatt per varegruppe som ble benyttet sist du importerte varer fra samme leverandør.

Påslagstabell: Her kan du angi et påslag per rabattprosent du får fra leverandør, slik at systemet fyller inn det påslaget.

Kundekategori: Her kan du velge å angi rabatt til en eller flere kundekategorier. Denne rabatten vil bli lagt inn i rabattmatrisen.

Når du har satt de påslagene og rabattene du skal, velg OK. Bildet vil da endre seg, og vise fremdriften på innlesingen:

 Når importen er ferdig står det Import ferdig i den øverste grønne linjen, og du kan velge Tilbake nede til høyre:

Listen over Lokale filer og Import oppgaver vil da ikke lenger vise den filen du har lest inn, men du kan velge arkfanen Historikk og se status på importene der. Selve filen er flyttet til en mappe som heter Behandlet som ligger i den opprinnelige mappen for import.

 Du trenger ikke lenger å lese inn NOBB-filer en gang pr leverandør, du leser inn filen 1 gang, så blir alle varene oppdatert med korrekte priser pr leverandør.