Avstemme lønn i Unimicro og V3 Ved årsslutt er det vanlig å avstemme lønn. Vi avstemmer mot regnskapet, og mot a-ordningen. Vi avstemmer også arbeidsgiveravgift og feriepenger. Avstemming av lønn blir litt spesielt i år, for dem som har gått over til Unimicro Lønn i løpet av året. Det er to ulike systemer, og her må du avgjøre hvordan du vil utføre avstemmingen. Du kan velge mellom å: Avstemme hele året fra Unimicro Lønn Dersom du benytter ambulerende arbeidsgiveravgift, så må arbeidsgiveravgift for de terminene som er levert fra V3 Lønn avstemmes i V3. Avstemme den delen som ble kjørt i V3 Lønn mot V3 Lønn, og så avstemme resten av året fra Unimicro Lønn. Husk at feriepengene vil enklest avstemmes fra Unimicro Lønn. Det er kun der du har hele årets feriepengeliste. Uansett hva du velger, så må du påregne litt mer avvik pga avrunding i år. De to ulike systemene avrunder på forskjellig vis. I tillegg er f.eks. bokføring av trekk koblet mot kreditor forskjellig. Enkelte har også byttet hovedbokskonto på enkelte lønnsarter. Dette må du justere for når du avstemmer. Verktøy for avstemming: Verktøyene vi har for avstemming er: Rapporter Oversikt-bildet/søkebilder Avstemmingsskjema fra a-ordningen (bestill i A06 og få A07 i retur) Vi vil nedenfor vise en oversikt over de mest brukte verktøyene, per lønnssystem: Verktøy i Unimicro Lønn: Rapporter: Du finner rapportene under Nøkkeltall – Rapporter – Lønn. De rapportene som er mest aktuelle ved avstemming er: Avstemming: For avstemming pr konto Forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift: For avstemming av arbeidsgiveravgift. Obs: Dersom du har ansatte som har kommet over grensen for ekstra 5% arbeidsgiveravgift, så blir grunnlaget for dette summert med i summen av arbeidsgiveravgiftsgrunnlag. Husk å trekke dette fra hvis du skal avstemme aga-grunnlaget mot regnskap. Feriepengegrunnlag: For avstemming av feriepenger Årsoppgave: For avstemming av årsoppgave til inntektsmottaker. Oversikt: Oversikt er et kraftig søkeverktøy, der du kan få ut de fleste tall. Søkeresultatet kan eksporteres til Excel, for videre arbeid og summeringer. Du finner det du trenger for avstemming på Nøkkeltall – Oversikt. Velg Lønnspost i listen til venstre. Da kan du søke i alle lønnsposter som er registrert i systemet. For å søke opp alt som gjelder 2024, gå inn på filter og velg Utbetalingsår er 2024. Da får du ut alle poster for 2024. Tips til bruk av Oversikt Så kan du legge til flere søkekriterier, for å avgrense søket mer. For å få søke på et felt, må det vise i søkeresultatet. For å legge til eller skjule felter i søkeresultatet, velg tannhjul-knappen lengst til høyre: Først og fremst er det viktig å søke på korrekt år: Vi kan f.eks. velge å vise alt arbeidsgiveravgift-grunnlaget, ved å søke på Aga er Ja: Og så kan du legge til f.eks. utvalg på lønnsavregning: Eller du kan heller velge a-meldingsperiode, som kalles utbetalingsmåned. Søkeresultatet kan eksporteres til Excel, for videre arbeid: Dersom du ønsker å se delsummer i søkebildet, så kan du slå på gruppering (1). Velg hva du vil gruppere på i feltet for det (2): Dersom du vil minimere alle gruppene, slik at du kun ser sum, så velg Åpne/lukk alle grupper (3). Obs: Du får kun gruppert så lenge det er under 5000 linjer i søket. Avstemmingsskjema fra A-ordningen Du ser hvordan du henter avstemmingsskjema her: https://hjelp.unimicro.no/avstemmingsrapport-a07-direkte-i-systemet Bestill for hele året (periode 1-12) eller for den delen av året du skal avstemme i Unimicro. Et skjema for hele året, for å kontrollere totalen, vil også være lurt å ha. Verktøy i V3 lønn: Rapporter: Du finner rapportene i rapportoversikten i V3 Lønn. Nedenfor oppgir vi først rapportgruppe, og så navnet på rapporten. De rapportene som er mest aktuelle ved avstemming er: Avstemming Lønn – Avstemmingsliste pr konto: For avstemming pr konto Avstemming Lønn – Avstemmingsliste pr beskrivelse: For avstemming pr a-meldingsbeskrivelse Avstemming Lønn – Sum arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk periode: For avstemming av arbeidsgiveravgift. Feriepenger – Feriegrunnlag dette opptjeningsår og Feriegrunnlag forrige opptjeningsår: For avstemming av feriepenger Avstemming lønn – Årsoppgave til inntektsmottaker: For avstemming av årsoppgave til inntektsmottaker. Oversikt: Oversikt er et kraftig søkeverktøy, der du kan få ut de fleste tall. Søkeresultatet kan eksporteres til Excel, for videre arbeid og summeringer. I Oversikt, velg Lønnspost under Register og pass på at det ikke er noe utvalg på dato/periode. Du søker da på alle lønnsposter som er registrert på det året du er inne på: Tips til bruk av Oversikt Pass på å stå inne på det året du vil se tall for. Vi kan f.eks. velge å vise alt arbeidsgiveravgift-grunnlaget, ved å søke på Aga er Ja: (Klikk i kolonnen til venstre for å få opp alle alternative felter å søke på. Klikk i kolonnen i midten for å få opp valgene for lik, begynner med, inneholder o.l.) Og så kan du legge til f.eks. utvalg på lønnskjøring: Eller du kan heller velge a-meldingsperiode, som heter Utbetalingsmåned: Søkeresultatet kan eksporteres til Excel for videre arbeid, og du kan sette inn flere feltet i søkeresultatet ved hjelp av Feltvelger: Dersom du ønsker å se delsummer i søkebildet, så kan du slå på gruppering. Velg hva du vil gruppere på ved å dra kolonneoversikten opp i det grå grupperingsfeltet: Avstemmingsskjema fra A-ordningen: Du finner fremgangsmåte for å hente avstemmingsskjema her: https://support.unimicro.no/kundestotte/lonn/rapportering/a-ordningen/a-meldingen/bestille-avstemmingsrapport-fra-a-ordningen Bestill for hele året (periode 1-12) eller for den delen av året du skal avstemme i V3. Et skjema for hele året, for å kontrollere totalen, vil også være lurt å ha. Tips til avstemmingen: Kontroller at alt er rapportert: Er alle ytelser og fordeler de ansatte har mottatt rapportert? F.eks: Personalforsikring Elektronisk kommunikasjon Andre naturalytelser/alle naturalytelser Fri bil – firmabil/yrkesbil o.l. Private bompenger Skattepliktig del diett/km Arbeidsgivers del av pensjon Refusjon sykelønn Gaver over trekkfritt beløp Er alle ansattopplysninger vedlikeholdt? Er det meldt sluttdato på de som har sluttet? Er det rapportert arbeidsforhold på nye ansatte? Er rapporteringspliktige permisjoner eller permitteringer rapportert? Har du husket sluttdato på permisjoner eller permitteringer som er fullført? Kontroller at alt er bokført: Har alle lønnsavregningene status Bokført? For dem som benytter V3 Regnskap: Er de også bokført i V3? Dersom du benytter ambulerende arbeidsgivergift, er det også ekstra bilag i Unimicro Lønn. Er det bokført? (Se rapporten Konteringssammendrag ambulerende AGA) Tips til avstemming mot a-meldingen I Unimicro Lønn Bruk avstemmingsskjema A07 hentet fra a-ordningen. Avstem arbeidsgiveravgift under arkfane Opplysningspliktig_tall mot rapporten Forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift, velg periode og ta ut for de periodene du avstemmer for. (Velg samme fra/til periode som du avstemmer for.) Tallene under arkfane Inntektsopplysninger kan eventuelt avstemmes mot årsoppgaven for inntektsmottaker (dersom du har valgt tall for hele året). I V3 Lønn Bruk avstemmingsskjema A07 hentet fra a-ordningen. Avstem arbeidsgiveravgift under arkfane Opplysningspliktig_tall mot rapporten Sum arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk periode. Ta ut for hele året. (Eventuelt for den delen av året du avstemmer.) Tallene under arkfane Inntektsopplysninger kan eventuelt avstemmes mot årsoppgaven for inntektsmottaker. Her må du være oppmerksom på at rapporten du har hentet må ha med kun de periodene du har ført i V3 Lønn. Tips til avstemming av arbeidsgiveravgift: Du kan finne totalsum arbeidsgiveravgift i avstemmingsskjemaet. Når du har fått tallene i avstemmingsskjema til å stemme med lønnssystemet, gang ut med korrekt sats i avstemmingsskjema, så finner du beløpet til regnskap. Avstemme grunnlaget: I Unimicro Lønn Finne totalsum arbeidsgiveravgiftsgrunnlag for året: Nøkkeltall - Oversikt, velg Lønnspost til venstre Klikk knappen med streker til høyre for Søk Velg Utbetalingsår er x (der x er det årstallet du avstemmer for) Dersom du kun skal avstemme for en del av året kan du legge til Utbetalingsmåned større enn/mindre enn, eller Lønnsavregning større enn/mindre enn. Velg Legg til filter for å legge til flere søkekriterier. Klikk Legg til filter, og velg Aga er Ja Når du velger Aktiver søk, så får du totalsummen nederst Du kan også velge å gruppere på f.eks konto, for å få sum pr konto. Søkeresultatet kan eksporteres til Excel I V3 Lønn Finne totalsum arbeidsgiveravgiftsgrunnlag for året : Oversiktsbildet (pass på å stå i riktig år) Register Lønnsposter Søk på Grl.AGA lik Ja, så får du alle lønnsposter som påvirker arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget Dersom du kun skal avstemme for en del av året kan du legge til Utbetalingsmåned større enn/mindre enn, eller Lønnskjøring større enn/mindre enn. Du kan også gruppere på f.eks. Lønnsart eller Konto (se tidligere tips) Tips for avstemming mot Regnskap Kontroller først at alle lønnsavregninger er bokført. For dem som benytter V3 regnskap, kontroller at alle bilag er hentet inn til V3 Regnskap. Tallene du finner i lønnsmodulen avstemmes så mot saldo på kontoene i regnskap. Ved avvik, kontroller f.eks. at det ikke er ført manuelt på kontoene i regnskap. I Unimicro Lønn Det er to hovedmetoder for å finne tall pr konto: Rapporten Avstemming, som du finner under Nøkkeltall - Rapporter - Lønn Denne rapporten viser sum per kontonummer Husk å ta med lønnsarter uten utbetaling dersom dere benytter Motkonto på lønnsarter som ikke utbetales for avstemming av aga-grunnlag. En vanlig kilde til avvik her er at det ble kjørt minst en lønnsavregning med nye lønnsarter før de ble satt opp med Motkonto, eller endret konto. Husk at sum i lønn ikke skal stemme med saldo på konto for konti som gjøres opp underveis (som forskuddstrekk og forskudd) Avstemme ved hjelp av Oversikt-bildet: Du kan også finne sum pr konto på Nøkkeltall - Oversikt. Velg Lønnspost i listen til venstre. Søk på Utbetalingsår er x (der x er det årstallet du avstemmer for) Dersom du kun skal avstemme for en del av året kan du legge til Utbetalingsmåned større enn/mindre enn, eller Lønnsavregning større enn/mindre enn. Velg Legg til filter for å legge til flere søkekriterier. Velg Slå på gruppering, ved hjelp av Slå av på gruppering, og velg feltet Konto i feltet Grupper på. Du får da sum per konto. Legg til feltet Utbetales i søkeresultatet, så kan du også søke på Utbetales er ja. Da får du opp kun lønnsarter til utbetaling. Skal du avstemme kostnader kan du tillegg søke på Konto større eller lik 5000. Ved å klikke på minusen til venstre for en konto skjuler du detaljene. Plussen viser dem igjen. (Du har også valg for å åpne/lukke alle grupper) Prøv gjerne i tillegg med å legge til Aga er Ja i søket. Søkeresultatet kan eksporteres til Excel (Bildet viser ikke alle utvalgene) I V3 Lønn Det er to hovedmetoder for å finne tall pr konto: Avstemmingsliste pr konto, som du finner i rapportgruppe Avstemming Lønn: Husk å ta med lønnsarter uten utbetaling dersom dere benytter tilleggskontering for avstemming av aga-grunnlag. En vanlig kilde til avvik her er at det ble kjørt minst en lønnskjøring med nye lønnsarter før de ble satt opp med tilleggskontering. Husk at sum i lønn ikke skal stemme med saldo på konto for konti som gjøres opp underveis (som forskuddstrekk og forskudd) Avstemme ved hjelp av oversikt-bildet: Du kan også finne sum pr konto i oversikt-bildet. Pass på at du står inne på korrekt årstall Velg Register Lønnsposter. Velg Vis gruppering, og dra feltet Konto opp i det grå grupperingsfeltet. Søk på Grl.Utbetaling lik Ja, dersom du kun ønsker utbetalte poster. Du får da sum per konto. Skal du avstemme kostnader kan du tillegg søke på Konto større eller lik 5000. Ved å klikke på minusen til venstre for en konto skjuler du detaljene. Plussen viser dem igjen. Prøv gjerne i tillegg med å legge til Grl.AGA lik Ja/Nei Søkeresultatet kan eksporteres til Excel (Bildet viser ikke alle utvalgene) Tips til avstemming av feriepenger Det er gjerne lurt å avstemme utbetalte feriepenger først, slik at du vet hvilke tall du eventuelt må ta hensyn til når du avstemmer årets feriepenger. I Unimicro Lønn Vanlige feilkilder ved avstemming: Husk å velge korrekt fra/til periode og årstall når du tar ut rapporten. Ansatte over 60 får ekstra 2,3% feriepenger for grunnlag inntil 6G (G= grunnbeløpet i folketrygden). Systemet forsøker å ta hensyn til 6G også ved avsetning til regnskap, men da dette er en flytende verdi, og forskjellige regler slår inn alt etter utbetalingstidspunkt, så bør det avstemmes og eventuelt justeres i regnskap for differanser. I V3 Lønn Vanlige feilkilder ved avstemming: Ansatte over 60 får ekstra 2,3% feriepenger for grunnlag inntil 6G (G= grunnbeløpet i folketrygden). Feriepengelisten og utbetalingsfunksjonen tar hensyn til 6G for ansatte over 60, men det gjør ikke avsetningen. Dette må det altså justeres for i regnskap ved årsslutt. Manuelle poster på åpne lønnskjøringer vil bli tatt med i feriegrunnlaget på rapporten! Pass på at du ikke har ført på åpne lønnsavregninger.