Hente ansatte fra Unimicro Lønn til V3

For kunder som benytter V3 Timeregistrering (eller andre produkter fra Devinco AS som overfører timer via timeregistrering), så har du behov for å ha de samme ansatte i V3 som i Unimicro Lønn. Dette for å få ført timer og eventuelt få korrekte kostnader i prosjektordre.

Det er også slik at dersom du fører med prosjekt el.l. i timeregistrering, og ønsker at andre dimensjoner (f.eks. avdeling) skal hentes fra den ansatte, så må dette også være med i filen med timer fra timeregistrering.
Det er derfor laget et verktøy for å hente ansatte fra Unimicro Lønn til V3.

Pass på at du har oppdatert til versjon 3.76 eller høyere. Dersom den versjonen ikke er tilgjengelig, og du har versjon 3.75.21 eller høyere, kan du installer servicepacken det er link til i denne artikkelen der som V3 er installert for å få tilgang til funksjonen.

Verktøyet henter:

Ansattnummer og -navn.
- OBS: Vil oppdatere/overskrive ansatte på samme nr. i V3.
E-postadresse
Adresse
Satser fra det arbeidsforholdet som står som standard i Unimicro Lønn.
Dimensjoner fra det arbeidsforholdet som står som standard i Unimicro Lønn.
- OBS: Dersom du har selger knyttet mot ansatt, og selger høyt i dimensjonshierarkiet, vil dimensjonen altså bli påvirket.

Vær oppmerksom på at dersom du ønsker at timeregistrering skal benytte dimensjoner som blir hentet fra Unimicro Lønn, så må det settes opp innstillinger for det i V3 Timeregistrering. Se eget avsnitt om det lenger nede i artikkelen.

Vi viser funksjonen med et eksempel:

Vi ønsker nyansatte også i V3. Der skal vi benytte den ansatte i timereg og f.eks. MobileWorker. Vi benytter også Contracting, slik at sats/kostnad på timer er viktig. Timer skal føres på prosjekt, og så har vi delt de ansatte inn i avdelinger slik at vi også ønsker avdeling på timepostene.

1: En ny ansatt er opprettet i Unimicro Lønn:

Denne ansatte har et standard arbeidsforhold:

Når vi ser på detaljene ser vi at det er markert som standard:

Det finnes en sats:

Og arbeidsforholdet er merket med avdeling:

2: Hent den ansatte til V3

I V3 mangler denne ansatte. Siste ansatte er 12:

Vi velger da å hente ansatte fra Unimicro. Valget finnes flere steder:

I V3 Lønn: Knappen Hent ansattregister fra Unimicro, under Hjem.
I V3 Faktura: Fil – Import – Importer ansatte fra Unimicro.
I V3 Regnskap: Periodiske rutiner – Import - Importer ansatte fra Unimicro.

Bildet viser knappen i lønn:

Du får først opp påloggingsbildet til Unimicro, og må logge på. Når du får denne meldingen kan du lukke/legge ned nettleseren og gå tilbake til V3:

Du har da fått opp vegviseren «Importer ansatte fra Unimicro»:

Du får først to valg:

Importer kun nye ansatte:
- Du laster kun ned ansatte fra Unimicro som ikke finnes i V3 fra før.
- Dersom du ikke har gjort andre endringer er dette tilstrekkelig.
Importer nye og oppdater eksisterende ansatte:
- Henter både nye ansatte, og oppdaterer eksisterende ansatte.
- OBS: Det blir koblet på ansattnummer, så her vil også navn o.l. overskrives.
- Nyttig ved endringer i satser eller dimensjoner som trengs i V3.

Vi velger å kun importere nye ansatte i dette tilfellet. Velg Neste. Importen starter, og vi får se hva som har blitt overført:

Den ansatte har nå blitt opprettet i V3:

Det finnes satser på den ansatte:

Og avdeling:

Dimensjonen ligger rett på den ansatte, for det er der timeregistrering eventuelt henter fra. (Se eget avsnitt om innstillinger i timeregistrering.)

3: Hente satser til Timeregistrering:

Timeregistrering må få inn satsen for den nyansatte. Gå inn i Timeregistrering og velg Faste registre – Hjelperegistre ansatte – Oppdatere lønnsdetaljer. Velg den/de ansatte som skal oppdateres:

Velg Neste. Velg hvilke lønnsarter det skal oppdateres sats for for de ansatte:

Velg Neste. Du får da opp et bilde der du ser de ulike satsene pr ansatt (og du kan redigere før du fullfører):

Velg Neste, og importen er fullført.

Den ansatte nå tilgjengelig i Timeregistrering, med korrekt sats:

Innstillinger i Timeregistrering for å få korrekt dimensjon:

Vi sa i eksempelet at vil ville ha med avdeling, og at det måtte være med i filen. På bildet ovenfor viser det ikke noe i avdeling på timelinjen, men dersom vi lukker registreringsbildet og henter inn igjen timelinjene fra ukesoversikten (eller søker dem frem i Oversikt) så ser vi at avdeling lagret på linjen. Det er hentet fra den ansatte:

Det skyldes at denne innstillingen er satt på på Faste Registre – Klient/System i Timeregistrering:

Hvis du kun skal ha avdeling, og ikke prosjekt, til lønn, så er ikke dette nødvendig. Da trenger du ikke ta med dimensjoner når du eksporterer timer. Da blir det hentet fra lønn. Men dersom du skal ha med prosjekt fra timeregistrering, så må du i tillegg altså ha de andre dimensjonene også i samme fil.

Tilbake til artikkel om praktisk bruk av Unimicro Lønn mot Unimicro V3