A-meldingen og bytte av lønnssystem

14.09.2015 endret a-ordningen reglene for bytte av lønnssytem.

De vil ikke lengre gi avvikskode MAGNET_EDAG-108 dersom stillingsid/arbeidsforholdsid ikke er den samme. Dette gjelder forutsatt at:

• hver ansatt har samme antall stillinger per virksomhetsnummer som tidligere
• stillingene har samme ansattdato (startdato) som tidligere

Ved bytte av lønnssystem er det altså ikke lengre nødvendig å avslutte stillinger og lage nye, men du må være veldig oppmerksom på hvilke opplysninger du legger inn:

• Du må bruke nøyaktig samme virksomhetsnummer på stillinger
• Du må ha nøyaktig samme antall aktive/åpne stillinger på hver ansatt.
• Du må bruke nøyaktig samme ansatt-dato
• Du må ha samme stillingskode o.l.
• Du kan altså ikke bruke dette som en fin anledning til å rydde i ansattregisteret. Ble stillingen rapportert uten sluttdato fra det gamle systemet så må du registrere den inn i det nye systemet (selv om den skulle ha vært avsluttet). Skal du rydde så må du gjøre det ved å først sende a-melding fra det gamle systemet med sluttdato på de stillingene du ikke ønsker å opprette i det nye systemet.

Et tips her er å bestille avstemmingsinformasjon MED arbeidsforholdsopplysninger fra a-ordningen på siste periode som ble levert fra forrige system. Da får du en liste med de detaljene som må være på plass ved bytte av lønnssystem.

MERK: Det er ett annet forhold du bør passe på ved bytte av lønnssystem. Dersom du bytter fra et system som har samme type meldingsid-er som Unimicro V3 lønn så må du ta hensyn til det.

Unimicro V3 benytter fortløpende heltall. Første a-melding får id 1, andre får id 2 o.s.v. Dersom det systemet du går fra har samme type id, så kan det bli problemer. Da bør du sette inn en bokstav som prefiks (f.eks første bokstav i klientnavnet), slik at alle meldingsid-er får denne bokstaven først. Da risikerer du ikke at dine meldingsid-er kolliderer med de som er sendt fra det tidligere systemet. Du setter inn prefiks på Periodiske rutiner - A-melding - Valg - Prefix, første gang du leverer a-melding fra Unimicro V3.

Reglene som gjaldt tidligere (og fremdeles kan benyttes) er:

Tidligere har regelen vært at ved bytte av lønnssystem må du avslutte arbeidsforholdene i det gamle lønnssystemet, og så ha ny startdato på arbeidsforholdene i det nye lønnssystemet.

Årsaken til dette var at i a-ordningen vil hver ansatt ha et eller flere arbeidsforhold. Hvert arbeidsforhold har sin unike id. I Unimicro V3 er det StillingsID som blir benyttet som arbeidsforholdsid. Dersom en rapportert stilling plutselig ikke var med lengre, så ville du få øyeblikkelig-avvik på a-meldingen med avvikskode MAGNET_EDAG-108. A-ordningen etterlyser den stillingen som ble rapportert måneden før.

Ulike lønnssystemer benytter ulike typer id-nummer. I Unimicro V3 er det et heltall, som blir tildelt fortløpende etter hvert som du oppretter stillinger. I andre lønnssystemer kan det være en blanding av bokstaver og tall.

Ved bytte av lønnssystem måtte du derfor huske å avslutte alle arbeisforhold i det gamle lønnssystemet, slik at du ikke fikk problemer ved overgangen til nytt lønnssystem. Du gjorde det ved å sette sluttdato på stillingene/arbeidsforholdene i det gamle lønnssytemet. Du satte datoen lik siste dato i siste måned du skal levere for i det gamle systemet.

Når du så kom over i det nye systemet så satte du startdato til første dag i den første perioden du skulle levere a-melding for i det nye systemet. I Unimicro V3 er det Ansatt dato på stillingen som er startdatoen.

Unimicro V3 har et verktøy for å sette samme ansatt dato (eller samme sluttdato) på alle aktive stillinger. Du finner informasjon om det her.