Innstillinger for integrasjon mot TravelText

1) Web-brukere i TravelText.

Den administratorbrukeren som er opprettet i TravelText må logge inn på TravelText og opprette web-brukere der. Det er e-postadressen som blir oppgitt som brukes som påloggingsinformasjon i TravelText.

Du finner mer informasjon om oppretting av web-brukere på TravelText sine hjelpesider (du må ha en bruker hos TravelText for å få tilgang): https://hjelp.traveltext.no/support/login

NB: For at lønnssystemet skal kjenne igjen de ansatte, så finnes det to nøkler.

• Første nøkkel er e-postadressen. Dersom e-postadressen som brukeren kobles mot i TravelText er registrert på en ansatt i lønnsmodulen, så vil de knyttes sammen automatisk. Vi anbefaler derfor at du registrerer inn e-postadresse på de ansatte i lønnsmodulen for å lette koblingen av web-bruker mot ansatt.
• Andre nøkkel er navnet. Her er p.t. lønnssystemet helt avhengig av at du benytter nøyaktig samme navn i TravelText som på den ansatte i lønnssystemet for å få til koblingen.

2) Kobling av webtyper, reisetyper, lønnsarter og konto

Før du kan starte med overføring til lønn, må du kontrollere at du har koblet webtypene (på Traveltext heter de kostnadstyper) mot korrekt reisetype i reiseregningssystemet. Disse må i tillegg være koblet mot korrekt lønnsart.

Gå inn på Reise og utlegg for klienten, og velg Verktøy - Kobling mot lønnsart:

Du får da opp en liste. Kolonnen til venstre viser kostnadstypene på web, altså TravelText sine reisetyper. Kolonnen i midten viser hvilken reisetype i lønnssystemet den er koblet til, kolonnen for lønnsart viser hvilken lønnsart i lønnssystemet det er koblet til og i siste kolonne kan du legge inn konto mot regnskap. Sistnevnte vil gjelde ved direkte utbetaling/bokføring altså der regningene ikke tas via lønn.

WebTypene som skal benyttes (du setter opp kobling på alle dere har bruk for) må knyttes både mot en Reisetype og en Lønnsart for å oveføre reiseregninger til en lønnskjøring. Selv om du har knyttet inn en reisetype, så kan du overstyre lønnsart i lønnsart-kolonnen. (Det er f.eks. lite trolig at Porto o.l. skal føres i lønnsart for diett og overnatting etter bilag. Da kan du bytte lønnsart på den linjen, dersom du ønsker det.)

Her ser du at du kan hente inn en reisetype på linjen for Diett (som gjelder alle dagdietter):

Det finnes i lønn en egen lønnsart og reisetype for Diett uten overnatting over 12 timer. Det er fordi det i lønn skal skilles på sats. Det skal rapporteres i a-melding med samme beskrivelse, og satsen kommer her fra TravelText, så her går det helt fint å bare hente opp den ene lønnsarten.

Det kan være at det ikke finnes reisetype for det du har behov for. Det finnes f.eks. for de fleste ikke oppsatte reisetyper for den trekkpliktige delen av kilometergodtgjørelse eller den trekkpliktige delen av diett. Du kan gå inn for å se på og redigere på eksisterende lokale reisetyper ved hjelp av knappen Reisetyper:

Du kommer da inn i bildet for vedlikehold av reisetyper. Opprett de reisetypene du trenger, og koble mot lønnsart. Du kan gjerne registrere inn korrekt sats også, men ved overføring av reiser fra Traveltext.no så er det sats på Traveltext som benyttes:

Du finner mer informasjon om oppretting av reisetyper her. Husk å lagre eventuelle endringer.

Tilbake i bildet for Kobling mot lønnsarter kan du så hente opp de nye reisetypene:

Dersom du oppretter flere reisetyper på web så må du velge å hente dem inn til denne listen for å få koblet dem mot lokale reisetyper. Velg da Fil - Hent oppdaterte typer fra web inne i bildet ovenfor.