Eksport av gaver til frivillige organisasjoner eller vitenskaplig forskning

Denne eksporten eksporterer en totalsum pr kunde som har gitt gaver som er fradragsberettiget i løpet av regnskapsåret. Denne informasjonen skal sendes Skattedirektoratet, og det er et krav at den leveres på maskinelesbart medium.
Dette er aktuelt dersom regnskapet som føres i Unimicro V3 er en frivillig organisasjon eller en forskningsbedrift som mottar gaver fra privatpersoner.

Hvordan vet systemet at en post er en gave?
Systemet vil generere en totalsum for hver kunde, ut fra saldo på reskontro på de postene som er ført mot den dimensjonen som er valgt i innstillingene for eksporten. Man må altså opprette en egen dimensjon for gaver. Du kan enten lage en helt egen dimensjonstype for gaver, eller du kan f.eks. lage et prosjekt for gaver. Alt som skal være med i eksporten må føres mot kundereskontro og denne dimensjonen.

Det er kun inntektsføringen som skal føres mot prosjektet, ikke innbetalingen. Dette som sagt fordi det er saldo på reskontro av de postene som er registrert mot gavedimensjonen som kommer med i eksporten.
I eksempelet under er det opprettet prosjekt nr 4 som heter Gaver. Hver gang det blir registrert en gave, må den føres mot dette prosjektet.

Registrere personnummer på kunde/gavegiver
Kundene man registrerer gaver fra, må registreres med personnummer. Man lagrer personnummeret i feltet Organisasjonsnr under Andre opplysninger på Faste register - Kunder:

Registrere en gave
Man registrerer en gave ved å fakturere og registrere innbetaling på fakturaen.

Du må bruke riktig prosjekt på fakturaen, legg det inn enten i headingen på faktura under arkfanen Dimensjoner eller på linjenivå. Du kan også legge inn fast dimensjon på varen, så vil systemet foreslå rett dimensjon når du bruker denne varen. Les mer om dette her.

Så må betaling av fakturaen registreres og det må gjøres i innbetalingsbildet, Registrere - Innbetaling. Du kan ikke føre innbetalingen i bilagsregistrering, da får du ikke beløpet med i eksporten.

Når betaling av faktura er registrert kan du lage eksporten. Om bare faktura er laget, men ikke betalt, vil beløpet ikke bli med i eksporten.

 
Innstillinger
Ved første gangs oppstart av eksporten på en klient kommer automatisk innstillingsvinduet opp. Du må sette opp innstillingene før du får eksportert. (Du kan også endre på innstillingene senere, ved å velge Rediger - Innstillinger.)

Forklaring til hvert felt:
Eksporttype: Her velger du om regnskapsklienten er for en frivillig organisasjon eller vitenskapelig forskning
Dimensjonstype for gaver: Her velger du dimensjonstype for dimensjonen som brukes når din regnskapsklient mottar gaver. Det er ingenting i veien for å bruke en av de eksisterende dimensjonene (man kan f. eks ha et eget prosjekt som heter Gaver) eller man kan bruke en egen dimensjonstype for akkurat dette om ønskelig.
Dimensjon som eksporteres: Den faktiske dimensjonen man har ført gaver på. Eksempel: Man har valgt dimensjonstype prosjekt og har ført gaver på prosjekt nr, 4. Man setter da inn 4 i feltet (eller bruker knappen og velger dimensjonen fra listen som kommer opp).
Kontaktperson (fra brukeradm): I følge Skattedirektoratet skal filen inneholde et navn og telefonnummer til en kontaktperson for spørsmål hos den som eksporterer.
Navnet på den personen som er pålogget hentes automatisk fra Brukeradministrasjonen (maksimum 30 tegn). For å endre navn eller nummer, gå til Hovedmeny - Administrasjon - Brukeradministrasjon.
Kontaktperson telefon (fra brukeradm): Telefonnummer til kontaktpersonen som er pålogget, hentes fra Brukeradministrasjonen. Maksimum 8 siffer.

Eksportere fil til Skatteetaten
Ved første gangs oppstart vil grensesnittet være tomt (etter redigering av innstillinger)
Trykk på knappen som heter "Lag eksport". Du får da opp en dialogboks som bekrefter at du faktisk vil eksportere:

Når eksporten er ferdig så får du en dialogboks som spør om du vil sende filen til Altinn:

For å sende filen til Altinn må du ha satt opp innstillingene for å sende under Regnskap - Periodiske rutiner - Altinn oversikt - Innstillinger.

Etterpå vil du se at hovedbildet viser eksporten som ble utført slik:

Forklaring til kolonnene:
Jobb nr.: Det unike nummeret som tildeles alle filer som eksporteres fra systemet. Hvis det senere blir aktuelt med annullering av en eksport, så vil systemet koble sammen det annullerte jobbnummer med eksporten som inneholder annulleringen
Dato: Datoen eksporten ble foretatt
Signatur: Den påloggede Uni bruker sitt brukernavn
Antall givere: Det totale antall givere (kunder) i den eksporterte filen
Totalsum: Den totale summen av alle gavene som er eksportert. I en annulleringsfil vil dette typisk bli et negativt tall
Year: Hvilket år eksporten gjelder for
Status: Statusen for eksportjobben. Gyldige statuser er
- Generert
- Eksportert
- Slettet

Hvis regnskapet for året man eksporterer i er ferdig ført, så skal filen som ble generert av systemet sendes Altinn og da har man levert dataene for det regnskapsåret.
Hvis man derimot senere oppdager feil i føringer og/eller innstillinger må man lage flere eksporter og eventuelt annullere den første eksporten.
Hvis du vil lese mer om hva du skal gjøre når, så anbefaler vi at du leser Skattedirektoratet sine nettsider ang. "Rettledning for utfylling og
innlevering av ligningsoppgaver for gaver til forskning og visse frivillige organisasjoner".

Detaljvisning av en eksportjobb
Om ønskelig så kan du få en detaljert visning av innholdet i en eksport ved å trykke på knappen som heter Vis rapport.
Denne rapporten viser da først totalsummene for eksportjobben (det samme som står i listen i hovedvinduet) og så viser den hver kunde som er med i eksporten, og hvilke bilag/summer det er snakk om.
Merk: Hvis du gjør dette på en eksport som også er en annullering av en tidligere eksportjobb så vil bilagstallene i selve rapporten ha motsatt fortegn enn man skulle forvente. Dette er fordi at ingenting i regnskapet blir endret ved annullering, det er kun filen som blir produsert som har motsatt fortegn. Altså vil bilagene som er med i den eksportjobben fortsatt være de samme.

Slette eksportjobb
Normalt bør du ikke slette en eksportjobb. Hvis du likevel velger å gjøre dette så bør det være fordi du har eksportert ved en feil (altså før alle gaver er bokført el.l.) og det er veldig viktig at du ikke har levert den filen som hører til eksporten til Altinn.

Hvis du likevel bestemmer deg for å slette en eksport så gjøres det ved å markere jobben i listen, og bruke menysystemet slik:

Du vil da måtte bekrefte at du faktisk vil slette eksportjobben, og den får status Slettet.

Det står i meldingen at du bør lage en korreksjonsoppgave, det er dessverre ikke mulig, en eksport vil alltid ta med seg alle data.