Hvordan opprette/Vedlikeholde Hovedbokskonto

Når du oppretter en ny klient i systemet, får du tilbud om å lese inn en kontoplan etter Norsk Standard. Denne kan du så korrigere. Du kan lage nye hovedbokskontoer, endre navn og andre innstillinger, slette (hvis det ikke er bevegelser på kontoer), osv.  Din revisor eller regnskapsfører kan gi deg utfyllende informasjon om hvilke kontoer du bør ha med og avgiftsbehandlingene på de forskjellige kontoene. Når du har gjort de endringene du ønsker og fått den kontoplanen som passer for deg, er det mulig å bruke den samme kontoplanen på andre klienter i systemet – få mere informasjon her

Opprette ny konto
Stå i regnskapsmodulen – Faste registre – Hovedbok
Skriv kontonummeret du ønsker å bruke i feltet kontonr og trykk Enter (Da kan du samtidig sjekke om denne kontoen finnes fra før). Hvis det ikke kommer noen tekst i feltet «Navn», er kontoen ledig og du kan fylle inn ønsket navn på kontoen og sette på riktige innstillinger.

Forklaring til feltene:

Kontonr: Nummeret på kontoen
Navn: Navnet på kontoene

Arkfane Kontering:

 
Avgiftskode: Her velges mva. behandling mot konto. Det som settes her vil bli foreslått ved bilagsregistrering.

Henvisningskonto: Skal normalt kun brukes mot reskontroer (kunder og leverandører), for å kunne autopostere mot samlekontoer for fordringer og leverandørgjeld. Kan også benyttes til å autopostere mot andre kontoer. Dersom det settes en henvisningskonto, vil poster bli autopostert mot henvisningskontoen og komme i tillegg til den originale posteringen.

Kategori: Er kun et informasjonsfelt som viser hvilken kontokategori (nummerserie) kontoen tilhører.

Sperret: Her har man anledning til å sperre kontoen for bilagsføring.

Aktiv for avmerking: Dersom du haker av denne vil du få mulighet for å kjøre post-post avmerking på kontoen. Knappen Avmerking blir aktiv inne på Forespørsel konto. Les mer her.

SAF-T konto: Her kan du velge fra nedtrekksmenyen hvilken SAF-T mapping kontoen skal ha. Dersom du følger norsk kontoplan kan du velge mapping i systeminnstillingene, les mer om det her.

Arkfanen Regler:

Anleggskonto: Dersom konto skal brukes til anleggsmidler i anleggsregisteret kan det krysses av her. Dette er kun et opplysningsfelt, og har ingen annen funksjon pr i dag. 

Rapportgruppe: Dette feltet kan benyttes dersom du ønsker å opprette egne resultatrapporter (på Forespørsel -> Resultatrapportering ). Setter du inn en tallverdi i dette feltet kan du benytte tilsvarende felt på rapportgruppen for å definere at du ønsker å ha med tall fra denne kontoen. Du kan altså angi hvilken rapportgruppe hovedbokskontoen tilhører, eller skille kontoer i kategorier. Alle kontoer med samme kontogruppenummer tilhørere den rapportgruppen.
 
Valutakode: Ønsker du å føre denne kontoen i valuta, kan du velge Valutakode her. For å få valgt en valutakode må klienten være satt opp med valuta (Faste register -> Valuta ). Du kan også kjøre valutaregulering for periodisk å justere verdi på konto.

Arkfanen Rente:

Rente: Dersom du ønsker å beregne rente mot en hovedbokskonto, kan du sette hake for Mot konto her. Man må ha fakturamodulen for å kunne renteberegne mot konto. Dersom du ikke skal renteberegne mot hovedbokskonto er det ikke nødvendig å sette hake for Ingen. Det er kun nødvendig dersom du har flere konti som skal renteberegnes liggende etter hverandre, men noen få innimellom som ikke skal renteberegnes. Da kan du sette hake for Ingen på de som ikke skal renteberegnes slik at du kan kjøre renteberegning for alle konti på en gang.

    
Søke etter konto

Dersom du ønsker å endre på en eksisterende konto, kan du skrive kontonummeret direkte i Kontonr-feltet. Vet du ikke nummeret, kan du søke ved å trykke søkeknapp  og angi navn eller del av navn på konto i feltet Navn.
TIPS: Bytt kriterie fra "begynner med" til "Inneholder". Dette vil gjøre at alle kontonavn med søkebegrepet vil bli vist, uavhengig av hvor i teksten søkebegrepet står.

Eksempel: "innkjøp" kan resultere i en liste som vist i bilde. Du kan også søke på kontonummer på samme måte...

Når du så dobbelklikker på valg i søkelisten, vil systemet automatisk legge dette inn i registreringsbildet. I hovedbildet kan også bla deg fram og tilbake i listen av kontoer ved å benytte pilknapper i verktøylinjen.

 
Slette konto
Dersom du ønsker å slette kontoen, kan du hente den inn (som beskrevet overfor) og deretter trykke knappen Slett.
Merk: Du kan kun slette kontoer det ikke har vært bevegelser på i regnskapet.

Justere avgiftskode for kontoserier
Stå i Ajourhold av konto -> Verktøy-> Justere avgiftskode for kontoserier
 
Denne rutinen kan benyttes for å endre/sette avgiftskode for en rekke konti på en gang. Hvis en klient er avgiftsfri, kan du bruke denne funksjonen til å sette alle kontoer til avgiftsfrie. Dette fungerer som en veiviser der du først velger avgiftskode og fra/til konto. Deretter får du se hvilke kontoer som vil bli endret og hvilken kode de har fra før.
Det er også mulig å overstyre enkeltkontoer.