Nummerserier - vanlige problemstillinger

Feilmelding Next ID alreadi exsists ved lagring:

Dersom du får feilmelding som inneholder Error in numberseries: Next ID already exists ved lagring, så kan det tyde på at det er feil nummer som står i Neste ledige på nummerserien. I denne artikkelen gjelder det kunde/leverandør, men det kan gjelde andre registre også. Som f.eks Faktura eller Bestilling (innkjøp).

Neste ledige i nummerserien oppdaterer seg ikke:

Dette kan skje ved overstyring av bilagsnummer. Dersom du overstyrer i "feil" rekkefølge vil ikke neste ledige bli oppdatert. Neste blir oppdatert med en høyere enn det du førte sist.

Et godt eksempel på dette ser du i Fortløpende modus i bilagsregistrering (bilagsnummer på linjen). Dersom du fører bilag 1, 2, 3, så vil Neste bli oppdatert til 4, slik at systemet foreslår bilagsnr 4 neste gang du går inn i bildet. Problemet oppstår dersom du fører bilag 1, 3, 2. Siden du førte bilag 2 sist vil neste ledige bli satt til nr 3.

Løsningen er å gå inn på Faste register - Nummerserier og oppdatere Neste-feltet på nummerserien til det nummeret som skal være neste.

Tips: Sett på hake for Vis sist brukte nummer i seriene. Da vil feltet Sist brukte nummer bli oppdatert, og du kan sette Neste til en høyere.

Husk å lagre endringen.

To bilag inn i samme bilagsnummer:

Det hender at du får lagret to bilag inn i samme bilagsnummer. Det er ulike årsaker til dette:

• To eller flere personer bokfører mot samme bilagsserie samtidig. Dersom flere bokfører mot samme bilagsserie samtidig, kan de klare å lagre på samme bilagsnummer samtidig. Dersom flere brukere skal føre bilag i bilagsregistreringsbildet samtidig bør det derfor opprettes flere bilagsserier, og så bør de ulike brukerne føre i hver sin.
• Overstyring av bilagsnummer: Dersom brukere overstyrer bilagsnummer, f.eks ved lagring av faktura, så kan du risikere å lagre bilag i bilagsnummer som alt er benyttet. Det er kun bilagsregistreringsbildet som gir melding om at et bilagsnummer alt er benyttet.
• Import av bilag importerer til det bilagsnummeret som finnes i filen. Dersom det bilagsnummeret finnes fra før i regnskapet vil du da få to bilag i samme bilagsnummer.
• En nummerserie er "full", og du har satt på hake for Ignorer øvre grenser for nummerseriene i Systeminnstillingene. I så fall vil systemet bare fortsette oppover, og kan kollidere med neste serie, slik at det blir overlapp.

Det gjør ikke noe for systemet om det er to ulike bilag i samme bilagsnummer. Postene blir kun lagt til i tillegg til dem som var der fra før. Regnskapet vil altså fremdeles være korrekt.

Unntaket er momsoppgjørsbilag. Dersom de havner i samme bilagsnummer som et annet bilag vil du få et spørsmål om å flytte momsoppgjørsbilaget til et nytt bilag. Kontroller i så fall at neste ledige i nummerserien du benytter er korrekt før du utfører flyttingen. Vi anbefaler backup først.