Innholdet i en backup

De ulike registrene i Unimicro V3 er fordelt på ulike databaser. For regnskap, faktura, lønn, butikkdata og abonnement er de fordelt på minst to databaser. Det finnes en database for hvert enkelt regnskapsår. Den kaller vi årsbasen. Dersom vi f.eks har to regnskapsår på en klient, så vil det finnes to årsbaser; en årsbase pr regnskapsår. I tillegg så finnes det en database som er felles for alle regnskapsår. Den kaller vi klientbasen. (I tillegg har modulene Timeregistrering, utviklet av Mobile Worker AS, og Eiendom, utviklet av Ørn Software AS, egne databaser.)

Klientbasen inneholder alle de registrene som er felles for alle regnskapsår. Dette er f.eks. kunder, leverandører, faktura, ordre, tilbud og varer, i tillegg til mange flere.

Årsbasen inneholder de registrene som tilhører det enkelte regnskapsår. Dette er f.eks. kontoplanen, bilag, momsoppgjør, dimensjoner o.s.v.

Når du tar backup av et regnskapsår, inneholder backupen kopi av årsbasen og klientbasen. I tillegg til de årsavhengige dataene, så har backupen altså med seg en kopi av den databasen som inneholder alle de felles registrene. Backupen inneholder altså alle bilag som finnes på det året på det tidspunktet du tar backup, samt alle faktura, kunder og varer som finnes for klienten på det tidspunktet du tar backupen. Kopien av f.eks. fakturaregisteret er altså uavhengig av hvilket årstall du tar backup av.

Dette betyr at dersom du f.eks den 15. januar 2022 tar en backup av 2021, så vil den inneholdet regnskapet for 2021 pr 15.01.22, og i tillegg alle faktura, kunder o.s.v som er registrert på klienten frem til og med 15.01.2022.

Dersom du senere, f.eks i mars, finner ut at du i ettertid har gjort mye feil i 2021-regnskapet etter at denne backupen ble tatt og ønsker å legge inn igjen backupen fra januar, så må du derfor tenke gjennom hva du gjør:

• Dersom du bare leser inn igjen 2021-backupen fra januar, uten å gjøre noe mer, så har du plutselig mistet alle faktura, kunder o.l som er registrert i tidsrommet 15.01.2022 og frem til backupen blir lest inn. Innlesingen av backupen vil ikke berøre 2022-regnskapet, men alle tilhørende faktura o.l, som ligger i klientbasen vil forsvinne når den databasen blir overskrevet.
• Den korrekte fremgangsmåten for dette blir å først ta en helt ny backup av siste årstall (her 2022). Da har du en backup som inneholder alle faktura o.s.v. Så kan du lese inn 2021-backupen fra januar. Med en gang det er gjort, så leser du i tillegg inn igjen den nye 2022-backupen. Da får du på plass igjen siste versjon av klientbasen. (Siden post-mot-postavmerkingsregisteret, som er avhengig av bilagene i de enkelte regnskapsår også ligger i klientbasen, så kan du få noen avvik der vha denne metoden. Se denne artikkelen for informasjon om hvordan det korrigeres.)

Vi ser rundt årsskifte, rundt tidspunktet for årsavslutning/revisorposteringer og etter at data er flyttet ved hjelp av backup en del problemstillinger der kunder/leverandører, faktura, bilag el.l mangler eller har feil status. Dette er som regel et resultat av ufullstendig backupinnlesing.