Avstemming av åpne poster

Post-mot-postavmerking er veldig avhengig av at du velger korrekt dato/årstall. I denne artikkelen vil vi derfor snakke om år B (aller siste regnskapsår som finnes på klienten), og år A (regnskapsåret før det). Det kan  f.eks. være år 2014 (A) og 2015 (B).

Forskjellen mellom dato og periode:

Først og fremst så er det en viktig forskjell mellom åpne poster/kontoutskrift åpne poster og saldo. Saldolistene har utvalg på periode, samtidig som kontoutskrift åpne poster har utvalg på dato. Dersom du benytter Periodisering etter leveringsdato (der datoen på bilaget får dato etter fakturadato, men perioden blir bestemt ut fra leveringsdato), vil det naturlig nok ikke være samsvar mellom tallene på en rapport som har utvalg på periode og en rapport som har utvalg på dato. 

Her ser vi et eksempel på et slikt bilag:

Dette er en utgående faktura som er bokført på 2014, i periode 12, men dato er i januar 2015. Siden leveringsdato er i desember 2014 så skal inntekten være med i 2014-regnskapet, men mva skal rapporteres på 1.termin 2015. Dette er årsaken til dette skillet mellom periode og dato.

Det hender også at det blir ført bilag med dato frem i tid. La oss si at du har ført noen bilag med dato i desember, selv om kalenderen viser august. Du tar så ut en kontoutskrift åpne poster med dato 31.08, og får ikke saldo til å stemme med sum åpne poster for enkelte reskontro. Da er det sannsynligvis postene i desember som er problemet. De vil ikke vise på rapporten, siden du valgte 31.08, men de er med i saldoen. (Kontoutskrift åpne poster viser hele saldoen for det året du er inne på.) For å kontrollere om dette kan være problemet, ta ut rapporten en gang til men velg da en dato langt frem i tid, f.eks 31.12.

Differanse pr 31.12.

De fleste skal ta ut en kontoutskrift åpne poster pr 31.12. Det er en enkel metode for å finne om det finnes poster som er periodisert etter leveringsdato som vil gi differanse mellom saldo pr periode 12 og kontoutskrift pr 31.12. La oss si at vi skal ta ut kontoutskrift åpne poster pr 31.12. år A, og år A er 2014. For å finne om det er poster som har dato neste år som kan gi differanse, så går vi da inn på år A/2014 og går inn på Forespørsel på bilag.

Vi søker da opp bilag med Dato Større eller lik 01.01. år B, altså med Dato Større eller lik 01.01.2015 i dette tilfellet. Vi ser da om det finnes poster med dato neste år.

For å kunne dokumentere denne differansen er det gjerne greit å få ut en liste over postene det gjelder. Søk da på Konto Større eller lik og Konto Mindre eller lik i tillegg, slik at du kun får frem postene som gjelder f.eks kunder. Du kan så sortere på kundenummer og eksporterere listen til Excel.

Ellers om åpne poster og saldo

Når du fører bilag, så blir de lagret i transaksjonsregisteret i databasen som tilhører det årstallet du er inne på. Når du tar ut saldolister o.l, så er det summen av alle posteringer inne på det året du står på.

Hver gang du lagrer en bilagspost mot en reskontro, så blir det samtidig opprettet en post i postpost-registeret. Det er et register som ligger et annet sted som er felles for alle regnskapsår, og som blir opprettet for at du lettere skal kunne merke poster mot hverandre på tvers av regnskapsår.

På grunn av dette kan du etter innlesing av backup, flytting av data, endring av konto el.l. oppleve at de ulike registerne kommer i utakt. De neste avsnittene er en sjekkliste som kan hjelpe deg å avdekke om problemet er at registrene er i utakt, eller om problemet heller er feil i merking av poster, saldo som ikke er oppdatert (pga manglende overføring av saldo) el.l.

En sjekkliste for avstemming i tre steg:

Første steg: Kontroller om det er en saldodifferanse, eller et problem med postpost-registeret.

1) Er det differanse i kontrollbildet (Forespørsel - Kontrollbilde)?
Mellom kreditor eller debitor reskontro og hovedbok? I så fall er det ikke sikkert det er et postpost-problem. Finn ut av denne differansen først. (Finn første regnskapsår der differansen oppstår og sjekk samlekonto for manuelle posteringer.) Sammenlign også Saldoliste kunder/leverandører med saldo på hovedbokskonto/samlekonto.

2) Blir periodiser etter leveringsdato benyttet?
I så fall vil kanskje ikke saldo og sum åpne poster på en gitt dato stemme. Se tidligere avsnitt Forskjellen mellom dato og periode, og Differanse pr 31.12. for eksempel på hvordan du kan kontrollere dette.

3) Finn ut om det finnes saldodifferanser, noe som tyder på feil i postpost.
Følg punkt 1-3 i avsnittet Andre steg, og dersom du finner saldodifferanser så fortsetter du med Andre steg. Dersom du ikke finner saldodifferanser, gå til avsnittet Tredje steg.

Andre steg: Dersom det ser ut som feil i post-postregisteret, så må en del punkter gjennomføres for å korrigere dette

1) Ta backup av siste regnskapsår.
Du skal alltid stå på siste år når du jobber med postpost (år B), da postpostregisteret ligger i den databasen som er felles for alle år. Stå på siste år når du gjennomfører disse stegene, selv om det er i poster for året før du har problemer. Post-postrutiner kan få store konsekvenser, bl.a. så kan alle faktura på kunder bli satt som Registrert. Det er derfor veldig viktig med backup.

2) Overfør saldo fra nest siste (år A), til siste år (år B).
Du må stå på siste regnskapsår med oppdatert saldo for å sammenligne saldo og sum åpne poster for eventuelt å finne feil. Du må også stå på siste regnskapsår, med oppdatert saldo dersom du skal kjøre en post-mot-postrutine (enten gjenoppbygging eller automerk). Dette fordi systemet tar utgangspunkt i saldo på det året du står på og sammenligner med summen av alle åpne poster i postpostregisteret. Står du f.eks. på nest siste år, så vil du få feilmelding om «mismatch between the registered transactions and the total», altså «her stemmer ikke sum åpne poster med saldo», og systemet vil sette alle poster som åpne. Dersom du prøver gjenoppbygging av postpost på nest siste år, så mister du tilsvarende alle poster fra siste år.

3) Kontroller om det finnes saldodifferanser.
Gå inn på siste regnskapsår og velg Forespørsel – Åpne poster. Velg det du skal kontrollere (Kunde eller Leverandør) og vent til listen viser. Dersom du får opp en advarsel der det står «x konto med saldodifferanse» så finnes det konti der summen av poster i postpostregisteret ikke stemmer med saldo på kontoen. Trykk på advarselen for å få opp i listen hvilke konti det gjelder, og noter de kontonummer som nå viser i listen over åpne poster (når knappen er merket med gul farge, så er det kun konti med saldodifferanse som viser i listen):

På spørsmålet om Saldodifferanser finnes det to resultater:
3a: Det finnes poster med saldodifferanser: fortsett med punkt 4
3b: Det finnes ikke poster med saldodifferanser: Gå videre til avsnitt Tredje steg.

4) Finn ut om det finnes poster med periode 0, utenom bilag 0, på reskontroene med saldodifferanse. Sjekk alle regnskapsår.
Systemet vil ikke legge poster med periode 0 (=IB) inn i post-mot-postregisteret. Dette fordi IB i postpostregisteret er summen av alle postene fra tidligere regnskapsår. Unntaket er fra første regnskapsår på klienten. Der vil kjøring av post-mot-postavmerking legge poster med periode 0 inn i postpost-registeret. Dersom du finner poster med periode 0 så er løsningen å føre posten ut av periode 0 og inn på en faktisk periode.

5) Kjør post-mot-postavmerkingsrutine for å legge inn poster som mangler/lukke poster:
Dersom det mangler poster i postpostregisteret så vil rutinen for å lukke poster legge dem inn igjen. Det vil kun skje dersom saldo på kontoen stemmer. Post-mot-postavmerkingsrutinen kan få store konsekvenser for status på faktura o.l., så vi kjører rutinen helst konto for konto, og alltid med backup først. (Og ALLTID fra siste regnskapsår.)

Fremgangsmåte:

• Noter først hvilke konti som har saldodifferanse (jfr. punkt 3)
• Ta backup av siste år/år B.
• Gå inn i regnskap år B. Velg Fil - Systemverktøy - Rutine for post-mot-postavmerking
• Velg En konto og hent opp en av kontoene du noterte. Velg Videre.
• Sett på alle haker under Innstillinger, unntatt Nullstille merking…, og trykk Videre og Fullfør.
• Kontroller at posten ikke lenger finnes på listen over konti med saldodifferanse og fortsett med neste konto

NB: Dersom du får feilmelding når du kjører gjennom rutinen, gå videre til punkt 6.

6) Dersom du får feilmelding på rutine for post-mot-postavmerking, og saldo o.l. stemmer, så kan det tyde på at du har for mange poster i post-postregisteret. Da må du gjenoppbygge registeret.
Det å gjenoppbygge postpostregisteret har store konsekvenser for f.eks. status på faktura, remittering o.l., så vi prøver i det lengste å kun gjenoppbygge for de reskontro der det er feil.

Fremgangsmåte:

• Ta først backup av siste regnskapsår.
• Gå inn på siste regnskapsår (saldo er selvfølgelig oppdatert).
• Velg Forespørsel - Forespørsel på konto, og hent opp den reskontroen som skal gjenoppbygges.
• Velg Avmerking.
• Velg Fil - Avansert - Gjenoppbygg registeret for denne kontoen og kjør gjennom denne.
• Velg Fil - Systemverktøy - Rutine for post-mot-postavmerking.
• Velg En konto og hent opp kontoen du kjørte gjenoppbygging for. Videre.
• Sett på alle haker under Innstillinger, og trykk Videre og Fullfør.

Vi har sett noen få tilfeller av at du får feilmelding på gjenoppbygging også. Da er det feil/for mange poster på en annen reskontro også. Dersom du har flere konto med feil på kan du forsøke å ta de andre først. Ellers må du kontakte support@unimicro.no.

Tredje steg: Dersom det ikke var feil i saldo, eller dersom du ikke fant feil i postpostregisteret, så kan det være feil post som er lukket. Da må eventuelt det korrigeres.

Dersom det er feil post som er lukket, kan du åpne opp igjen den posten som har blitt lukket og lukke den posten som skulle vært lukket i stedet. Dette kan f.eks. være dersom en post fra forrige år har blitt lukket mot en post med dato i dette året, i stedet for en post med dato i fjor. Da vil den vise som åpen pr 31.12. året før. Løsningen da blir å rydde i lukkingen.

Fremgangsmåte:

• Gå på Forespørsel -> Forespørsel på konto, og hent opp en reskontro det gjelder.
• Velg Avmerking, slik at du får opp post-post bildet.
• Velg Visning Lukkede poster, slik at du får opp alle postene som er lukket.
• Finn posten som skulle ha vært åpen og klikk et sted på den linjen (slik at den linjen er "valgt")
• Trykk Vis Avmerkingsdetaljer. Du får da opp en boks som viser posten, samt hvilke poster denne posten er merket mot.
• Trykk knappen Slett merking (Fil -> Slett merking) for å åpne opp igjen disse postene.
• Velg så Visning Åpne poster. Postene skal nå ligge som åpne poster, og du kan lukke den posten som skulle vært lukket mot det som var motposten til den andre posten. 

Du finner tips til hvordan du kan unngå differanser i artikkelen Viktig å huske på ved post-mot-postavmering.