Har du betalt for mye ekstra 5% arbeidsgiveravgift i 2023?

Bakgrunn

Ved oppstart i 2023 var ikke regelverket for hvordan refusjon sykelønn skulle håndteres ved refusjon sykelønn klart. Da reglene var klare, sa de at du kun fikk redusert ekstra aga 5% for refusjoner for lønn du hadde betalt ekstra 5% aga for. Det regelverket kom litt uti året, så først i versjon 3.73 kunne dette håndteres. Det betydde at enkelte av våre kunder måtte korrigere føringen. Det ble forklart i denne artikkelen: https://support.unimicro.no/kundestotte/lonn/registrering-og-rutiner/arbeidsgiveravgift/ekstra-5-prosent-arbeidsgiveravgift-for-lonn-over-750-000-og-refusjon-sykelonn

I november 2023 kom det en ny regelendring fra Skatteetaten. Det viser seg nå at refusjon sykelønn som gjaldt lønn opptjent i 2023 skulle påvirke grunnlaget for ekstra 5% aga fra start likevel. Altså er antakelsen bak den innstillingen/lønnsarten som kom i versjon 3.73 feil. Her er det som står i veiledningen til a-meldingen om dette:

Dette betyr at enkelte av våre kunder kan ha betalt for mye i ekstra 5% aga. Det gjelder kun dem som har ansatte som har kommet over grensen for ekstra 5% aga i løpet av 2023, og som det er ført refusjon sykelønn på.

Gjelder det ditt firma?

Du kan se om det er beregnet ekstra 5% aga på en ansatt i Oversikt-bildet inn på 2023:

1. Velg Register Lønnsposter
2. Velg knappen Feltvelger, velg Sett inn felt og sett inn feltet Ekstra AGA 5%. (Du kan plassere feltet i rekkefølgen av kolonner ved hjelp av de blå pil-knappene.)
   OBS: Feltet kom først i versjon 3.73, så dersom du fortsatt har versjon 3.72 bør du oppdatere
3. Sett på knappen Vis gruppering, dersom den ikke alt er aktiv (har gul farge).
4. I søkedelen, Velg Grl.AGA lik ja, og trykk Søk. Pass på at det ikke står noe i Fra dato.
5. Dra kolonneoverskriften Ansattnr opp i det grå grupperingsfeltet. Du får nå visning per ansatt.
6. Sorter på lønnsart ved å klikke på kolonneoverskriften
7. Du ser om det er beregnet ekstra 5% aga i kolonnen AGA Ekstra 5%
8. Du ser på lønnspostene om det er ført refusjon sykelønn

Dersom det har blitt ført refusjon sykelønn for ytelser som gjelder 2023 i løpet av året, så bør det være ført i en lønnsart som er satt opp slik:

Lønnsarten skal i tillegg ikke ha noe under A-meldingen, og under Lønnsart skal det kun stå hake for Med i grunnlag for Arbeidsgiveravgift.

Dersom noe av sykelønn-refusjonen som gjelder lønn for 2023 er ført i den gamle lønnsarten (som kun har hake for Er refusjon aga), så bør det føres over i lønnsarten som er satt opp som vist på bildet ovenfor. (Refusjoner som gjaldt lønn utbetalt i 2022 skal fortsatt være ført i den gamle lønnsarten.)

Korrigere til korrekt lønnsart:

Du kan føre korreksjonen på en ekstra lønnskjøring i desember. Før i pluss i den gamle lønnsarten, og i minus på den nye. Det kan da være at det blir mindre ekstra 5% aga for desember. Dersom det blir store endringer pga høye refusjonsbeløp, så kan det være at det blir negativ ekstra 5% aga på desember. Du vil i så fall få et retningslinje-avvik med beskjed om feil fortegn. Det er kun en advarsel (i tilfelle du har ført refusjonen med feil fortegn), som du kan se bort fra.

OBS: Du må ha nyttårsversjonen (minst versjonsnummer 3.74.13) før du kan utføre korrigeringen.

Eksempel:

Lønnsart 910 er den lønnsarten vi har brukt tidligere for å føre refusjoner fra Nav.
Lønnsart 911 er den tilsvarende lønnsarten som også har på hake for «Er refusjon AGA ekstra».

Vi ser i Oversikt at det finnes ansatte det har blitt beregnet ekstra 5% aga for, men der er det ikke ført refusjon, så dem behøver vi ikke korrigere for:

Men vi ser også i Oversikt at ansatt nr 1 har det blitt beregnet ekstra aga for, og det har blitt før refusjon i lønnsart 910:

Når vi finner refusjonsposten i lønnsart 910 på ansatt nr 1, så må vi vurdere om det er refusjon for lønn utbetalt i 2022 eller 2023.

• Dersom det er refusjon for lønn utbetalt i 2022, skal vi ikke endre.
• Dersom det er refusjon for lønn utbetalt i 2023, må vi føre over til lønnsart 911.
  OBS: Det er ikke nødvendig dersom det ikke er beregnet ekstra 5% aga på den ansatte.

I vårt eksempel gjelder det refusjon for lønn utbetalt i 2023. Vi korrigerer på en lønnskjøring på desember 2023:

Fører i pluss på lønnsart 910 og i minus på lønnsart 911.

Siden dette i vårt eksempel er en korreksjonskjøring/tilleggskjøring med kun disse postene, så ser vil tydelig på konteringssammendraget at det blir mindre i skyldig arbeidsgiveravgift. (Det blir en debetpost i balansen):

Husk å levere erstatningsmelding for desember 2023 når du har korrigert dette. Du kan som sagt oppleve å få et retningslinje-avvik som følge av fortegn.

Se også egen artikkel om hvordan du skal håndtere refusjoner ved årsskiftet 2023/2024 i 2024.