Innstillinger for inkasso

Inkassofunksjonen spiller sammen med purrerutinen i V3. Se derfor over purreoppsettet (Menyvalg: Faste register – Klient/System – Purring) før inkassofunksjonen tas i bruk.

Antall linjer i purreoppsettet skal være en større enn maks antall ønskete purringer før saken sendes til inkasso. Eksempel: Dersom en ønsker å sende to purringer før saken oversendes til inkasso må det legges inn tre linjer i purreoppsettet. Dette fordi systemet benytter den tredje linjen til å hente informasjon om når en faktura skal dukke opp i inkassolisten.
Under er vist et eksempel på purreoppsett:

I dette eksempelet er forutsatt at en har avtalt med inkassoselskapet at de sender inkassovarsel før inkasso iverksettes. Dersom dette ikke er avtalt så må siste utsendte purring (dvs. nestsiste linje) ha overskrift «Inkassovarsel» (i dette eksempelet overskriften på linje 2).

Når purreoppsettet er komplett kan en åpne inkassosentralen (Menyvalg: Registrere - Innkreving - Inkasso - Inkasso Sentral). Ved første gangs oppsett vil følgende melding vise:

Deretter åpnes innstillingsbildet der innstillinger for innkrever/inkassoselskap settes opp:

Forklaring på de enkelte feltene:

Generelle innstillinger:

Navn på innkrever / inkassoselskap:
Valgfritt navn på innkrever / inkassoselskap. Til intern bruk. En kan om ønskelig opprette flere innkrevere (mer om det senere) så dette navnet er kun til bruk for å skille de ulike innkreverne fra hverandre.

Vårt kundenummer hos innkrever:
Kundenummeret som en er tildelt fra inkassoselskapet. For at innsendt av saker skal fungere korrekt er det viktig at dette fylles ut nøyaktig (inklusiv eventuelle ledende nuller).

Antall purringer før oppdrag sendes:
Her angis antall purringer en selv vil sende før saken skal sendes til inkasso. Jfr. det som er nevnt over om purreoppsett.

Innkrever sender purring / inkassovarsel før inkasso:
Innstilling her avhenger av hva som er avtalt med inkassoselskapet. Husk at dersom det ikke er haket av for dette, så er en selv ansvarlig for å merke siste sendte purring med «Inkassovarsel» før faktura sendes til inkasso. Jfr. det som er nevnt over om purreoppsett.

Minstebeløp for oppretting av inkassosak:
Angi ønsket minstebeløp. Fakturaer med restbeløp under angi sum vil ikke bli sendt til inkasso.

Bruk fakturanr istedet for KID som informasjon:
Sett haken PÅ dersom inkassoselskapet ønsker å bruke fakturanummer som referanse i stedet for KID-nummer.

Hovedbokskonto for føring av innbetaling:
Angi hovedbokskonto innbetalinger fra inkassoselskapet skal føres mot. Det kan være konto for bank, alternativt en interimskonto for avstemming av samleinnbetalinger fra inkassoselskapet. Feltet har hurtig/smartsøk.

Hovedbokskonto for føring av renteinntekter:
Dersom innbetalingsretur fra inkassoselskapet spesifiserer renteinntekter, vil inntekten bli ført mot denne kontoen. Feltet har hurtig/smartsøk.

Hovedbokskonto for føring av gebyrinntekter:
Dersom det er avtalt med inkassoselskapet at en skal få en andel av inkassogebyr/salær og innbetalingsretur fra inkassoselskapet spesifiserer dette, vil inntekten bli ført mot denne kontoen. Dersom feltet ikke fylles ut vil eventuelle gebyrinntekter bli ført mot samme konto som renteinntekter. Feltet har hurtig/smartsøk.

Salær / gebyr skal tilfalle oss:
Sett haken PÅ dersom det er avtalt med inkassoselskapet at inkassosalær / gebyrinntekter tilfaller dere. Dersom haken er AV vil eventuell salær/gebyrinntekter spesifisert i innbetalingsretur fra inkassoselskapet bli ignorert/ikke bokført.

Hovedbokskonto for føring av inkassokostnader:
Dersom det er avtalt med inkassoselskapet at eventuelle kostnader med inkasso skal motregnes mot innbetalinger og kostnaden er spesifisert i innbetalingsreturen, vil kostnaden bli ført mot denne kontoen. Feltet har hurtig/smartsøk.

Nummerserie bokføring innbetalinger:
Angi hvilken nummerserie (bilagsserie) en ønsker å bruke ved bokføring av innbetalinger fra inkassoselskapet.

Er aktiv:
Hake settes PÅ når alle innstillinger er fylt ut og en er klar til å sende saker til inkassoselskapet. Dersom en senere bytter inkassoselskap så anbefales det å opprette en ny innkrever for det det nye inkassoselskapet og slå AV hake for gammel innkrever/inkassoselskap.

En vil kun sende nye saker, korrigeringer til innkrevere som er merket som aktive. Tilsvarende vil en kun kunne hente returmeldinger fra aktive innkrevere.

Kundeutvalg for innkrever (valgfritt):

Disse innstillingene fylles bare ut dersom en har avtale med flere innkrevere/inkassoselskap for ulike kundegrupper. En kan velge mellom å skille kunden på valgfri dimensjon eller kundenummer fra/til. Dersom dimensjon er angitt (satt til noe annet enn (ingen)) vil kundenummer fra/til ignoreres.

Dimensjon for kundeutvalg:
Angi hvilken dimensjon som skal brukes for å identifisere kundene/fakturaene (f.eks. prosjekt, avdeling eller annet).

Dimensjonsutvalg:
Her legges dimensjonsverdiene for valgt dimensjon som skal identifisere kundene/fakturaene som skal sendes til innkreveren. Flere enn en dimensjonsverdi kan angis adskilt med komma.

Vær oppmerksom på det er dimensjon på den enkelte faktura om avgjør hvilke fakturaer som plukkes ut for innsending til inkasso. Dersom det legges dimensjonsverdi på kundekortet så vil faktura arve denne, dersom dimensjonshierarkiet tillater det. Alternativt på dimensjonsverdi legges inn på hver faktura ved fakturering.

Kundenummervalg (fra/til):
Dersom dimensjon for kundeutvalg er satt til (ingen) og fra og til kundenummer er utfylt vil kun fakturaer for kunder innenfor dette intervallet sendes til denne innkreveren.

Hent kundeopplysninger fra:
Denne innstillingen styrer hvilke kundeopplysninger som skal angis for faktura innsendt til inkasso. Dette har bare betydning dersom det er avvik mellom kundeopplysninger angitt på faktura og på kundekortet eller en benytter kjedefakturering.
Her er tre mulige innstillinger:

• Faktura: Kundeopplysningene på faktura sendes inn, uavhengig av hva som måtte ligge på kundekortet.
• Kundekortet – ved kjedefakturering brukes kjedekunde: Kundeopplysninger hentes fra kundekortet, ikke fra faktura. Dersom faktura er kjedefakturert så er det kjedekunden som angis som debitor og kjedekundens opplysninger som sendes inn.
• Kundekortet – alltid primærkunde: Kundeopplysninger hentes fra kundekortet, ikke fra faktura. Dersom faktura er kjedefakturert så er det likevel kunden angitt på faktura som angis som debitor og denne kundens opplysninger som sendes inn.

Valg av format og sendingsmetode:

Innstillingsbildet vil endre seg alt etter hva en velger som eksport / import-format og sendingsmetode.

Eksport- / importformat:
Velg formatet som skal brukes for innkreveren. Vær obs på at to ulike format er angitt for Kreditorforeningen. Kreditorforeningen Api er denne innkreveren sitt nyeste format og mest brukte format.

Sendingsmetode:
Velg ønsket sendingsmetode. Her er fire muligheter:

• Manuelt:
  Med dette valget vil all kommunikasjon til og fra innkrever/inkassoselskap måtte skje manuelt. Uni V3 produserer filer for nye saker/oppdrag og korrigeringer, men filene må manuelt lastes opp / sendes til innkrever. Tilsvarende må eventuelle returfiler hentes manuelt fra innkrever før de kan leses inn i Uni V3.
  Filmapper for lagring av inn- og utgående filer må settes opp, mer om dette under.
• Epost:
  Med dette valget vil filer med nye saker og korrigeringer bli sendt til via epost til innkrever/inkassoselskap. For sending av epost brukes epostoppsettet brukt andre steder i systemet. Ser her for mer detaljert info om epostoppsett i Uni V3: https://support.unimicro.no/kundestotte/faktura/registrering-og-funksjoner/faktureringsprosessen-tilbud-ordre-faktura/mail-oppsett
  På samme måte som for sendingsmetode «Manuelt» må filmapper for lagring av inn- og utgående filer settes opp. I tillegg må innkrevers epostadresse angis, mer om det under. Eventuelle returfiler fra innkrever må manuelt legges til angitt innmappe før de kan leses inn i Uni V3.
• Sftp:
  Med dette valget vil kommunikasjon med innkrever / inkassoselskap skje via fra og til innkrevers filserver. Adresse for filserver, brukernavn, passord m.m. må angis. Kontakt innkrever for å få disse opplysningene. Oppsett for Sftp er nærmere beskrevet under.
  I tillegg til Sftp-innstillinger må også angis filmapper for inn- og utgående filer på samme måte som for sendingsmetoder «Manuelt» og «Epost».
• KfApi: (Gjelder bare for format Kreditorforeningen Api)
  Dette er den eneste gyldige sendingsmetoden dersom en har valgt formatet Kreditorforeningen Api. Da brukes Kreditorforeningens web-tjeneste for å sende inn saker / korrigeringer og hente returmeldinger.
  Brukernavn og passord i tillegg til diverse andre innstillinger for bruker av web-tjenesten må angis. Kontakt innkrever for å få opplyst disse innstillingene. Oppsettet er også beskrevet nærmere under.

Mapper for filer:

Dersom sendingsmetodene «Manuelt», «Epost» eller «Sftp» er valgt må mapper for inn- og utgående filer spesifiseres. Se eksempel under.

Skriv inn mappesti i hvert av feltene, alternativt bruk "…"-knappen til høyre for hvert felt for velge mappe fra mappevelger. Grønn hake markerer at angitt mappen finnes.

For å unngå sammenblanding av ulike type filer må en må forskjellige mapper for hvert felt.

Det er viktig at alle brukere av inkassoløsningen har full lese- og skriverettigheter til mappene. Dersom Autobank-løsning brukes må også brukeren som kjører Autobank/Uni24 Sync-løsningen ha rettigheter til disse mappene.

Dersom mappene ligger på felles filserver så kan mappestiene angis på såkalt UNC form: \\servernavn\sharenavn\mappenavn (f.eks. \\server1\regnskapsavd\inkasso\inn).

Epost innstillinger:

Dersom sendingsmetode «Epost» er valgt må disse innstillingene fylles ut. Se eksempel under.

Innkrevers epostadresse:
Angi epost hos innkrever for innsending av nye saker og korrigeringer/endringsmeldinger. Grønn hake signaliserer at epost-adressen har gyldig format (men ikke nødvendigvis at epostadressen faktisk finnes).

Send endringsmeldinger automatisk:
Sett hake PÅ dersom korrigeringer/endringer skal sendes automatisk dersom det registreres kreditnotaer eller direkte innbetalinger på fakturaer etter at de er sendt til inkasso.
Dersom haken er AV må en sende korrigerer/endringer manuelt ved å klikke på menyvalg «Send korrigerer» i hovedbildet i inkassosentralen.

Sftp innstillinger:

Dersom sendingsmetode «Sftp» er valgt må disse innstillingene fylles ut. Se eksempel under.

Kontakt innkrever/inkassoselskap for å få opplyst hvilke opplysninger som skal legges inn. Etter at vertsadresse, brukernavn og passord er lagt inn kan en klikke på «Test forbindelse» for å sjekke at tilkoblingen virker.

Sftp vertsadresse:
Angi adresse til innkrevers sftp-server, enten som IP-adresse eller navn (f.eks. innkrever@sftp.com). Teknisk info: Port nr 22 er satt opp som standard for kommunikasjon med sftp-verten.

Brukernavn:
Legg inn tildelt brukernavn for sftp-tjenesten.

Passord:
Legg inn tildelt passord for sftp-tjenesten.

PUT directory:
Angi mappesti på sftp-serveren der filer om nye saker eller korrigeringer/endringsmeldinger skal sendes. Eventuelt klikk på "…"-knappen for å slå i tilgjengelige mapper på sftp-server og velge aktuelle mappe.
OBS! Vår oppmerksom på at mappesti er case sensitive, dvs. må angis med korrekt ift. store og små bokstaver.

Grønn hake til høyre for feltet angir at mappen finnes på sftp-server.

FETCH directory:
Angi mappesti på sftp-serveren der en skal hente eventuelle returfiler fra innkrever. På samme måte som for PUT directory kan "…"-knappen brukes for å slå opp og velge blant tilgjengelige mapper.
OBS! Vår oppmerksom på at mappesti er case sensitive, dvs. må angis med korrekt ift. store og små bokstaver.

Grønn hake til høyre for feltet angir at mappen finnes på sftp-server.

Send endringsmeldinger automatisk:
Sett hake PÅ dersom korrigeringer/endringer skal sendes automatisk dersom det registreres kreditnotaer eller direkte innbetalinger på fakturaer etter at de er sendt til inkasso.
Dersom haken er AV må en sende korrigerer/endringer manuelt ved å klikke på menyvalg «Send korrigerer» i hovedbildet i inkassosentralen.

Sikkerhetsnøkler:
Noen innkrevere krever økt sikkerhet ved oppsett av Sftp-kommunikasjon, enten som erstatning for eller i tillegg til vanlig bruker/passord-pålogging, såkalt private/public keypair.
I slike tilfeller: Klikk på Sikkerhetsnøkler og deretter Lag nøkler for å generere sikkerhetsnøkler.

Dette vil åpne en Lagre som-dialog der en angir valgfri mappe og filnavn for lagring av genererte nøkler. Klikk så på Lagre:

Denne filen må deretter sendes manuelt til innkrever som legger den inn i sine systemer for å etablere en sikker kommunikasjonskanal:

Dersom denne påloggingsmetoden senere skal avvikles: Klikk på Sikkernøkler – Fjern nøkler:

Api innstillinger (Kreditorforeningens api):

Dersom sendingsmetode «KfApi» er valgt må disse innstillingene fylles ut. Se eksempel under.

Kontakt innkrever for å få opplyst tildelt brukernavn, passord m.m.

Brukernavn:
Legg inn tildelt brukernavn for web-tjenesten

Passord:
Legg inn tildelt passord for web-tjenesten

Kreditornavn:
Legg inn selskaps-/klientnavn slik det er registrert hos Kreditorforeningen.

Kontaktperson:
Angi kontaktperson som selskapet som Kreditorforeningen kan kontakt ved spørsmål.

Bankkonto:
Her legges inn bankkontonummer som innbetalinger fra Kreditorforeningen kommer fra. Må oppgis slik at systemet kan skille mellom innbetalinger som kommer direkte fra kunder og innbetalinger som er innkrevd via innkrever.

Metode for splitting av navn:
Dersom fakturaer for privatkunder sendes til inkasso, krever Kreditorforeningen at kundenavn splittes i fornavn og etternavn, men i Uni V3 angis kundenavn samlet. Alt etter praksis for angivelse av kundenavn på kundekortet / faktura så kan en velge mellom følgende alternativ for splitting av kundenavn:

• Etternavn er siste ord i kundenavn
• Etternavn er første ord i kundenavn
• Fornavn er alt etter komma i kundenavn

For firma/næringskunder (kunder med organisasjonsnummer) kreves ikke splitting av kundenavn.

Send med kopi av faktura:
Sett hake PÅ dersom fakturakopi skal følge med ved innsending til inkasso.

Fakturamal:
Velg hvilken blankett som skal brukes ved generering av fakturakopi som sendes med saken.

Lokal mappe for loggfiler:
Angi mappesti for lagring av loggfiler. Dersom mappene ligger på felles filserver så kan mappestiene angis på såkalt UNC form: \\servernavn\sharenavn\mappenavn (f.eks. \\server1\regnskapsavd\inkasso\logg).

Det er viktig at alle brukere av inkassoløsningen har full lese- og skriverettigheter til loggmappen. Dersom Autobank-løsning brukes må også brukeren som kjører Autobank/Uni24 Sync-løsningen ha rettigheter til mappen.

Grønn hake til høyre for feltet indikerer at mappen finnes.

Slå på testmodus:
Hake settes PÅ dersom en vil teste innsending av saker før en starter reell inkasso-oppfølging. Brukes gjerne ved igangkjøring av inkassosentralen. Husk å slå AV denne haken når testing er ferdigstilt.

Bruk av inkassofunksjonen finner du informasjon om her.