Eksport av inkassofil - fra versjon 3.75

Før en kan ta i bruk inkassosentralen må det setter opp innstillinger for innkrever/inkassoselskap. Se her for mer info.

Etter at dette er gjort så kan en begynne å sende ferdig purrete fakturaer til inkasso. Under er vist eksempel på hovedbildet i inkassosentralen.

Sende inn nye saker:

For å sende inn nye saker velg innkrever (om det er registrert flere) og faktura/saktype «Ikke innsendte saker». Deretter hak av i Valgt-kolonne for de fakturaene som skal sendes til inkasso. Alternativt bruk menyvalget «Merk alle» for å hake av alle fakturaene i listen.

Klikk deretter på menyvalg «Send nye oppdrag». Systemet vil så velge en dialog som vise fremdriften i innsendingen og om den var vellykket eller ei:

Se aktive saker:

Etter vellykket innsending vil innsendte fakturaer fjernes fra listen. Du finner igjen innsendte saker ved å bytte faktura/sakstype til «Aktive saker».

Saksnummer for inkassosaker:

For noen innkrevere / inkassoselskap vil saksnummer bli tildelt umiddelbart ved innsending. For andre blir saksnummer først tildelt etter at returmelding med kvittering for innsendt sak er mottatt og innlest via Menyvalg «Les returer». Noen selskaper tildeler også et midlertidig saksnummer ved innsending som blir endret til et endelig saksnummer etter at kvittering er mottatt. Midlertidige saksnummer vises i parentes i Saksnummer-kolonnen.

Fakturaer som er merket med en gul sirkel i fakturanummer-kolonnen er purrestoppet og kan ikke velges for innsending til inkasso. Klikk på menyvalget «Fjern purrestoppete» for å skjule purrestoppete fakturaer fra listen.

Mer om funksjonene i inkassosentralen:

En kan veksle mellom fire ulike faktura/sakstyper for å følge forløpet til saker:

• Ikke innsendte saker
• Aktive saker
• Aktive saker med usendte korrigeringer
• Lukkete saker

Saks/fakturalisten vil oppdatere seg alt etter hvilken sakstype som velges.

I tillegg kan filtreres på hvilken innkrever sakene er sendt til (dersom en har opprettet flere innkrevere) og på forfallsdato:

• Forfalte siste 3 måneder
• Forfalte siste 6 måneder
• Forfalte siste 12 måneder
• Forfalte siste 24 måneder
• Alle

Og en kan angi søkefilter for å fritekst søk i aktiv liste (f.eks angi fakturanr, saksnr eller kundenavn).

Om ønskelig kan aktiv liste eksporteres til Excel ved å benytte menyvalget «Excel eksport».

Dersom en bruker Kreditorforeningen som inkassoselskap så vil et dobbelklikk på sak/faktura i listen åpne

Detaljinformasjon fakturaer / saker:
Til høyre i bildet vises detaljer om valgt faktura i listen. Klikk på de ulike flikene for å hente frem ulik detaljinfo.

Fakturainformasjon:
Her finner en mer info om faktura valgt i listen.

Kommentarer:
Her finner en kommentarer knyttet til fakturaen/saken. Noen kommentarer legges automatisk til av systemet, se linje 1 i eksempelet under. Men en kan også selv legge til egne kommentarer, se linje 2 i eksemplet under. For å legge til ny kommentar klikk på siste «tomme» linje i tabellen.

Kommentarene er kun til intern bruk. De sendes ikke til innkrever/inkassoselskapet.

Korrigeringer:
Eventuelle korrigeringer av innsendt sak legger seg under denne fliken. Noen endringer legges inn automatisk av systemet, f.eks. innbetalinger mottatt direkte fra kunden etter at faktura er sendt til inkasso. Men en kan også legge inn manuelle korrigeringer ved å bruke menyvalget «Registrer korrigering». Siste kolonne i denne tabellen vise om endringsmelding er sendt innkrever.

Saksinfo:
Under denne fliken føres opp info om inkassosaken. Ikke alle innkrevere returnerer info for alle feltene.

Mer om menyvalgene

Les returer:

Dersom det finnes nye ubehandlete returmeldinger fra innkrever/inkassoselskap så vises det en melding nede til høyre på statuslinje i inkassobildet.

Klikk da på menyvalget «Les returer» for å behandle meldingene. Dette vil åpne et nytt vindu som viser mottatte meldinger.

Merk en og en melding i listen og klikk på «Les inn melding» for å behandle meldingen. Meldingene bør leses inn i stigende rekkefølge etter opprettet dato. Dette for å unngå feil, for eksempel at en behandler en innbetalingsmelding før en har behandlet kvittering for at innsendt faktura er mottatt av inkassoselskapet og saksnummer er tildelt. Dersom meldingen er filbasert så vil meldingsfilen bli lagt i det som er angitt som behandlet mappen i innstillinger for innkreveren.

Dersom det av en eller annen grunn er mottatt meldinger som en ikke ønsker å behandle, så merk meldingen og klikk på «Arkiver ubehandlet». Meldingsfilen vil da bli lagt i behandlet-mappen uten noen behandling.

Ved innlesing av innbetalingsfiler vil et bokføringsbilde åpnes, se eksempel under.

Klikk på «Bokfør betalinger»-knappen for å bokføre.

Etter innlesing av meldingen så vil det vises et statusbilde som viser om innlesing var vellykket eller ei.

OBS! Dersom en benytter Creno inkassoformatene så vil et annet bokføringsbilde åpnes: Standardbildet for registering av innbetalinger forhåndsutfylt med data fra innbetalingsfilen. Se her for mer info om dette bildet: https://support.unimicro.no/kundestotte/regnskap/bilagsregistrering/foring-av-innbetalinger

Send korrigeringer:

Om en i innstillingsbildet ikke har slått på «Send endringsmeldinger automatisk», må en klikke på dette menyvalget for å sende korrigeringer for innkrever/inkassoselskap. Dette valget vil sende korrigeringer til alle innkrevere (om det er opprettet flere).

For å få oversikt over eventuelt usendte korrigeringer kan en velge Faktura/sakstype: «Aktive saker med usendte korrigeringer».

Nytt saksnummer:

Dette menyvalget brukes dersom det er nødvendig å endre saksnummer på en innsendt faktura, alternativt flytte en faktura til en annen eksisterende sak. Merk aktuell faktura i listen og klikk å menyvalget. Følgende vindu vil åpne seg:

Her kan en velge om en flytte bare valgt faktura eller også eventuelle andre fakturaer som er knyttet til samme sak. Legg inn nytt saksnummer og Klikk «Flytt» for å flytte faktura(ene).

Merk som avsluttet:

Merk faktura i listen og klikk på dette menyvalget for å manuelt lukke saken. Dersom flere fakturaer er knyttet til samme sak vil også disse fakturaene bli merket som avsluttet.

Når Faktura/sakstype er satt til «Lukkete saker» så vil klikk på dette menyvalget gjenåpne saken.

En del innkrevere/inkassoselskap sender returmeldinger når saker er oppgjort og kan avsluttes. Behandling av returmelding vil da automatisk merke faktura/sak som lukket/avsluttet. Men for innkrevere som ikke sender slike returmeldinger så må en selv holde styr på lukking og eventuell gjenåpning av saker.

OBS! Bruk av dette menyvalget vil kun endre status i Uni V3. Ingen meldinger blir sendt innkrever/inkassoselskap. En må i tillegg ta kontakt med innkrever for å forsikre seg om at de har samme status på saken.

Registrer korrigering:

Det fleste korrigeringer på fakturaer innsendt til inkasso vil bli automatisk fanget opp av systemet:

• Innbetalinger direkte fra kunde etter faktura er sendt til inkasso, såfremt innbetalingsbildet eller ocr/autobank er brukt. Registreres en innbetaling i ordinært bilagsregistreringsbilde vil dette IKKE bli fanget opp.
• Hel eller delvis kreditering av faktura sendt til inkasso, såfremt funksjonen for kreditering av eksisterende faktura er brukt. Dersom det registreres en kreditnota utenom krediteringsfunksjonen, men som skal motregnes mot faktura sendt til inkasso, vil dette IKKE bli fanget opp.

For tilfeller som ikke fanges opp automatisk av systemet, benyttes dette menyvalget til å registrere korrigeringen manuelt. Klikk først på aktuell faktura i listen og deretter på menyvalget. Følgende vindu vil åpne seg:

Tre ulike endringstyper er mulig:

• Nedjustering av totalkrav:
  Denne typen brukes dersom inkassokrav av en eller annen grunn skal nedjusteres uten at det er mottatt noen delbetalinger eller utstedt noen kreditnotaer (normalt ikke brukt)
• Feilsendt faktura:
  Denne typen brukes for å trekke en inkassosak fullt og helt. Brukes normalt dersom en faktura er sendt til inkasso ved en feiltakelse, eller en har fått en minnelig ordning med kunden.
• Direkte innbetaling/kreditering:
  Skal normalt ikke brukes da slike endringer som oftest fanges automatisk opp av systemet. Men se tidligere nevnte unntak fra denne automatikken. I slike tilfeller må korrigeringen registreres manuelt.

Etter at endringstype er valgt, legg inn endringssum og klikk på «Lagre». Om en vil at registrert korrigering skal sendes umiddelbart til innkrever: Bruk deretter menyvalget «Send korrigeringer».

Excel eksport

Bruk dette menyvalget for å eksportere fakturalisten til Excel.

Vis innstillinger

Dette menyvalget åpner innstillingsbildet. Innstillingsbildet er nærmere omtalt her: https://support.unimicro.no/kundestotte/faktura/registrering-og-funksjoner/purring-og-inkasso/innstillinger-for-inkasso