Inngående faktura i fakturamottak Inngående faktura kommer inn som EHF, autofakt, vedlegg til epost eller skanning av papirfaktura. Vi skal se på noen rutiner rundt kostnadsføring mot prosjekt og varehåndtering via inngående faktura. Henting av autofakt Autofakt-filer kan hentes/lastes ned inne i Fakturamottak. Alle inngående faktura skal/bør behandles på samme plass og da i fakturamottaket, men det er fremdeles mulig å behandle autofakt via Leverandørfaktura i Contracting. Innstillinger for oppsett av autofakt kan du lese mer om her. Ved å trykke ‘OK’ blir alle faktura opprettet automatisk og ligger klar for videre behandling. Inne på fanen ‘Fakturamottak’ må det minimum være fylt inn feltene som vist nedenfor: Kostnadsføring Ved bruk av Contracting er det ordrenr som er referansenummer. Prosjektnummer blir automatisk fylt ut dersom kolonne for ordrereferanse settes inn først (før prosjekt) og fylles ut først. Andre dimensjoner som er lagret på gjeldende ordre vil da og fylles ut automatisk. Det er mulig å kun fylle inn prosjektnr, men da får du ikke splittet kostnaden per ordre og du får ikke brukt funksjon for overføring av varer/varelinjer til ordre. Overføring av varer til ordre (EHF og autofakt) Det finnes en innstilling for å ta med informasjon om varelinjer over til fakturamottaket når du laster ned EHF: Når denne er valgt kan du i fakturamottaket på fane ‘Ekstern faktura’ velge å overføre varer/varelinjer til Ordre for viderefakturering og/eller kostnadshåndtering via ‘Vareforbruks rutinene’. Under innstillinger vist ovenfor velger du ved hvilket steg i fakturaflyten varene skal overføres til Ordre. Varelinjene overføres på valgt steg i fakturaflyten når du velger ‘Godkjenn ordrelinjer’. Hvis dokumentet skal ligge som vedlegg ved viderefakturering, så kan du velge å trykke ‘Overfør dokument’ før ordrelinjene godkjennes. Hvis varene ikke eksisterer i vareregisteret fra før, så vil du få opp en dialogboks med spørsmål om å opprette varen. I neste dialogboks som kommer opp må du ta stilling til flere viktige punkt: Aktiver grenseverdier for påslag: hvis du haker av for den kan du manuelt sette fast påslag for alle varene. Om du har lagt inn rabattavtale på ordren med eksempelvis 70% påslag på innpris, så vil den automatisk foreslå det i dette bildet. 100% rabatt på alle linjer: Om varene ikke skal viderefaktureres, men være med i vareforbruks-rutinen, så aktiverer du her. Merk alle varelinjer som ‘Levert’: Om disse varene skal holdes utenfor vareforbruks-rutinen så aktiverer du her. Knytt mot andbudspost/Item: Her kan du knytte varene til en anbudspost. I tilbud og ordre så har du en funksjon som heter ‘Sett anbud’. Da lager du en hovedlinje, og har mulighet for å samle varer under den. Varene kan summere til utpris på hovedvare, eller du kan sette pris på hovedvare manuelt og få varene inn under med 100% rabatt. Sjekk av Bestilling mot Inngående faktura Om du legger inn bestillingsnummer på denne fanen, eller du har oppgitt bestillingsnummer til forhandler slik at det følger via autofakt/EHF, så kan du få opp varelinjene du har bestilt og sammenligne mot varelinjer på Ekstern faktura. Nederst vil det komme en kommentar om eventuelle differanse mellom faktura og bestilling. Overføring av varer til ordre (pdf) Der er også funksjonalitet for å overføre varer til ordre for faktura i pdf format. Fyll inn ordrenummer inne på fanen for ekstern faktura i tillegg til under poster: Standard vare for viderefakturering settes opp under innstillinger, merk at varen må være satt opp med +25% mva-behandling og ikke være lagerført: Standard vare opprettes og fylles inn. Ønsker man en bestemt tekst på varelinjen så ser du at forslag til formler ligger nederst i bildet over. Eksempelvis teksten med formel 'Faktura fra [leverandørnavn] med fakturanummer [fakturanr]'. Skal dokumentet/fakturaen også overføres til ordre så velger dere overfør dokument før ordrelinjene godkjennes. NB! Vær oppmerksom på at dersom du overfører dokument til ordre her, vil det også automatisk følge med fra ordren til faktura. Dette er praktisk dersom man har åpen bok slik at kunde skal se den inngående fakturaen, men dersom kunde IKKE skal ha inng. faktura må du passe på å fjerne vedlegget når du fakturerer. Saksbehandler/prosjektleder som forslag ved tildeling Dersom inngående faktura er merket med ordre/prosjektnr, eller du merker posteringslinjen med ordre/prosjektnr manuelt, så vil du ved tildeling av faktura få opp forslag om tildeling til saksbehandler på prosjektet, dersom saksbehandler er knyttet mot bruker i selgerregisteret.