Overgang til Unimicro - Overføre bilag til Unimicro

Med mindre du benytter egendefinerte mva-koder, eller andre koder som ikke er støttet i Unimicro kan du gå over midt i en mva-termin. Verktøyet overfører poster som ikke er oppgjort i V3 med mva-kode, slik at det kan kjøres oppgjør på postene i Unimicro. Oppgjorte poster overføres uten mva-kode, slik at det ikke påvirker mva-oppgjør i Unimicro.

I eksempelet vårt tar vi også med bilagene for året før det pågående regnskapsåret. Vi overfører altså IB på 2025, og alle bilag på 2025 og 2026.

Forbehold for bruk av verktøyet:

• Du må først ha lastet opp grunndata.
• Bilag overføres ikke med nøyaktig samme bilagsnr som i V3. Det overføres til valgt nummerserie som du setter opp i Unimicro. Det overføres fortløpende. (Så dersom du får feil på ett bilag, slik at det ikke kan overføres, så får neste bilag etter det neste ledige bilagsnr på UM.
• Sporing etter overføring: V3 bilagsnr finnes i feltet Ekstern ref i Unimicro, og Unimicro bilagsnr finnes i feltet PlatformBilagsnr i V3. (Se avsnitt lenger nede i artikkelen om sporing av bilag.)
• Verktøyet tar ikke med dokumenter. Skal du se på dokumenter må du altså slå opp i V3 Regnskap.
• Inngående balanse (bilag 0) skal kun overføres på det eldste året du overfører data for. Ellers får du doble tall i Unimicro.
• Du bør ha lest inn alt av ocr- og remitteringsfiler i V3 før du overfører.
• Du bør ha bokført/betalt alle fakturamottak i V3 før du overfører. (Ellers kan du hente ut vedleggene fra V3, putte dem i innboksen i Unimico Regnskap, og opprette dem på nytt der.)
• Bilag med mva-føringer kan ikke ha noen poster som er gjort opp, og andre ikke, når du overfører. Dersom du har korrigert på bilag, og kun noen av postene i bilaget er kjørt mva-oppgjør på i V3 (f.eks ved korrigering av bilag etter at det er kjørt mva-oppgjør), så må siste momsoppgjør kjøres og leveres på nytt i V3 før du overfører. Dette får du beskjed om i verktøyet.
• Det er noen mva-koder som ikke finnes i UM. Dersom du forsøker å overføre uppgjorte terminer med den typen kode vil du få beskjed om at det ikke går. Du må da kjøre mva-oppgjør før du kan overføre. (Dette gjelder i hovedsak kode 150, 151 og egendefinerte mva-koder. Mva-kode 14 og 15 må konteres spesielt for å kunne overføres.)
• Bilag kan ikke ha bilagsdifferanse. Noen ører er greit, men grensen går ved ca 50 ører i differanse. Ta ut rapporten Bilagsdifferanser for å kontrollere om du har differanser som kan skape problemer.

Sett først opp nummerserien du ønsker å overføre bilagene til i Unimicro. Du er ikke garantert å få samme bilagsnummer som i V3, så sett f.eks. gjerne opp ein høy serie som kalles konverterte bilag el.l.. Husk å sette opp serie for alle år som skal overføres. Her ser du hvordan du oppretter en nummerserie: https://hjelp.unimicro.no/nummerserier 

I vårt eksempel setter vi opp en nummerserie i 50 000-intervallet på 2025 og 2026, og kaller den Konvertert fra V3. Vi velger denne da den er utenom alle de seriene som vi ellers skal sette opp i Unimicro. Vi oppretter først serien på 2026. Så bytter vi år i Unimicro (feltet i toppen) til 2025, velger å opprette nytt år og oppretter samme serie i 2025.

 

Overføre bilag til Unimicro:

Gå inn på første/tidligste regnskapsår du skal overføre bilag for. I vårt eksempel er det 2025.

Gå til Oversikt (Forespørsel – Oversikt) Velg Bilagsregister under Register:

Dersom du har aktivert verktøyet, skal du ha fått to nye knapper, en som heter «Send utvalg til Unimicro firma» og en som heter «Send alle bilag til Unimicro firma».

Forklaring til knappene:

• «Send utvalg til Unimicro firma» sender alle de bilagsnumrene du har søkt opp til Unimicro. Husk å ta bort filter på dato o.l.
• «Send alle bilag til Unimicro firma», bør kun benyttes på første/eldste år du skal overføre, da den automatisk tar alle bilag, inkludert IB/Bilag 0. Den laster opp uavhengig av søk. Vi forklarer opplasting med søk nedenfor.

Verktøyet legger også inn et filter på Maks antall rader. De fleste regnskap har mer enn 1000 enkeltposter på et år, så det kan være lurt å endre fra 1000 til Alle i det feltet.

Søk opp de bilagene som skal lastes opp. Det kan gjerne være alle bilag. Har du veldig mange bilag, så kan det være lurt å dele opp opplastingen i flere intervaller. Du kan f.eks. benytte fra/til bilagsnr (bilagsnr større eller lik og bilagsnr mindre eller lik) eller fra til dato (dato større eller lik og dato mindre eller lik). Dersom du velger å laste opp med fra/til dato, husk å ta hensyn til skuddår for februar, dersom du laster opp flere år. 2024 var skuddår.

Hvilken informasjon som viser for bilaget i dette bildet er ikke viktig. Det er forhåndsbestemt hvilke data som blir lastet opp. Dette bildet bestemmer kun hvilke bilag som skal lastes opp.

På første år du skal overføre, skal du ha med IB. Velg derfor ingenting i søkefelter. (Ta bort alt av dato- eller periodeutvalg)

Dersom du vil forsøke å overføre per nummerserie, så kan du søke opp alle bilag i en nummerserie. Husk bare å ta med IB (bilag 0) i et av søkene. 

Når du har søkt frem bilagene du skal ha med, velg «Send utvalg til Unimicro firma», eller «Send alle bilag til Unimicro firma».

Du får opp påloggingsbildet til Unimicro. Logg på.

Når du får opp at du er logget på, som vist under, kan du lukke eller minimere nettleserbildet:

I bildet som kommer opp, kontroller at systemet vil overføre til korrekt selskap på Unimicro.

Velg også korrekt nummerserie du ønsker å overføre til:

Velg Send.

Du får så opp en melding der du må bekrefte at du vil sende. Velg Ja for å fortsette:

Det kjøres først en sjekk på hele året, for å hindre problemer i forbindelse med mva eller andre begrensninger. Det kan derfor være du f.eks. får beskjed om at det må kjøres momsoppgjør på alt før du konverterer.

Ellers starter opplastingen. Den bygger først data (da går det en grønn bar som teller oppover nederst i bildet), så laster systemet opp bilag for bilag. Dersom det er problemer med noen bilag vil du få opp en advarsel/feil på det i listen, slik at du kan korrigere og laste det opp på nytt. Vent til opplastingen er ferdig. Du får da en melding som forteller hvordan det gikk. Vi fikk her en feil:

Trykk OK på meldingen, og velg så knappen vis sendinger som feilet. Du får da se kun linjer som feilet i bildet:

Vi ser da at det er ført med et prosjekt som ikke finnes i Unimicro på det bilaget. Vi lastet opp dimensjoner fra 2026, da siste år normalt har med alle dimensjoner, men ikke i dette tilfellet.

Vi lukker bildet, laster opp prosjekter (via last opp grunndata) , og går inn igjen for å laste opp det bilaget som nå mangler.

Det gjør vi enklest ved å søke på feltet Bilagsnr (webfirma) mindre enn 0. Alle bilag som blir lastet opp til Unimicro blir merket med hvilket bilagsnummer det får i Unimicro. I Oversikt heter feltet Bilagnsr (webfirma). I Forespørsel bilag og Forespørsel konto heter feltet Platform bilagsnr. (Dersom du ikke får bilagsnummeret du ønsker opp med å søke "Bilagsnr (webfirma) mindre enn 0", prøv med Bilagsnr (webfirma) blank". Velg altså blank som operator i midten.)

Vi søker opp bilaget som ikke er merket som opplastet, og velger nå «Send utvalg til Unimicro firma»:

(Hvis vi hadde valgt å laste opp alle så hadde vi fått feil på alle de andre om at de alt var lastet opp.)

Det er nå klart for å avstemme det som er lastet opp. Det er best å avstemme år for år, da tallene ført på ett år, blir ib på neste år. Det blir lettere å finne feil dersom du ser på år for år. Se eget avsnitt om avstemming lenger nede i denne artikkelen.

Så går vi videre til neste år (2026). Her skal vi IKKE overføre IB. Det er derfor viktig at vi søker opp de bilagene som skal overføres og kun benytter knappen «Send utvalg til Unimicro firma».
Søk på Bilagsnr større enn 0. (I tillegg kan du gjøre utvalg på dato o.l. Ved store regnskap kan det være lurt å dele opp opplastingen):

Ellers fungerer opplastingen likt som for første år. Pass på at du får overført alle bilag, utenom IB. Bilag som er fullstendig kreditert vil heller ikke bli overført.

Husk å avstemme, år for år. (Se eget avsnitt om avstemming lenger nede i artikkelen)

Når du har fått avstemt alle år du har overført, så er overføringen av regnskapsdata gjennomført.

 

NB: Post mot postavmerking:

Da gjenstår et siste punkt, dersom du benytter/ønsker å benytte funksjonen for åpne poster. Du bør da kjøre en automerking i Unimicro, slik at du får lukket mest mulig poster: https://hjelp.unimicro.no/aapne-poster-automerke-alle-kontoer Det blir nok ikke alltid helt det samme resultatet som du hadde i V3. F.eks. blir IB slått sammen, så det kan bli merking mot en samlepost. Denne artikkelen viser hvordan du kan åpne/lukke poster manuelt for å justere resultatet: https://hjelp.unimicro.no/aapne-poster-oversikt Tips: Funksjonen gjenåpne valgte, som vist i artkkelen, åpner ikke alltid opp de valgte postene. Det beste er å klikke på knappen med tre prikker på linjen med den lukkede posten, velge Vis avmerkingdetaljer og så Gjenåpne poster.

 

Vanlige feilmeldinger ved opplasting av bilag:

Mange av feilmeldingene starter med Statuskode BadRequest. Det er viktig å lese den teksten som kommer etterpå. Den pleier forklare hva problemet er.

 

Alle linjene er kreditert i V3. Overføring av krediterte linjer er deaktivert (innstilling).

Dette betyr at bilaget er kreditert i sin helhet i V3, og derfor ikke er overført. Det er normalt ikke nødvendig å gjøre noe mer ved denne advarselen. Det er gjerne greit å notere seg hvilke bilag som ikke er overført, dersom det skulle bli spørsmål.

 

Det ble funnet bilag/transaksjoner med momskoder som ikke er støttet/tilgjengelig i Unimicro..

Denne meldingen betyr at det må kjøres momsoppgjør på alle bilag som har denne momskoden i V3 før det kan overføres til Unimicro.

Kjør momsoppgjør for siste termin det finnes poster på i V3 før du laster opp bilagene. Dersom du er midt i en termin, så må dere slå sammen summen av momsoppgjøret i V3 med momsoppgjøret for samme termin i Unimicro (når terminen er omme), og så levere denne terminen manuelt på skatteetaten.no. Første hele termin som kjøres i Unimicro kan leveres fra Unimicro.

Det står i meldingen hvilke bilag det gjelder:

 

Alle kontoer ble ikke funnet i web-firma...

Feilmeldingen spesifiserer også ett eller flere kontonummer. Denne meldingen kommer dersom det mangler en konto eller reskontro i Unimicro. Det kan f.eks. være at opplastingen har feilet på et kundenummer. Du må da opprette eller laste opp kontoen som mangler før du får lastet opp dette bilaget.

Når du har fått på plass kontoen i Unimicro, kan du laste opp bilaget på nytt. Du velger selv om du søker opp kun det bilaget, og laster opp det, eller om du søker opp bilag med Bilagsnr (Webfirma) mindre enn 0 og laster opp på nytt. (Du kan også søke opp alt og laster opp på nytt, men husk at du vil få feil på alle linjer som finnes på Unimicro fra før.)

 

Dimensjon på posteringslinje(r) mangler på web klient.

Meldingen spesifiserer også hvilken dimensjon og verdi det gjelder. (F.eks «Det ble ikke funnet Prosjekt på web klient med verdi 222.). Det betyr at den dimensjonen ikke finnes i Unimicro. Det kan være fordi du har glemt å laste opp grunndata/dimensjoner. Vi har også sett meldingen dersom du har ført på f.eks. prosjekter i V3 som ikke finnes i V3. Last opp grunndata på nytt, eller opprett dimensjonene som mangler manuelt i Unimicro, under Dimensjoner.

Når du har fått på plass dimensjonen i Unimicro, kan du laste opp bilaget på nytt. Du velger selv om du søker opp kun det bilaget, og laster opp det, eller om du søker opp bilag med Bilagsnr (Webfirma) mindre enn 0 og laster opp på nytt. (Du kan også søke opp alt og laster opp på nytt, men husk at du vil få feil på alle linjer som finnes på Unimicro fra før.)

 

Could not save journalentry - the journalendtry does not balanse

Denne meldingen betyr at det er for stor bilagssifferanse i bilaget til at det kan lastes opp. Du kan enten korrigere bilaget, eller føre den manglende posten med samme bilagsnummer og dato som bilaget som har differanse. Så laster du opp bilaget på nytt.

Dersom problemet er i inngående balanse/bilag 0, så er det på året før det må korrigeres. Du må få balansen (konto 1000-2999) til å ha mindre enn 50 ære i sum. Har du ikke ført årsoppgjørspostene ennå, så kan du føre dem mot en interrimskonto el.l., for å få til en UB som balanserer. Husk å overføre saldo til neste år.

OBS: Det kan være du får melding om at det er korrigerte poster i bilag 0 som ikker er oppgjort, dersom du må gjøre korreksjoner på forrige år og overføre IB. I så fall må du slette siste momsoppgjør som er kjørt og kjøre det på nytt. Dersom du har måttet slette et momsoppgjør i V3 og kjøre det på nytt, på grunn av en feilmelding under opplasting, kontroller at bilaget til det momsoppgjøret som ble slettet ikke er overført til Unimicro Regnskap. Dersom det ble overført, før momsoppgjøret ble slettet, så må du kreditere bilaget i Unimicro. 

 

It is not allowed to use vattype with DirectJournalEntryonly and an account that is not spcified as Incoming or outgoing accountid on the vattype

Denne meldingen kommer dersom du har benyttet mva-kode 14 eller 15 på poster som det ikke er kjørt mva-oppgjør på i V3. I V3 benytter vi kodene mot en annen konto, og så posterer systemet inn på korrekt mva-konto. I Unimicro så skal føringen med disse to mva-kodene direkte på mva-kontoen. Du må derfor korrigere bilaget, og føre direkte mot mva-kontoen. Logg inn i Unimicro, og velg Innstillinger - Regnskap - Mva-koder for å se hvilken konto det skal føres mot (vanligvis 2715 for mva-kdoe 14 og 2716 for mva-kode 15). Du må kanskje fjerne hake for Sperret på hovedbokskontoen i V3 for å få føre mot kontoen (på Faste register - Hovedbok).

Når du har fått utført korreksjonen på bilaget, kan du laste opp bilaget på nytt. Du velger selv om du søker opp kun det bilaget, og laster opp det, eller om du søker opp bilag med Bilagsnr (Webfirma) mindre enn 0 og laster opp på nytt. (Du kan også søke opp alt og laster opp på nytt, men husk at du vil få feil på alle linjer som finnes på Unimicro fra før.)

Det ble funnet bilag med korreksjonsposter…
Det ble funnet poster med momskompensasjonskoder
Bilagsdiff

 

Bilagslinje med momskompensasjonskoder (kode 231-262 kan ikke overføres. Det er ikke støtte for momskompensasjon i Unimicro.

Som nevnt i hovedartikkelen er det ikke støtte for momskompensasjon i Unimicro. Du må korrigere bilaget til å ikke benytte momskompensasjonskoder (altså føre alle posteringer manuelt) før du eventuelt kan laste opp. Dette er aktuelt f.eks. ved feilføringer.

 

V3-klienten bruker avvikende regnskapsår. Dette er ikke støtttet.

Som nevnt i hovedartikkelen er det ikke støtte for avvikende regsnkapsår i Unimicro. Det er altså ikke mulig å overføre bilagene. Selskapet kan ikke benytte Unimicro Regnskap.

Avstemme de opplastede tallene

Gå gjennom resultat og balanse fra V3 og se at du har tilsvarende tall på resultat og balanse i Unimicro.

I Unimicro finner du resultat og balanse som det er enklest å avstemme mot på Nøkkeltall – Rapporter – Regnskap.

Grupperingene i Unimicro er litt annerledes enn i V3. Du må kanskje summere to grupper i V3 for å sammenligne med en gruppe i Unimicro.

Dette er spesielt tydelig i balansen. Dersom resultatet ikke er gjort opp ennå så viser balansen i V3 en totalsum:

Det gjør ikke balansen i Unimicro. Den viser tallet som en egen linje for udisponert resultat under Egenkapital:

Dersom det mangler tall for en eller flere kontoer i Unimicro, gå på Regnskap – Kontoplan, søk opp kontoen og se at den har verdi i feltet Gruppe. Dersom ikke, kan du legge til gruppe. Husk å lagre. Eventuelt kan du kjøre rutinen som er nevnt nederst i den delen som gjelder hovedbok og dimensjoner i artikkelen om opplasting av grunndata.

Dersom tallene er doble, så har du kommet i skade for å laste opp ib på et år der du ikke skulle gjøre det. (Det er ikke fullstendig knipe om du kommer i skade for å laste opp ib. Da må du bare inn på året før, og finne bilagsnummeret med veldig mange 9-tall (999999999), og kreditere det bilaget. IB, når du overfører det fra V3, blir altså ført som ub på året før, med bilagsnr 999999999.)

Avstem gjerne også saldolisten.

OBS: Dersom du har måttet slette et momsoppgjør i V3 og kjøre det på nytt, på grunn av en feilmelding under opplasting, kontroller at bilaget til det momsoppgjøret som ble slettet ikke er overført til Unimicro Regnskap. Dersom det ble overført, før momsoppgjøret ble slettet, så må du kreditere bilaget i Unimicro. (Det kan oppstå i sjeldne tilfeller.)

Dersom du laster opp bilag for terminer som ikke er kjørt momsoppgjør på, så avstem også mva.

I vårt eksempel er det ikke kjørt mva-oppgjør for 6.termin. Slik ser det ut i V3:

Og vi ser at vi får samme tall i Unimicro:

 

Sporing av bilagsnummer:

Når bilag er lastet opp til Unimicro, så blir bilagsnummeret det har fått i Unimicro lagt inn i feltet PlatformBilagsnr. Du finner feltet på Forespørsel på bilag, og på Forespørsel på Konto:

Du finner det også i Oversikt, men der heter det Bilagsnr (Webfirma):

Feltet kan settes inn ved hjelp av Feltvelger-knappen, dersom du ikke ser feltet. Du kan også søke på feltet. Det er bare å velge feltet i listen over søkekriterier.

I Unimicro ser du V3-bilagsnummeret i feltet Ekstern ref på søke på bilag.
For å kunne søke på feltet, må du først sette det inn, ved hjelp av tannhjul-knappen.
Når feltet er satt inn kan du også søke på det. Velg Filter-knappen og søk på Ekstern ref. er <bilagsnr>

 

Neste steg: nytt selskap
Neste steg: selskapet bruker lønn

Tilbake til hovedartikkel