Overgang til Unimicro - Overføre grunnregistre til Unimicro

Opplasting av kontoplan og dimensjoner:

Kontoplan og dimensjoner (avdeling, prosjekt o.l.) lastes opp fra Last opp grunnregistre (Periodiske rutiner – Eksport – Grunndata til Unimicro i regnskapsmodulen):

• Kontoplan
  
  • Tar med hovedbokskontoer innenfor lovlig intervall i Unimicro.
• Dimensjoner (prosjekt, avdeling o.l.)
  
  • Laster opp alle dimensjoner i de dimensjonstypene du definerer. OBS: Dersom du har benyttet Unimicro Lønn, så må du beholde de dimensjonskoblingene du har, men du kan gjerne koble og laste opp flere.

I V3 Regnskap, velg Periodiske rutiner – Eksport – Grunndata til Unimicro. Du får da opp påloggingsbildet for Unimicro (app.unimicro.no). Logg på med din bruker:

Når du er logget inn får du opp dette i nettleseren:

Du kan da lukke den arkfanen i nettleseren, og gå tilbake til V3. (Dersom du skulle få problemer med påloggingen, eller ser at du er pålogget feil selskap, se denne artikkelen.)

Tilbake i V3 har du fått opp vegviseren for opplasting av grunnregister.

Du ser øverst i bildet hvilket Unimicro-selskap du er koblet mot. Første bilde er bildet for å koble dimensjonstyper. I V3 har du 4 standard dimensjonstyper, og så kan du opprette inntil 6 egne. Unimicro har 2 standard dimensjonstyper (Avdeling og Prosjekt), og så kan du opprette inntil 6 egne i tillegg). Som du ser i bildet er det satt opp kobling mellom Prosjekt i V3 og Prosjekt i Unimicro, og tilsvarende for avdeling. I vårt eksempel så er det også benyttet Område i V3. Vi må da få opprettet en dimensjonstype for Område på unimicro. Det finnes ikke i utgangspunktet:

For å få opprettet en ny dimensjonstype, velg Opprett ny dimensjonstype på web. Oppgi så navn på dimensjonstypen. (For ansvar og område, prøv å gi det et litt annet navn enn originalnavnet.):

Velg OK. Du kan nå koble Område i V3 mot den nye dimensjonstypen i Unimicro. Dobbeltklikk på linjen dersom du ikke får opp pilen for å vise listen.

Når du har valgt korrekt dimensjonstype kan du velge Neste:

Dersom du har dimensjonstyper i V3 du ikke benytter er det ikke nødvendig å koble dem. Da blir de heller ikke overført på bilag.

Dersom du senere trenger å redigere denne koblingen, så finner du den på Faste register - Klient/System - Pålogging webklient - Dimensjoner.

Neste steg i vegviseren er å velge hvilke register som skal overføres til Unimicro. Vi velger Konto (for å få overført de hovedbokskontoene som V3 Regnskap har benyttet) og de dimensjonstypene som skal benyttes videre. Velg så Neste:

I neste steg velger vi om vi kun skal sende nye entiteter (altså kun nye hovedbokskontoer og dimensjoner), eller om vil skal både sende nye og oppdatere eksisterende. For første gangs oppsett velger vi Send nye og oppdater eksisterende entiteter. Velg Neste når du har valgt:

Da starter opplastingen. Den laster opp kontoer og dimensjoner som ikke finnes i Unimicro Lønn (der det står Sendt), og oppdaterer kontoer som finnes fra før med samme navn og momskode som de har i V3 (der det står Oppdatert). Nederst i bildet ser du hvor langt i prosessen opplastingen har kommet:

Det står nederst når opplastingen er fullført:

Dersom noe har feilet vil det vise i listen. Velg Vis sendinger som feilet for å se det.. (Det du eventuelt får feil på er kontoer utenfor intervaller o.l.). Du kan også velge å filtrere i listen, ved å velge Vis filter. Her har vi søkt på register inneholder Omr. Da får vi opp de område-typene som er lastet opp:

Velg Ferdig til slutt.

Da er kontoplan og dimensjoner lastet opp. Vi ser i Unimicro at vi har fått opp den nye dimensjonstypen, med dimensjoner:

Dersom du var innlogget på webklienten under opplastingen, så er det ikke sikkert du ser den nye dimensjonstypen med en gang. Logg ut og inn igjen, eller velg Oppfrisk i nettleseren (ofte en liten pil i sirkel i nærheten av adresse-feltet).

Dersom vi ser på Kontoplan (menyvalg Regnskap – Kontoplan), så ser vi f.eks. at vi har to kontoer for feriepenger. Unimicro Lønn har konto 5020 som standard for feriepenger, men V3 lønn hadde 5010 som konto for feriepenger. Opplastingen av grunnregister sletter altså ingenting, men gjør V3-kontoer tilgjengelig i Unimicro.

Som du ser på bildet ovenfor, så mangler det en verdi i feltet Gruppe på den kontoen som ble lastet opp fra V3. Gruppe benyttes for visning av Resultat og balanse. Du bør derfor kjøre en rutine som oppdaterer grupper på alle kontoene som er lastet opp. På Regnskap – Kontoplan, velg knappen med tre prikker og valget «kontroller og sett manglende kontogruppe på kontoer»:

Du får først en melding om at rutinen er satt i gang, og så en melding om at det er fullført:

Du må velge Oppfrisk i nettleseren, eller logge ut og inn igjen for å se at gruppene er oppdatert på de som manglet gruppe.

Opplasting av kunder, leverandører og varer/produkter:

OBS: Nummerserier:
I Unimicro er standard nummerserie for kunder 100 000 – 199 999, og standard nummerserie for leverandører er 200 000 - 299 999. Dersom du har en annen nummerserie enn dette, eller kanskje har flere, må du først sette opp nummerseriene i Unimicro likt som i V3. Se hvordan her: https://hjelp.unimicro.no/endre-nummerserie-for-kunde-eller-leverandor

Kunder, leverandører og varer kan enten lastes opp fra Last opp grunnregistre, eller fra Oversikt-bildet. Fordelen med Oversikt-bildet er at du kan dele opp eksporten ved store mengder data, og ha mer kontroll over hvilke reskontroer/varer som lastes opp. (Last opp grunndata vil kun ta med de som har vært i bruk.)

• Kunder
  
  • Laster opp kunder, med tilhørende kontaktinformasjon. Adresse blir også leveringsadresse, med mindre det er splittet på post- (adresse) og besøks- (leverings-) adresse i V3.
  • NB: Laster ikke opp kundekategorier/kundegrupper. Heller ikke andre innstillinger, som betalingsbetingelser el.l.
• Leverandører
  
  • Laster opp leverandører med bankkonto til Unimicro.
• Varer
  
  • Laster opp varer til Unimicro. Fra Last opp grunndata så betyr Varer alle varer med status Aktiv som har vært i brukt (i ordre/faktura).
  • Du kan også laste opp varer fra Oversikt-bildet. Da kan du selv søke opp og bestemme hvilke varer som skal overføres.
  • NB: Laster ikke opp varegrupper eller rabatter

Opplasting via Grunndata til Unimicro fungerer på samme måte som for hovedbok og dimensjoner (se lenger oppe i artikkelen).

Opplasting fra Oversikt (Hjem – Oversikt eller Forespørsel – Oversikt):

Kunde- og leverandørdata som viser på de kommende bildene er testdata generert av KI. Det er også en del rare tegn i navn o.l. for å utfordre verktøyet.

Kunder:

Dersom du har aktivert verktøyet, skal du ha fått en knapp som heter «Send kunder i utvalg til Unimicro firma» når du velger Kunder i Oversikt-bildet:

Verktøyet legger også inn et filter på Maks rader. Dersom du har et stort kunderegister, kan det være lurt å endre fra 1000 til Alle i det feltet.

Søk opp de kundene som skal lastes opp. Det kan gjerne være alle kunder. Har du veldig mange kunder, så kan det være lurt å dele opp opplastingen i flere intervaller. Du kan f.eks. benytte fra/til kundenummer (kundenr større eller lik, kombinert med kundenr mindre eller lik).

Hvilken informasjon som viser for kunden i dette bildet er ikke viktig. Det er forhåndsbestemt hvilke data som blir lastet opp. Dette bildet bestemmer kun hvilke kunder som skal lastes opp.

Når du har søkt frem de kundene som skal lastes opp, velg knappen «Send kunder i utvalg til Unimicro firma».

Du får opp påloggingen i Unimicro for å verifisere at du har tilgang. Lukk/minimer nettleseren når det står Autentisering OK.

I bildet som kommer opp, kontroller at opplysningene om hvilket selskap det skal overføres data til stemmer, og velg så Send:

Knappen Oppdater eksisterende trenger ikke benyttes ved denne versjonen av verktøyet. Hvis du setter den på, vil eventuelle data som finnes i Unimicro overskrives med data fra v3. Det gjelder navn, telefon, e-post, adresse, bankkonto og kontaktpersoner.

Når du trykker Send får du et kontrollspørsmål på om du ønsker å sende. Trykk Ja dersom det er de data du sender, til korrekt selskap:

Nederst i bildet vil du først se at baren går oppover med tekst som starter med «Bygger modell». Da blir dataene sammenstillt før opplasting:

Så starter selve opplastingen. Den grønne baren viser fremgang også her. I tillegg til at du ser en linje for hver kunde og status Sendt eller et varsel (eller en feilmelding).
I dette tilfellet var det ingen avvik, og meldingen viser kun at det er fullført:

Dersom du trykker OK på meldingen, så kan du fortsatt utforske listen over opplastinger. Dersom vi velger vis sendinger som feilet, så får vi opp de som ikke ble lastet opp i det hele. I dette tilfellet ingen:

Dersom noe feiler, så får du forklaring/feilmelding i kolonnen Melding.

Erfaringsmessig så var det helst rare/ugyldige tegn i e-postadresser og telefonnummer som gav feilmeldinger. Verktøyet lar derfor nå være å laste opp ugyldige e-postadresser og/eller telefonnummer. Vi har derfor foreløpig ikke så mange eksempler på vanlige feil, utenom feil i nummerserie. Da feiler hver eneste linje med melding om at det er utenfor nummerserie. Løsningen da er å korrigere nummerserien for kunder i Unimicro, og så starte opplastingen på nytt. 

Dersom du får denne meldingen, i stedet for melding om at alt er lastet opp:

Så er det kun en advarsel som kommer når du har kunder uten organisasjonsnummer. Det har ingen praktisk betydning i denne versjonen av verktøyet. Du kan filtrere også på Vis sendinger med varsel for å se hvilke kunder det gjelder:

Når kundene er lastet opp, kan du kontrollere at de er lastet opp på Salg – Kunder i Unimicro. Husk å oppfriske nettleseren dersom du var innlogget da du lastet opp data.

Leverandører:

Opplasting av leverandører fungerer på akkurat samme måte: Søk opp leverandørene under Register Leverandører og velg «Send leverandører i utvalg til Unimicro firma»:

Opplastingsbildet er det samme, og fungerer på samme måte som for kunder. Du kontrollerer at du får opp at det skal lastes opp til korrekt selskap, og så velger du Send.

Det er ett unntak, og det er for selskap som bruker Unimicro Lønn, og har opprettet leverandører i Unimicro fra før. I de tilfelene må du sette på Oppdater eksisterende, før du velger Send:

Bildet bygger først det som skal sendes, og så starter opplastingen. Du ser status linje for linje. Vent til opplastingen er ferdig. Se på eventuelle opplastinger som feilet.

Du ser etterpå at de er lastet opp etterpå under Regnskap – Leverandør i Unimicro.

Last opp Varer/Produkter

Dersom du skal benytte salgsmodulen i Unimicro, og ønsker å ha med deg varer (kalles produkter i Unimicro) og åpne ordre, så finnes det også mulighet til å laste opp varer.

Gå i fakturamodulen, velg Oversikt (under Hjem eller Forespørsel) og velg register Varer:

Verktøyet legger også inn et filter på Maks antall rader. Dersom du har et stort vareregister, kan det være lurt å endre fra 1000 til Alle i det feltet.

Søk opp de varene som skal lastes opp. Det kan gjerne være alle varer. Har du veldig mange varer, så kan det være lurt å dele opp opplastingen i flere intervaller. Du kan f.eks. benytte fra/til varenummer.

Det finnes også varestatus, men dersom dere ikke har hatt et bevisst forhold til det feltet, og lagt inn stauts aktiv eller utgått på alle varer, så er det ikke sikkert at det er så lurt å filtrere på det. (Aktive varer kan både ha status Aktiv, Registrert og blank verdi i feltet for Staus)

Hvilken informasjon som viser for varene i dette bildet er ikke viktig. Det har altså ikke noe å si hvilke felter/kolonner som er satt opp. Det er forhåndsbestemt hvilke data som blir lastet opp. Dette bildet bestemmer kun hvilke varer som skal lastes opp.

Når du har søkt frem de kundene som skal lastes opp, velg knappen «Send varer i utvalg til Unimicro firma».

Opplastingsbildet er det samme, og fungerer på samme måte som for kunder og leverandører. Du kontrollerer at du får opp at det skal lastes opp til korrekt selskap, og så velger du Send. Bildet bygger først det som skal sendes, og så starter opplastingen. Du ser status linje for linje.

Du ser at de er lastet opp etterpå under Salg – Produkter i Unimicro.

Neste steg: nytt selskap
Neste steg: selskapet bruker lønn

Tilbake til hovedartikkel