Overgang til nytt lønnssystem - Lønnsart via vegviser Dette steget i vegviseren gjør to ting: 1: Du kobler V3-lønnsart mot Unimicro-lønnsart. Dette er viktig for å få overført faste poster og historiske poster korrekt. (Kobler du V3-lønnsart A mot Unimicro-lønnsart B, så vil faste og historiske poster som var ført i lønnsart A i V3, overført til lønnsart B i Unimicro Lønn.) 2: Du kan benytte verktøyet til å få oppdatert hovedbokskonto og navn på lønnsarten i Unimicro, slik at det blir likt som i V3. I dette steget må du kanskje tilpasse Unimicro-lønnsartregisteret litt før du kommer i mål. Generell informasjon om lønnsarter i Unimicro Lønn: Unimicro Lønn har et utvidet standard lønnsartregister sammenlignet med Unimicro V3 Lønn. Det er flere lønnsarter tilgjengelig, og dersom du skrur på funksjoner som krever andre opplysninger (som skatte- og avgiftsregel), vil du få synket inn et sett ferdige lønnsarter tilpasset den funksjonen. OBS: Dersom det er en skattefri organisasjon, så bør du skru det på i innstillingene før du kjører lønn. (Innstillinger - Lønn - Spesielle innstillinger - Skatter og avgifter: Sett på hake for Skattefri organisasjon, og lagre innstillingene). Dette da standard lønnsarter blir oppdatert med korrekt skatte- og avgiftsregel. Vi anbefaler så langt det er å benytte det ferdige lønnsartregisteret. Årsaken er at dersom det kommer endringer i regelverk som krever nye lønnsarter, eller endringer på eksisterende, vil dette vedlikeholdes av systemet så lenge du bruker det som er standard lønnsarter. Du kan selvsagt også gjøre tilpasninger i lønnsartregisteret. Du kan endre navn og konto på lønnsarter uten at du mister koblingen til standard lønnsartregister. (Verktøyet gjør denne typen endring for deg.) Det er dersom du endrer på enkelte andre ting, som a-meldingsoppsett, den koblingen forsvinner. Du finner lønnsarter i Unimicro på Lønn - Lønnsarter: Du får da denne listen: Du sorterer enkelt ved å klikke på kolonneoverskrifter. (Pilen viser at her er det sortert på Nr) Du kan enkelt søke opp lønnsarter. Du får opp detaljene for en lønnsart ved å klikke på den i listen. Under Flere valg finner du valg for å eventuelt opprette ny lønnsart. Du ser detaljer her: https://hjelp.unimicro.no/opprette-egne-lonnsarter Legg merke til funksjonen for Ny basert på. Den er veldig grei å benytte dersom du f.eks. trenger flere lønnsarter for timelønn, fordi dere benytter ulike kontoer. Du kan slette lønnsarter ved å gå inn på lønnsarten, og velge Flere valg - Slett lønnsart. OBS: Unimicro Lønn tillater kun en lønnsart for arbeidsgivers del av pensjon (og en for refusjon sykelønn). Dersom du skal redigere på en lønnsart, gå inn på lønnsarten og velg Andre valg - Åpne for redigering. Tilbake til verktøyet: 1: Kobling av lønnsarter: Nå er du kommet til bildet for Matching av lønnsarter. Bildet ser slik ut: Forklaring til bildet: Lønnsart V3 og Lønnsartnavn V3: Disse kolonnene viser nr og navn på lønnsart i V3. Fargekoden viser om det er en god match, eller om noe mangler. Rødt betyr enten at systemet ikke klarer å foreslå en match, eller at det er noe vesentlig som mangler. Lønnsartnavn Unimicro: Denne kolonnen viser hvilken Unimicro-lønnsart V3-lønnsarten er koblet mot. Denne koblingen blir benyttet i de neste stegene i verktøyet. Koblingen som blir foreslått i utgangspunktet er basert på systemtype på lønnsart. Dersom dine lønnsarter ikke er merket med systemtype, er det ikke sikkert verktøyet kan foreslå så mange koblinger. Dersom du gjør en endiring i dette feltet, blir ny kobling lagret. Ny sjekk/kontroll blir gjort når du klikker på en annen linje. Får du ikke opp liste over unimicro-lønnsarter å velge mellom, dobbeltklikk i feltet. Da får du pil ned for å vise tilgjengelige Unimicro-lønnsarter Feltet til høyre i bildet viser opplysninger om V3-lønnsarten som er markert. Feltet Systemtype viser hvilken systemtype i Unimicro Lønn den er koblet mot. Meldinger: Her viser de kontrollene som gir fargekode for den linjen som er valgt. Du må sette på Vis alle valideringer for å se kontrollene som er kjørt for linjer som er grønne. Knappen Eksporter til Excel ute til høyre lar deg eksportere listen til Excel. Den kan være grei dersom du ønsker å gå gjennom lønnsarter i Unimicro Lønn, og f.eks. notere hvilken lønnsart du skal koble mot. Ellers, dersom du har to skjermer, kan det være lurt å ha V3 lønn på en skjerm og Unimicro Lønn på den andre, slik at du kan kontrollere/opprette lønnsarter undervegs. Du må gå ut av vegviseren for å kunne se nærmere på lønnsarter i V3. Det gjør ikke noe, for du vil se at neste gang du går inn så viser systemet at ansatte og stillinger alt er overført. Du risikerer ikke å overføre noe to ganger. Bare bla deg videre til bildet for matching av lønnsart. Dersom du setter på Vis kun brukte arter, så får du kun se lønnsarter som er benyttet hittil i år i listen: Du kan velge å kun gå gjennom disse lønnsartene, men husk i så fall å tilpasse også lønnsarter som du kun benytter sent på året. Og husk å kontrollere hovedbokskontoer på lønnsarter i Unimicro Lønn som du tar i bruk senere. Når du skal koble en V3 lønnsart mot en Unimicro-lønnsart, så velger du bare lønnsart i listen. Dobbeltklikk i feltet dersom du ikke får opp pil/liste med en gang. Kjenner du lønnsart-nummeret i Unimicro kan du også taste hele lønnsartnummeret raskt. Klikk på en annen linje, så blir kontrollen på den linjen du har endret på kjørt på nytt. Du kan også fjerne kobling på en lønnsart ved å klikke på den tomme linjen øverst i listen. Eksempler på hvilke kontroller som gir gul status: Kontonummer i V3 er forskjellig fra kontonummer på koblet lønnsart i Unimicro. (Verkøtyet vi endre kontonummer slik at det blir likt V3): Navnet i V3 er forskjellig fra navnet på koblet lønnsart i Unimicro. (Verkøtyet vi endre navnet slik at det blir likt V3): Det er forskjellig sats på lønnsarten i Unimicro Lønn, i forhold til satsen i V3 Lønn. (Verktøyet vil IKKE oppdatere satsen i Unimicro Lønn, da det er stor sjangse for at satsen der er mer oppdatert enn i V3 Lønn.) Det er forskjellig grenseverdi på lønnsarten i Unimicro Lønn i forhold til V3 Lønn. (Verktøyet vil IKKE oppdatere grenseverdien i Unimicro Lønn, da det er stor sjangse for at satsen der er mer oppdatert enn i V3 Lønn.) Eksempler på kontroller som gir rød status: Lønnsarten i V3 har ikke systemtype. Feltet Systemtype på lønnsart har ikke eksistert så mange år i V3 Lønn. Det har også kun vært en funksjon som har blitt benyttet for diett-lønnsarter, så om du ikke hadde verdier der i utgangspunktet har du ikke hatt behov for å fylle det ut. Derfor kan det være at det rett og slett ikke er systemtype på dine lønnsarter. I så fall har ikke funksjonen en metode for å foreslå kobling mot Unimicro-lønnsart. Du må da selv finne korrekt Unmicro-lønnsart og koble mot den. Lønnsarten i V3 har en annen a-meldingsopplysning enn lønnsarten i Unimicro. Det er et par diett-lønnsarter som har fått ny beskrivelse i løpet av siste år. Det kan f.eks. være at det ikke er oppdatert i V3. (Da har den i så fall ikke vært i bruk i V3.) Det kan også være at du har benyttet det lønnsartnummeret til noe helt annet. Pass på å koble mot korrekt Unimicro-lønnsart dersom den har blitt benyttet i V3. 2: Oppdatere Unimicro-lønnsarter: Når du har fått utført alle koblingene, så kan du velge Velg alle gyldige og Overfør til Unimicro. Det som skjer da, er at de koblede lønnsartene som det er haket av for blir oppdatert med samme navn og kontonummer som i V3 Lønn. Dette for at du skal få et korrekt bilag tilbake til V3, og for at du lettere skal kjenne igjen lønnsartene. Når systemet har fått oppdatert lønnsartene får du denne meldingen: Videre til neste steg i vegviseren.Tilbake til hovedside for Send lønnsdata.Tilbake til hovedside for konvertering.