Hente bilag fra Unimicro Lønn til V3 Regnskap

Du må først logge på:

(Dersom du får opp melding "GetPayRollData: No company key is set" må du først koble V3-klienten mot selskapet. Last opp grunndata, elller se denne artikkelen.)

Bildet for å hente bilag:

Når du har fått meldingen over, og legger bort nettleseren, så får du opp dette bildet:

Til venstre ser du lønnsavregningene i Unimicro Lønn. Den første er ikke bokført, da det er historikk-lønnskjøringen. De to neste er bokført i Unimicro, men har ikke blitt overført til V3 Regnskap ennå.

På høyre side i bildet ser du bilagsdetaljene til lønnsavregningen som er markert på venstre side.

Linjer som eventuelt har feil/mangler som gjør at bilaget ikke kan bokføres direkte vises med et rødt flagg. Det er også samlet i listen nederst til høyre. Vi ser i dette eksempelet at bilaget i Unimicro Lønn benytter noen kontoer som ikke finnes i V3 Regnskap. (Her har vi glemt å tilpasse innstillingene i Unimicro Lønn.)

Har du ingen røde flagg,  hopp rett til avsnittet "Bokføre", lenger nede i artikkelen.

Vi markerer en lønnsavregning:

De røde flaggene viser data som ikke stemmer med V3 Regnskap. Dersom du holder musepekeren over det røde flagget, får du opp en tekst som viser hva som er årsaken til flagget. (Musepeker ble dessverre ikke med på bildet, men det er markert i gult hvilket flagg musepeker ble holdt over og hvilken tekst som viser.)

Disse problemstillingene er også listet opp nederst til høyre i bildet. Som du ser så kan du enten velge å opprette kontoen, eller koble kontoen mot en konto i V3 Regnskap. På linjen med konto 5020 Feriepenger velger vi Opprett. Da kommer dette bildet opp:

Når vi svarer Ja på den meldingen, så blir konto 5020 opprettet. Det er en kjapp løsning, men husk at du fra da av vil ha to kontoer for feriepengekostnad i 2024.

Koble kontoer:

På neste linje velger vi Koble. Vi får da opp bilde for kontosøk, som prøver å søke på teksten i posten:

Det finnes ingen konto med det navnet, så vi endrer søket og velger Søk (her kan vi også taste inn kontonummeret i søkefeltet dersom det er kjent):

Dette er lønnskostnader, så vi velger konto 5000 og velger OK. Tilbake i bildet for visning av bilaget ser vi at vi fortsatt har rødt flagg, og nå har vi uthevet skrift på konto 5005. Dersom vi holder musepekeren over flagget så ser vi at konto 5005 er koblet mot konto 5000. Det betyr at postene på 5005 i bilaget fra Unimicro Lønn vil bli postert på konto 5000 i V3 Regnskap:

Redigere på koblinger:

Dersom vi har koblet feil, eller ønsker å redigere eller fjerne koblingen, velg Koble kontoer oppe til venstre i bildet. Du får da vist hvilke koblinger som er lagret, og kan redigere (ved å klikke i feltet du vil endre på) eller fjerne dem (klik på linjen og velgknappen Slett). Husk å lagre endringen:

Det hender at du trenger å få koblet en konto du ikke får rødt flagg på. Det kan f.eks. være dersom du har kontoen i V3 Regnskap, men det som er ført på kontoen i Unimicro Lønn skulle ha vært på en annen konto. Dette gjelder spesielt kunder med Kostra/Kistra kontoplan. Da kan du også velge Koble kontoer, og så velge knappen Ny. Da får du en ny, tom linje der kan du skrive kontonr fra web, og hvilken konto i regnskap det skal bokføres mot. Her har vi som et eksempel lagt inn at konto 1000 i UML skal føres mot konto 2000 i V3. Dette er bare for å vise prinsippet:

Vi har her vist eksempler på konto, men dette kan også oppstå for dimensjoner.

Bokføre

Når vi har fått alt på plass, velger vi hvilken nummerserie det skal bokføres i (bilaget blir bokført på neste ledige nr i den serien, uavhengig av hvilket bilagsnummer det har i Unimicro), og så velger vi Bokfør bilag:

Når bilaget er bokført i V3, blir teksten i linjen grå. Vi kan da markere neste bilag som skal bokføres, og vi ser at kobling på konto og nummerserie blir husket fra forrige bilag:

Etter bokføring, kan vi se hvilket bilagsnr fra Unimicro dette bilaget er hentet fra. Du kan sette inn feltet PlatformBilagsnr ved hjelp av Feltvelger-knappen enten i Forespørse på bilag eller Forespørsel på konto:

Velge blant alle bilag i Unimicro Lønn:

Det hender du trenger å hente andre bilag enn dem som er koblet mot lønnskjøringen.

Dersom du benytter funksjonen for Peridisering av lønnskostnader i Unimicro Lønn, eller dersom du benytter funksjonen for Ambulerende arbeidsgiveravgift, så blir det bokført flere bilag som du har behov for å få hentet til V3 Regnskap.

Du må da notere deg hvilke bilag du skal hente fra Unimicro Lønn. Gå så inn på "Import Unimicro lønnsavregn" i V3 Regnskap og velg "Alle bilag":

Du får da opp et bilde der du kan velge mellom alle bilag som er bokført fra Unimicro Lønn, men som ikke er hentet til V3 regnskap ennå. Klikk på en linje i bilaget, og velg "Hent og bokfør":

Funksjonen benytter de samme koblingene av konto o.l. som i bildet før, men viser ingen røde flagg dersom noe ikke stemmer. Du kan koble kontoer fra dette bildet også, ved å velge "Koble kontoer"

Et eksempel på når denne funksjonen er nyttig er dersom du har korrigert på en kjøring i Unimicro Lønn, slik at du har fått et nytt bilagsnr. Du får kun en sjangse til å hente bilag som er koblet direkte mot lønnskøjringen. Dersom du bokfører, henter bilaget til V3, for så å nullstille lønnsavregningen i Unimicro og bokføre på nytt, så må du altså inn her for å finne det nye bilaget. (Husk i tillegg å kreditere det første bilaget du lastet ned.)

Tilbake til artikkel om praktisk bruk av Unimicro Lønn mot Unimicro V3