Bruke funksjoner i V3 mot Unimicro

Verktøyet er hovedsaklig utviklet for å overføre data for fullstendig overgang til Unimicro. Det finnes likevel et par tilfeller der du kan beholde funksjoner i V3 og utføre resten i Unimicro:

Du kan kjøre abonnementsavregninger i V3, og overføre til ordre i stedet for å fakturere. Du kan så overføre ordrene til Unimicro for fakturering der.
Du kan ha butikkmodulen i V3, og så overføre dagsoppgjørene som bilag til Unimicro. (Det forutsetter at du ikke har lagerstyring, og at du ikke benytter egendefinerte mva-koder.)
(Det vil også komme mulighet for å benytte verktøyet til å kunne laste opp leverte ordre, slik at du kan ha lagerfunksjonen i V3. Dette kommer i løpet av høsten.)

Forutsetninger:

For at det skal fungere, bør dere ha tydelige rutiner på oppretting av kunder og andre registre som må være like i V3 og Unimicro:

Dersom du skal benytte abonnement i V3 mot Unimicro:
- Nye kunder skal opprettes i V3, og så overføres til Unimicro (link til manual). Dette for å unngå krasj i nummerseriene.
  - Dersom det er noen kunder som aldri skal ha abonnement, må det opprettes en egen nummerserie i Unimicro for den type kunder, og så må dere passe på å opprette nye kunder der.
- Nye varer/produkter skal opprettes i V3 og overføres derifra til Unimicro (link til unimicro).
- Bruk samme ordrenr som i V3 på ordre som overføres, slik at dere kan spore dem.
- Dersom det skal kunne opprettes ordre også i Unimicro, pass på å ha egen nummerserie.
Dagsoppgjør i V3 mot Unimicro Regnskap
- For eventuelle dagsoppgjør fra V3, så er det viktig at kontoplanen i Unimicro og V3 har de samme kontoene.
- Det er også viktig at dere har de samme kundene. Dersom det ikke kun benyttes tilfeldige kunder må dere ha kontroll på at de kundene som benyttes har samme nummer i V3 som i Unimicro.

1: Bruke Abonnement i V3 mot Unimicro.

Ved avregning av abonnment, velg å overføre til ordre (ikke faktura):

Det blir da opprettet et ordrenummer for hver kunde. Et par punkter å være klar over:

Ta backup før dere overfører avregning til ordre. Ved store mengder data kan det skje at den avbrytes, og det finnes da ingen mulighet til å starte om igjen.
Ved store mengder data kan det se ut som overføringen til ordre har stoppet opp. (Den grønne fremdriftsbaren blir stående i ro, tidlig i prosessen.) La den stå og jobbe. Den jobber i bakgrunnen.
Dersom mulig, kjør avregning for et lite utvalg tariffer i slengen. Samlefaktureringen vil slå sammen til en faktura likevel.

Fremgangsmåten etter avregning og overføring til ordre er:

Bruk så verktøyet for å overføre nye kunder, varer og dimensjoner til Unimicro først: https://support.unimicro.no/kundestotte/regnskap/andre-tema/overgang-til-unimicro/overfore-grunnregistre-til-unimicro
Så kan dere overføre ordre: https://support.unimicro.no/kundestotte/regnskap/andre-tema/overgang-til-unimicro/overgang-til-unimicro-overfore-registrerte-ordre-til-unimicro

Tips til overføring av ordre:

Det kan være lurt å holde oversikt over hvilke ordre som er lastet opp og ikke. For eksempel ved å notere det fra gang til gang.
Sett ellers inn feltene Opplastet til Unimicro, Unimicro – Siste statusmelding og Unimicro – Id under Ordre i Oversikt-bildet, ved hjelp av Feltvelger-knappen. Da ser du hvilke ordre som er lastet opp og ikke:

Du kan f.eks. søke opp alle ordre med Unimicro-id blank. Da får du opp alle som ikke har en referanse til id (ikke ordrenr) i Unimicro. De er ikke lastet opp:

Dette kan kombineres med andre søk, f.eks. på dato.
Søk opp ordrene som skal lastes opp, og overfør: https://support.unimicro.no/kundestotte/regnskap/andre-tema/overgang-til-unimicro/overgang-til-unimicro-overfore-registrerte-ordre-til-unimicro

Ordrene fra avregningen kan så faktureres eller samlefaktureres i Unimicro.

Tips til samlefakturering i Unimicro: https://hjelp.unimicro.no/salg/samlefaktura

Samlefaktura-verktøyet foreslår et tidsintervall. Husk å endre det for å få med ordre med tidligere dato.
Dersom dere har egne kredittdager/betalingsbetingelser per kunde, så må dere fjerne forfallsdatoen som blir foreslått i samlefaktureringsrutinen for at det skal bli hentet fra den enkelte kunde.
Rutinen kan maks fakturerer 2000 ordre i slengen. Bruk eventuelt fra/til kundenummer for å avgrense søket per samlefakturering. (Da får dere sikret at alle ordre på en kunde kommer på samme faktura.)

2: Butikkdata i V3 mot Unimicro Regnskap.

Du bruker butikkdatamodulen som vanlig.
Bruk så verktøyet for å overføre bilagene: https://support.unimicro.no/kundestotte/regnskap/andre-tema/overgang-til-unimicro/overfore-bilag-til-unimicro

Du bør ha en egen nummerserie i Unimicro som du overfører bilagene til. Husk å velge den nummerserien før du overfører.
Legg merke til at du kan søke frem hvilke bilag som ikke er overført til Unimicro, slik at du kan kontrollere at alt er lastet opp.

Tilbake til hovedmanual